Nota kredit adalah dokumen keuangan yang mengurangi jumlah yang harus dibayar oleh pelanggan kepada Anda. Mereka memberikan catatan resmi tentang pengembalian, retur, atau penyesuaian pada akun pelanggan.
Gunakan formulir ini untuk mengeluarkan kredit kepada pelanggan ketika Anda perlu mengurangi saldo tertunda mereka atau memproses pengembalian dana.
Keluarkan nota kredit dalam situasi berikut:
• Pelanggan mengembalikan barang atau membatalkan layanan
• Anda melakukan galat harga pada faktur asli yang perlu diperbaiki.
• Pelanggan menerima barang/jasa yang rusak, cacat, atau salah
• Anda ingin memberikan diskon setelah faktur, potongan harga, atau tunjangan goodwill
• Pelanggan lebih bayar dan Anda perlu mencatat saldo kredit.
Saat membuat nota kredit, ikuti langkah-langkah berikut:
• Pilih pelanggan dari daftar dropdown
• Referensi nomor faktur penjualan asli jika kredit ini berkaitan dengan faktur tertentu
• Masukkan barang/jasa dan jumlah yang dikreditkan - gunakan jumlah positif
• Sertakan deskripsi yang jelas menjelaskan alasan untuk kredit
• Tambah catatan atau nomor referensi yang relevan
Sistem secara otomatis menangani hal-hal berikut ketika Anda menyimpan nota kredit:
• Memperbarui saldo akun pelanggan untuk mengurangi apa yang mereka utang
• Mengembalikan persediaan barang yang terutang kredit ke stok (jika berlaku)
• Membuat entri akuntansi yang diperlukan untuk mempertahankan catatan keuangan yang akurat
• Membuat kredit tersedia untuk diterapkan pada faktur mendatang atau diproses sebagai pengembalian dana
Lengkapi detail nota kredit dengan menggunakan kolom di bawah. Kolom yang diperlukan ditandai dengan bintang ().
Masukkan tanggal ketika nota kredit ini diterbitkan kepada pelanggan.
Tanggal ini menentukan kapan kredit mengurangi saldo akun pelanggan dan muncul dalam laporan keuangan.
Masukkan nomor referensi untuk nota kredit ini. Ini membantu melacak dan mengidentifikasi nota kredit dalam komunikasi.
Anda dapat menggunakan penomoran otomatis dengan membiarkan kolom ini kosong, atau memasukkan nomor referensi Anda sendiri untuk organisasi yang lebih baik.
Pilih pelanggan yang akan menerima nota kredit ini. Alamat penagihan mereka akan secara otomatis terisi.
Nota Kredit akan mengurangi apa yang harus dibayar oleh pelanggan ini dan dapat diterapkan terhadap Faktur yang belum dibayar.
Opsional, tautkan nota kredit ini ke faktur penjualan tertentu. Ini membantu melacak faktur mana yang diberikan kredit dan dapat menerapkan kredit secara otomatis.
Jika terhubung ke sebuah faktur, kredit akan otomatis dialokasikan terhadap saldo faktur tersebut.
Masukkan alamat penagihan pelanggan. Ini diisi secara otomatis dari catatan pelanggan tetapi dapat dimodifikasi.
Alamat muncul di nota kredit yang dicetak dan harus cocok dengan di mana Anda mengirim korespondensi kepada pelanggan ini.
Jika pelanggan menggunakan valuta asing, masukkan kurs untuk mengonversi ke mata uang dasar Anda.
Kurs menentukan bagaimana jumlah valuta asing dikonversi ke mata uang dasar Anda untuk tujuan akuntansi.
Opsional, tambah deskripsi atau alasan untuk nota kredit ini, seperti 'Pengembalian produk' atau 'Penyesuaian harga'.
Deskripsi ini membantu mendokumentasikan mengapa Kredit diterbitkan dan muncul di Laporan tetapi tidak pada Nota Kredit itu sendiri.
Masukkan barang/jasa yang akan diberi kredit. Setiap baris mewakili produk atau jasa dengan jumlah yang akan dikreditkan.
Barang/Jasa pada baris harus sesuai dengan apa yang awalnya dijual, termasuk akun yang sama, kode pajak, dan kategori pelacakan.
Centang kotak ini untuk menampilkan nomor baris pada nota kredit. Ini membantu merujuk pada barang/jasa tertentu.
Nomor baris memudahkan untuk membahas barang/jasa tertentu dengan pelanggan dan mencocokkannya dengan faktur asli.
Centang kotak ini untuk menampilkan nama kolom deskripsi untuk setiap barang/jasa, memungkinkan penjelasan rinci untuk setiap kredit.
Deskripsi membantu menjelaskan mengapa setiap barang/jasa diberi kredit, yang terutama berguna untuk kredit parsial atau penyesuaian.
Centang kotak ini jika jumlah yang Anda masukkan sudah termasuk pajak. Biarkan tidak dicentang jika pajak harus dihitung di atas.
Pengaturan ini harus sesuai dengan bagaimana faktur asli dibuat untuk memastikan perhitungan pajak yang akurat.
Centang kotak ini jika potongan pajak penghasilan berlaku untuk nota kredit ini. Ini menyesuaikan potongan pajak penghasilan yang sebelumnya tercatat.
Kredit potongan pajak penghasilan membalikkan potongan pajak penghasilan yang dicatat pada faktur asli.
Centang kotak ini jika nota kredit ini juga mewakili pengembalian barang fisik, memperbarui tingkat inventaris.
Saat dicentang, nota kredit juga akan berfungsi sebagai penerimaan barang, menambahkan kembali barang yang dikembalikan ke dalam inventaris.
Pilih lokasi persediaan barang di mana barang yang dikembalikan akan diterima kembali ke dalam stok.
Ini menentukan gudang atau lokasi mana yang menerima persediaan barang yang dikembalikan untuk dijual di masa depan.