Formulir
Tipe pembayaran yang umum termasuk pembelian dari pemasok, gaji pegawai, pembayaran pajak kepada lembaga pemerintah, biaya sewa, utilitas, dan beban bisnis/Perusahaan lainnya. Formulir ini memberikan fitur khusus untuk berbagai skenario pembayaran.
Untuk mencatat pembayaran, mulai dengan memilih akun bank atau kas dari mana uang akan dibayar. Masukkan tanggal ketika pembayaran dilakukan atau akan dilakukan. Kemudian tentukan siapa yang menerima pembayaran dengan memilih tipe penerima dan penerima spesifik.
Untuk pembayaran pemasok, sistem secara otomatis menampilkan faktur pembelian yang belum dibayar. Anda dapat memilih faktur mana yang akan dibayar dan menentukan jumlah untuk masing-masing. Formulir menunjukkan saldo faktur untuk membantu memastikan alokasi pembayaran yang akurat.
Untuk pembayaran lainnya, alokasikan jumlah pembayaran ke akun beban yang sesuai. Anda dapat membagi satu pembayaran ke beberapa akun jika diperlukan. Sebagai contoh, pembayaran utilitas mungkin dibagi antara akun beban biaya listrik dan air.
tandai pembayaran sebagai tertunda jika mereka belum sesuai pada rekening bank Anda. Status ini membantu dengan rekonsiliasi bank dengan membedakan antara pembayaran yang telah dicatat tetapi belum diproses oleh bank. Setelah pembayaran sesuai, Anda dapat memperbarui statusnya.
Formulir ini mendukung pelacakan pajak dengan memungkinkan Anda untuk menentukan jumlah pajak pada baris pembayaran. Anda juga dapat melampirkan dokumentasi pendukung seperti penerimaan atau faktur untuk mempertahankan jejak audit yang lengkap. Kolom kustom dapat ditambahkan untuk menangkap informasi tambahan yang spesifik untuk kebutuhan bisnis Anda.
Formulir pembayaran memuat bidang-bidang berikut:
Masukkan tanggal ketika Anda melakukan pembayaran ini.
Tanggal ini menentukan kapan pembayaran dicatat di buku Anda dan periode akuntansi mana yang termasuk.
Untuk cek, gunakan tanggal yang tertulis di cek. Untuk pembayaran elektronik, gunakan tanggal transaksi.
Masukkan nomor referensi untuk mengidentifikasi pembayaran ini secara unik.
Referensi umum termasuk nomor cek, konfirmasi transfer kawat, atau ID pembayaran elektronik.
Referensi membantu Anda mencocokkan pembayaran dengan laporan bank dan menemukan transaksi tertentu di kemudian hari.
Pilih
Saldo akun yang dipilih akan berkurang sebesar jumlah pembayaran.
Jika Anda belum membuat akun pembayaran, buatlah terlebih dahulu di bawah
Pilih status penyelesaian untuk pembayaran bank.
Pilih
Pilih
Status ini sangat penting untuk rekonsiliasi bank yang akurat dan pelaporan arus kas.
Masukkan
Kurs ini berlaku saat melakukan pembayaran dari rekening bank valuta asing.
Kurs menentukan nilai mata uang dasar untuk pelaporan keuangan.
Anda dapat mengkonfigurasi kurs otomatis di bawah
Pilih tipe penerima yang menerima pembayaran ini.
Pilih
Pilih
Pilih
Masukkan deskripsi opsional untuk memberikan konteks tentang pembayaran ini.
Deskripsi membantu mengidentifikasi tujuan pembayaran saat meninjau transaksi.
Sertakan detail seperti nomor faktur, referensi pesanan pembelian, atau alasan pembayaran.
Tambah baris barang/jasa untuk mengalokasikan pembayaran ini ke akun yang sesuai.
Setiap baris dapat dicatat ke dalam
Gunakan beberapa baris untuk membagi satu pembayaran ke berbagai kategori biaya atau faktur.
Baris tanpa akun akan dialokasikan secara otomatis ke faktur belum dibayar tertua untuk pemasok yang dipilih.
Pilih sebuah
Ketika sebuah barang/jasa dipilih, akun beban yang sesuai secara otomatis diisi berdasarkan pengaturan barang/jasa tersebut.
Biarkan kosong jika Anda ingin secara manual menentukan akun sebagai gantinya.
Pilih akun untuk mengategorikan baris pembayaran ini.
Jika Anda memilih sebuah
Untuk pembayaran beban langsung, pilih akun beban yang sesuai dari
Akun beban umum termasuk utilitas, biaya sewa, perlengkapan, atau biaya profesional.
Untuk pembayaran kepada pemasok terhadap faktur, pilih
Saat membayar pemasok, Anda dapat memilih
Alokasi otomatis menerapkan pembayaran ke faktur belum dibayar yang paling tua terlebih dahulu (metode FIFO).
