הזמנה רכש הוא מסמך רשמי הנשלח לספקים אשר מאשר להם למסור סחורות או שירותים ספציפיים במחירים ותנאים מוסכמים.
הזמנות מאשרות את המחויבות שלך לרכישה ויוצרות חובת משפטית בינך לבין הספק שלך.
הזמנות רכש משרתות מספר פונקציות קריטיות בתהליך הרכישה שלך:
• מינוי - הם מספקים אישור פורמלי לרכישות ומקנים בקרות על ההוצאות
• הגנה משפטית - הם צור קשר מחייב עם תנאים ברורים
• בקרת תקציב - הם עוזרים לעקוב אחרי הוצאות מחויבות מול תקציבים זמינים
• ניהול מלאי - הם מבטיחים הזמנה בזמן של חומרים לשמירה על רמות מלאי אופטימליות
• התאמת חשבוניות מס - הם מספקים אסמכתא לאימות חשבוניות מס של ספקים מול מחירים וכמויות שהוסכמו
כשאתם יוצרים הזמנה רכש, שימו לב במיוחד ל:
• פרטי ספק - ודא שהספק הנכון נבחר
• מפרטי פריט - כולל תאורים מדויקים, כמויות, וְמחירים ליחידה
• מידע על הספקה - ציין תאריכי הספקה, מיקומים, והוראות שִלחָה
• תנאי תשלום - הגדר מתי ואיך יתבצע התשלום
• תנאים מיוחדים - הוסף כל דרישה או תנאי ספציפי בתחום ההערות
הזמנות משתלבות בצורה חלקה עם מסמכים אחרים בתהליך הרכישה שלך:
• מאת ציטוטים - המרת הצעות רכישה מאושרות ישירות להזמנות רכש
• אל קבלות - הקלט מסירות דרך <קוד>קבלות סחורות אשר מפנות להזמנה רכש
• אל חשבוניות - התאם <קוד>חשבוניות רכישה נגד הזמנות לרכישה כדי לאמת מחירים וכמויות
המערכת עוקבת אוטומטית אחרי כמויות וסכומיםOutstanding, ועוזרת לך לנטר את ביצועי הספק ולוודא שההזמנות מתקיימות במלואן.
טופס זה מכיל את השדות הבאים:
הזן את התאריך של ההזמנה רכש. זה בדרך כלל כאשר ההזמנה מתבצעת עם הספק.
הכנס מספר אסמכתא עבור ההזמנה רכש הזו. זה יכול להיות מספר ההזמנה שלך או כל אסמכתא אחרת שעוזרת לעקוב אחרי ההזמנה.
בחר את הספק מאתכם אתם מזמינים. זה קובע את המטבע ותנאי התשלום עבור ההזמנה.
לפי בחירתכם, חברו הזמנה רכש זו להצעת רכישה. זה מסייע לעקוב אחר המרה מהצעת מחיר להזמנה ומבטיח מחירים מוסכמים.
לפי בחירתכם, הוסף תאור או הערות על הזמנה זו, כגון הוראות משלוח או דרישות מיוחדות.
הזן את הפריטים שאתה מזמין. כל שורה כוללת את הפריט, הכמות, מחיר ליחידה, ופרטים אחרים.
סמן תיבה זו אם המחירים מהספק שלך כבר כוללים מס. השאר לא מסומן אם המס נוסף על המחירים.
סמן תיבה זו כדי להציג מספרי שורות בהזמנה רכש. זה מסייע באסמכתא לפריטים ספציפיים כאשר מתקשרים עם ספקים.
סמן תיבה זו כדי להפעיל עמודת הנחה שבה תוכל לרשום הנחות על פריטי שורה שסוכמו.
בחר אם ההנחות מוזנות כאחוזים או כסכומים קבועים.
סמן תיבה זו אם מס שהוזז חל על רכישה זו. זה בדרך כלל דרוש עבור סוגים מסוימים של שירותים או ספקים.
זה מצביע על כך שההזמנה רכש בוטלה. הזמנות בוטלות נשמרות במערכת לשם שמירה על רשומות אך הן לא פעילות.