Nákupná Objednávka je oficiálny dokument odoslaný dodávateľom, ktorý ich autorizuje dodať konkrétne tovary alebo služby za dohodnuté ceny a podmienky.
Nákupné objednávky oficiálne potvrdzujú váš záväzok nakúpiť a vytvárajú právny záväzok medzi vami a vaším dodávateľom.
Nákupné objednávky plnia niekoľko kľúčových funkcií vo vašom procese obstarávania:
• Oprávnenie - Poskytujú formálne schválenie pre nákupy a ustanovujú kontrolu výdavkov
• Právna ochrana - Vytvoria záväznú dohodu s jasnými podmienkami.
• Kontrola rozpočtu - Pomáhajú sledovať zaviazané výdavky voči dostupným rozpočtom
• Správa zásob - Zabezpečujú včasné objednávanie materiálov na udržanie optimálnych úrovní zásob
• Zladenie faktúr - Poskytujú referenciu na overenie faktúr dodávateľa voči dohodnutým cenám a množstvám
Pri vytváraní nákupnej objednávky venujte pozornosť:
• Detaily dodávateľa - Uistite sa, že je vybraný správny dodávateľ
• Položka špecifikácie - Zahrňte presné popisy, množstvá a cenu za jednotku
• Informácie o dodaní - Určte dátumy dodania, polohy a pokyny k preprave
• Platobné podmienky - Definujte, kedy a ako bude platba vykonaná
• Špeciálne podmienky - Pridajte akékoľvek špecifické požiadavky alebo podmienky v sekcii Poznámky
Nákupné objednávky sa bezproblémovo integrujú s inými dokumentmi vo vašom procese obstarávania:
• Od ponúk - Preveďte schválené Nákupné Ponuky priamo do nákupných objednávok
• Do príjmov - Zaznamenajte dodávky prostredníctvom Príjmov Skladových Položiek, ktoré odkazujú na nákupnú objednávku
• Do faktúr - Zodpovedať Nákupným Faktúram voči nákupným objednávkam na overenie cien a množstiev
Systém vyplní automaticky sledovanie nezaplatených množstiev a súm, čo vám pomáha monitorovať výkon dodávateľa a zabezpečiť úplné splnenie objednávok.
Tento formulár obsahuje nasledujúce polia:
Zadajte dátum nákupnej objednávky. Toto je zvyčajne, keď je objednávka podaná dodávateľovi.
Zadajte referenčné číslo pre túto nákupnú objednávku. Môže to byť vaše číslo PO alebo akákoľvek referencia, ktorá pomáha sledovať objednávku.
Vybrať dodávateľa, od ktorého objednávate. Toto určuje menu a platobné podmienky pre objednávku.
Dobrovoľne, prepojte túto nákupnú objednávku s nákupnou ponukou. Toto pomáha sledovať konverziu ponuky na objednávku a zabezpečuje dohodnuté ceny.
Dobrovoľne pridať popis alebo poznámky k tejto objednávke, ako sú pokyny na doručenie alebo špeciálne požiadavky.
Zadajte položky, ktoré objednávate. Každý riadok obsahuje položku, množstvo, cenu za jednotku a iné podrobnosti.
Zaškrtnite toto políčko, ak ceny od vášho dodávateľa už zahŕňajú daň. Nezaškrtávajte, ak daň je pridaná k cenám.
Začiarknite toto políčko na zobrazenie čísel riadkov na nákupnej objednávke. To pomáha pri referencovaní konkrétnych položiek pri komunikácii s dodávateľmi.
Zaškrknite toto políčko a aktivujte stĺpec zľavy, kde môžete zaznamenať dohodnuté zľavy na položky.
Vyberte, či sú zľavy zadávané ako percentá alebo fixné sumy.
Zaškrtnite toto políčko, ak sa na tento nákup vzťahuje zrážková daň. To je zvyčajne povinné pre určité typy služieb alebo dodávateľov.
Toto naznačuje, či bola nákupná objednávka zrušená. Zrušené objednávky ostávajú v systéme na evidenciu, ale sú neaktívne.