Untuk pembelian aset tetap, pilih
Untuk Beban yang Dapat Ditagihkan yang akan diganti oleh pelanggan, pilih
Untuk pembayaran pegawai setelah penggajian, pilih
Pemilihan akun menentukan bagaimana pembayaran ini muncul dalam laporan keuangan dan memengaruhi saldo akun.
Masukkan deskripsi untuk baris pembayaran ini.
Deskripsi memberikan rincian tentang apa yang dibayar untuk barang/jasa baris ini.
Kolom ini hanya muncul ketika kolom
Masukkan jumlah barang/jasa yang dibeli.
Untuk persediaan barang, ini memperbarui level stok Anda di lokasi yang ditentukan.
Untuk layanan, masukkan jam, unit, atau lainnya yang dapat diukur.
Field ini hanya muncul ketika kolom
Masukkan harga per unit untuk barang/jasa baris ini.
Harga satuan dikalikan dengan jumlah menghasilkan total baris sebelum diskon dan pajak.
Untuk layanan, ini mungkin merupakan tarif per jam atau harga per unit layanan.
Pilih Lokasi Persediaan Barang saat membeli persediaan barang.
Ini menentukan gudang atau lokasi mana yang akan menerima inventaris yang dibeli.
Hanya muncul ketika Anda telah Diaktifkan lokasi persediaan barang dan membeli persediaan barang.
Aktifkan nomor baris untuk menampilkan penomoran berurutan untuk setiap baris pembayaran.
Nomor baris membantu saat membahas atau merujuk pada baris tertentu dalam pembayaran yang kompleks.
Bermanfaat untuk mencocokkan rincian pembayaran dengan dokumentasi pendukung atau pesanan pembelian.
Aktifkan kolom
Deskripsi Baris mendokumentasikan untuk apa masing-masing bagian dari Pembayaran terpisah.
Penting untuk pembayaran biaya yang memerlukan dokumentasi rinci untuk persetujuan atau pengembalian.
Aktifkan
Esensial untuk Pembelian inventaris di mana Anda perlu mencatat kuantitas dan Biaya satuan.
Juga berguna untuk layanan yang ditagih berdasarkan jam, unit, atau jumlah yang dapat diukur lainnya.
Sistem menghitung total baris dengan mengalikan jumlah dengan harga satuan.
Aktifkan kolom
Pilih antara diskon persentase atau diskon jumlah tetap.
Diskon dihitung per baris dan mengurangi jumlah sebelum perhitungan pajak.
Berguna untuk diskon pembayaran awal, diskon volume, atau pengurangan harga yang dinegosiasikan.
Tentukan apakah jumlah baris termasuk atau tidak termasuk pajak.
Centang kotak ini jika jumlah adalah eksklusif pajak - pajak akan dihitung dan ditambahkan ke jumlah baris.
Biarkan tidak dicentang jika jumlah sudah termasuk pajak - pajak akan dihitung tetapi termasuk dalam jumlah baris.
Pengaturan ini memengaruhi total pembayaran akhir dan bagaimana jumlah pajak ditampilkan.
Aktifkan jumlah tetap untuk memaksa pembayaran ini agar sesuai dengan jumlah tertentu.
Bermanfaat ketika Anda perlu mencocokkan jumlah transaksi bank yang tepat atau menangani perbedaan pembulatan.
Setiap perbedaan antara barang/jasa dan jumlah tetap akan diposting secara otomatis ke
Entri akun sementara membantu Anda menyelidiki dan memperbaiki ketidaksesuaian di kemudian hari.
Aktifkan judul kustom untuk menggantikan judul 'Pembayaran' bawaan pada formulir.
Berguna untuk membuat tipe pembayaran khusus seperti 'Penggantian Biaya' atau 'Pembayaran Vendor'.
Judul kustom muncul pada formulir pembayaran yang dicetak dan yang dikirim melalui surat elektronik.
Aktifkan kolom jumlah pajak untuk menampilkan pajak yang dihitung untuk setiap baris.
Menunjukkan bagaimana pajak dihitung pada setiap baris, dengan pembulatan diterapkan pada setiap baris secara terpisah.
Membantu memverifikasi perhitungan pajak dan memastikan kepatuhan terhadap aturan pembulatan pajak.
Total pajak adalah jumlah dari pajak baris yang dibulatkan secara individu, bukan perhitungan pada total.
Aktifkan catatan kaki buatan sendiri untuk menambahkan informasi tambahan di bagian bawah formulir pembayaran.
Catatan Kaki dapat mencakup syarat pembayaran, petunjuk pengiriman, atau tanda tangan otorisasi.
Buat catatan kaki yang dapat digunakan ulang di bawah