Sebuah
Pesanan pembelian membakukan komitmen Anda untuk membeli dan membuat kewajiban hukum antara Anda dan pemasok Anda.
Pesanan pembelian memiliki banyak fungsi kritis dalam proses pengadaan Anda:
• Otorisasi - Mereka memberikan persetujuan formal untuk pembelian dan menetapkan kontrol pengeluaran
• Perlindungan hukum - Mereka Buat perjanjian yang mengikat dengan syarat dan ketentuan yang jelas
• Pengendalian anggaran - Mereka membantu melacak beban yang sudah dikomit terhadap anggaran yang tersedia
• Manajemen inventaris - Mereka memastikan pemesanan bahan tepat waktu untuk menjaga tingkat stok yang optimal
• Kecocokan Faktur - Mereka memberikan referensi untuk memverifikasi faktur pemasok terhadap harga dan kuantitas yang disepakati
Saat membuat pesanan pembelian, perhatikan dengan seksama:
• Detail Pemasok - Pastikan pemasok yang benar dipilih
• Spesifikasi Barang/Jasa - Sertakan deskripsi yang akurat, kuantitas, dan harga satuan
• Informasi pengiriman - Tentukan tanggal pengiriman, lokasi, dan petunjuk pengiriman
• Ketentuan Pembayaran - Tentukan kapan dan bagaimana pembayaran akan dilakukan
• Kondisi khusus - Tambah syarat atau ketentuan spesifik di bagian catatan
Pesanan pembelian terintegrasi dengan baik dengan dokumen lainnya dalam alur kerja pengadaan Anda:
• Dari penawaran - Konversi Penawaran Pembelian yang disetujui langsung menjadi pesanan pembelian
• Kepada penerimaan - Catat pengiriman melalui
• Kepada faktur - Cocokkan
Sistem ini secara otomatis melacak kuantitas dan jumlah yang belum dipenuhi, membantu Anda memantau kinerja pemasok dan memastikan pemenuhan pesanan secara lengkap.
Formulir ini memuat bidang-bidang berikut:
Masukkan tanggal pesanan pembelian. Ini biasanya adalah ketika pesanan diajukan kepada pemasok.
Masukkan nomor referensi untuk pesanan pembelian ini. Ini bisa menjadi nomor PO Anda atau referensi apa pun yang membantu melacak pesanan.
Pilih pemasok dari mana Anda memesan. Ini menentukan mata uang dan syarat pembayaran untuk pesanan.
Opsional, tautkan pesanan pembelian ini ke penawaran pembelian. Ini membantu melacak konversi penawaran ke pesanan dan memastikan harga yang disepakati.
Opsional, tambah deskripsi atau catatan tentang pesanan ini, seperti instruksi pengiriman atau persyaratan khusus.
Masukkan barang/jasa yang Anda pesan. Setiap baris mencakup barang/jasa, jumlah, harga satuan, dan lainnya.
Centang kotak ini jika harga dari pemasok Anda sudah termasuk pajak. Biarkan tidak dicentang jika pajak ditambahkan di atas harga.
Centang kotak ini untuk menampilkan nomor baris pada pesanan pembelian. Ini membantu merujuk barang/jasa tertentu saat berkomunikasi dengan pemasok.
Centang kotak ini untuk mengaktifkan kolom diskon di mana Anda dapat mencatat diskon barang/jasa yang dinegosiasikan.
Pilih apakah diskon dimasukkan sebagai persentase atau jumlah tetap.
Centang kotak ini jika potongan pajak penghasilan berlaku untuk pembelian ini. Ini biasanya diperlukan untuk tipe layanan atau pemasok tertentu.
Ini menunjukkan apakah pesanan pembelian telah dibatalkan. Pesanan yang dibatalkan tetap ada dalam sistem untuk keperluan pencatatan tetapi nonaktif.