Notat e kreditit janë dokumente financiare që reduktojnë vlerën që një klient ju detyrohet. Ato ofrojnë një regjistrim të rregullt të rimbursimeve, kthimeve, ose rregullimeve të llogarive të klientëve.
Përdorni këtë formë për të regjistruar kreditime për klientët kur duhet të ulni gjendjen e tyre të ngecur ose të procesoni rimbursimet.
Lëshoni nota krediti në situatat e mëposhtme:
• Klienti kthen mallrat ose anulo shërbimet
• Keni bërë gabime në çmim në faturën origjinale që kërkojnë korrigjim
• Klienti ka paguar artikuj të dëmtuar, defektë, ose të gabuar
• Ju dëshironi të jepni zbritje pas faturës, rimbursime, ose lehtësira për arsye mirësie
• Klienti paguar më tepër dhe ju nevojitet të regjistroni gjendjen e kreditimit
Kur krijoni një notë kreditimi, ndiqni këto hapa:
• Zgjedh klientin nga lista e rënies
• Referenca numrit të faturës origjinale të shitjes nëse ky kreditim i referohet një faturë specifike
• Hidhni artikujt dhe sasi që po kreditohen - përdorni sasi pozitive
• Përfshini një përshkrim të qartë që shpjegon arsyen për kreditimin
• Shto çdo shënim ose numra referencash të rëndësishëm
Sistemi Automatik menaxhon të mëposhtmet kur ruani një Notë Kreditimi:
• Përditëson gjendjen e llogarisë kontabël të klientit për të ulur atë që ata i detyrohen.
• Kthehu artikujt e stoku të kreditimit në stok (nëse është e aplikueshme)
• Krijon regjistrimet e nevojshme kontabël për të mbajtur regjistrime financiare të sakta
• E bën kreditin të disponueshëm për ta aplikuar ndaj faturave të ardhshme ose për ta procesuar si rimbursim
Plotni detajet e notas së kreditimit duke përdorur fushat më poshtë. Fushat e kërkuara janë të shënuara me një yll (*).
Shkruani datën kur kjo notë kreditimi është lëshuar për klientin.
Kjo datë përcakton kur krediti ul gjendjen e llogarisë kontabël të klientit dhe shfaqet në raportet financiare.
Shkruani një numër reference për këtë notë kreditimi. Kjo ndihmon në gjurmimin dhe identifikimin e notes së kreditimit në komunikime.
Mund të përdorni numërimin automatik duke lënë këtë fushë bosh, ose vendosni numrin tuaj të referencës për organizim më të mirë.
Zgjedh klientin që do të marrë këtë notë kreditimi. Adresa e faturimit do të populohet automatik.
Nota e kreditimit do të zvogëlojë atë që ky klient ju ka borxh dhe mund të aplikohet ndaj faturave të tyre të papaguara.
Opsionalisht, lidhni këtë notë kreditimi me një faturë shitje specifike. Kjo ndihmon në gjurmimin se cila faturë po kreditohet dhe mund të aplikojë automatikisht kreditin.
Nëse është e lidhur me një faturë, kreditimi do të akordohet automatikisht kundër gjendjes së asaj fature specifike.
Shtoni adresën e faturimit të klientit. Kjo është automatikisht e mbushur nga rekordi i klientit, por mund të modifikohet.
Adresa shfaqet në notën e kreditimit të printuar dhe duhet të përputhet me ku ku dërgoni korrespondencën për këtë klient.
Nëse klienti përdor një valutë të huaj, vendosni normën e këmbimit për konvertimin në valutat tuaj bazë.
Normat e Këmbimit përcaktojnë se si vlera e valutës së huaj konvertohet në valutat tuaj bazë për qëllime kontabël.
Opsionale, shto një përshkrim ose arsye për këtë notë kreditimi, si 'Kthim produkti' ose 'Rregullim çmimi'.
Ky përshkrim ndihmon në dokumentimin e arsyeve pse është lëshuar krediti dhe shfaqet në raportet, por jo në notën e kreditimit vetë.
Shkruani artikujt që po kreditohet. Çdo rresht përfaqëson një produkt ose shërbim me vlerën që do të kreditohet.
Rreshtet e artikujve duhet të përcaktojnë atë që është shitur fillimisht, duke përfshirë të njëjtat llogaritë, kode tatimi dhe kategori ndjekjeje.
Shmarkoni këtë kutijë për të treguar rresht numrat në notën e kreditimit. Kjo ndihmon në referimin e artikujve të caktuar.
Numrat e rreshtave e bëjnë më të lehtë diskutimin e artikujve specifikë me klientët dhe përputhjen e tyre me faturën origjinale.
Kontrolloni këtë kuti për të treguar një kolonë përshkrimi për çdo artikull rreshti, duke lejuar shpjegime të detajuara për çdo kreditim.
Përshkrimet ndihmojnë të shpjegojnë pse secili artikull po kreditohet, që është veçanërisht e dobishme për kreditimet pjesore ose rregullimet.
Kontrolloni këtë kuti nëse vlerat që futni tashmë përfshijnë tatimin. Lini të pa kontrolluar nëse tatimi duhet të llogaritet mbi.
Ky cilësim duhet të përputhet me mënyrën se si është krijuar faturën origjinale për të siguruar llogaritje të sakta të tatimit.
Kontrolloni këtë kuti nëse tatimi në burim i përket kësaj note kreditimi. Kjo përshtat tatimin në burim të regjistruar më parë.
Kreditët e tatimit në burim anulojnë tatimin në burim që ishte regjistruar në faturën origjinale.
Kontrolloni këtë kuti nëse kjo noterë kreditimi gjithashtu përfaqëson një kthim të mallrave fizike, duke përditësuar nivelet e inventarit.
Kur kontrollohet, nota e kreditimit do të funksionojë gjithashtu si një fletëhyrje, duke shtuar artikujt e kthyer përsëri në inventar.
Zgjedh lokacionin e stokut ku mallrat e kthyera do të pranohen përsëri në stok.
Kjo përcakton se cili magazinë ose vendodhje merr artikujt e stoku të kthyer për shitje të ardhshme.