Nota krediti janë dokumente financiare që reduktojnë shumën që një klient ju detyrohet. Ato ofrojnë një regjistër formal të rimbursimeve, kthimeve, ose rregullimeve të llogarive të klientëve.
Përdorni këtë formular për të lëshuar kredi për klientët kur duhet të reduktoni bilancin e tyre të papaguar ose të përpunoni rikthime.
Lëshoni nota kredi në situatat e mëposhtme:
• Klienti kthen mallrat ose anulon shërbimet
• Keni bërë gabime në çmime në faturen origjinale që duhen korrigjuar.
• Klienti mori artikuj të dëmtuar, me defekte, ose të gabuar
• Doni të jepni zbritje pas faturimit, rimbursime ose lehtësira nga mirëkuptimi.
• Klienti ka paguar më shumë dhe ju nevojitet të regjistroni bilancin e kreditit.
Kur krijoni një fletë krediti, ndiqni këto hapa:
• Zgjidhni klientin nga lista e rënies
• Referojuni numrit të faturës origjinale të shitjes nëse ky kredit i lidhet një fature specifike.
• Futni artikujt dhe sasinë që po kreditet - përdorni sasi pozitive
• Përfshini një përshkrim të qartë që shpjegon arsyen për kreditin
• Shtoni ndonjë shënim të rëndësishëm ose numra referimi
Sistemi trajton automatikisht sa vijon kur ruani një noter krediti:
• Përditëson bilancin e llogarisë së klientit për të zvogëluar atë që ata dënohen.
• Kthen artikujt e inventarit të pranuar në stok (nëse është e aplikueshme)
• Krijon regjistrimet e nevojshme të kontabilitetit për të ruajtur rekordet financiare të sakta
• Bënë kreditin në dispozitë për t'u përdorur ndaj fakturave të ardhshme ose për ta përpunuar si kthim
Plotni detajet e noterës së kreditit duke përdorur fushat më poshtë. Fushat e detyrueshme janë shënuar me një yll (*).
Ka fushat në vijim:
Shkruani datën kur ky note krediti i lëshohet klientit.
Kjo datë përcakton kur krediti redukton bilancin e llogarisë së klientit dhe shfaqet në raportet financiare.
Shkruani një numër reference për këtë fletë krediti. Kjo ndihmon për të ndjekur dhe identifikuar fletën e kreditit në komunikime.
Mund të përdorni numërimin automatik duke e lënë këtë fushë bosh, ose futni numrin tuaj të referencës për një organizim më të mirë.
Zgjidhni klientin që do të marrë këtë fletë krediti. Adresa e tyre e faturimit do të popullohet automatikisht.
Nota e krediti do të zvogëlojë atë që ky klient të ka borxhe dhe mund të aplikohet ndaj faturave të tyre të prapambetura.
Opcionalisht, lidhni këtë faturë krediti me një faturë specifike shitjeje. Kjo ndihmon në përcjelljen e cilës faturë po kreditohet dhe mund të aplikojë automatikisht krediti.
Nëse lidhet me një faturë, krediti do të alokuar automatikisht ndaj bilancit të asaj fature specifike.
Shkruani adresën e faturimit të klientit. Kjo mbushet automatikisht nga regjistri i klientit, por mund të modifikohet.
Adresa shfaqet në notën e kreditit të printuar dhe duhet të përputhet me atë ku dërgoni korrespondencën për këtë klient.
Nëse klienti përdor një monedhë të huaj, jepni kursin e këmbimit për konvertimin në monedhën tuaj bazë.
Norma e këmbimit përcakton se si shuma e monedhës së huaj konvertohet në monedhën tuaj bazë për qëllime kontabiliteti.
Opcionalisht, shtoni një përshkrim ose arsye për këtë fletë krediti, si 'Kthim prodotti' ose 'Rregullim çmimi'.
Kjo përshkrim ndihmon në dokumentimin e arsyes pse kreu u dha dhe shfaqet në raporte por jo në vetë faturën e kreditit.
Shtoni artikujt që po krediten. Çdo rresht përfaqëson një produkt ose shërbim me shumën që do të kreditohet.
Artikujt në linjë duhet të përputhen me atë që është shitur fillimisht, duke përfshirë të njëjtat llogari, kodet e tatimeve dhe kategorizimet e ndjekjes.
Shenoni këtë kuti për të treguar numrat e rreshtave në fletën e kreditit. Kjo ndihmon në referimin e elementeve specifike.
Numrat e rreshtave e bëjnë më të lehtë diskutimin për artikuj specifikë me klientët dhe i përputhin ata me faturën origjinale.
Kontrolloni këtë kuti për të treguar një kolona për përshkrimin për çdo artikull, duke lejuar shpjegime të detajuara për çdo kredi.
Përshkrimet ndihmojnë për të shpjeguar pse çdo element po kreditohen, gjë që është veçanërisht e dobishme për kreditë e pjesshme ose rregullimet.
Shënoni këtë kutinë nëse shumat që futni tashmë përfshijnë taksat. Lëreni pa shënuar nëse taksa duhet të llogaritet mbi këtë.
Ky cilësim duhet të përputhet me mënyrën se si u krijua faturat origjinale për të siguruar llogaritjen e saktë të tatimeve.
Kontrolloni këtë kutinë nëse tatimi në burim i zbatueshëm për këtë fletë krediti. Kjo rregullon tatimin në burim të regjistruar më parë.
Kreditet për tatimin e mbajtjes anulojnë tatimin e mbajtjes që ishte regjistruar në faturën origjinale.
Kontrolloni këtë kutinë nëse kjo fletë krediti përfaqëson gjithashtu një kthim të mallrave fizike, duke përditësuar nivelet e inventarit.
Kur kontrollohet, nota e kreditit do të funksionojë gjithashtu si një pranimin e mallrave, duke shtuar artikujt e kthyer përsëri në inventar.
Zgjidhni lokacionin e inventarit ku mallrat e kthyer do të pranohen përsëri në stoqe.
Kjo përcakton se cili depo ose vend merr artikujt e inventarit të kthyera për shitje në të ardhmen.