Një Porosi Blerjeje është një dokument zyrtar i dërguar furnizuesve që i autorizon ata të dorëzojnë mallra ose shërbime specifike me çmime dhe kushte të dakorduara.
Porositë e blerjeve formalizojnë angazhimin tuaj për të blerë dhe krijojnë një detyrim ligjor midis jush dhe furnizuesit tuaj.
Porositë e blerjes shërbejnë për disa funksione thelbësore në procesin tuaj të prokurimit:
• Autorizimi - Ata ofrojnë miratimin formal për blerjet dhe krijojnë kontroll mbi shpenzimet
• Mbrojtja ligjore - Ata krijojnë një marrëveshje obligative me kushte dhe terma të qartë
• Kontrolli i buxhetit - Ata ndihmojnë në ndjekjen e shpenzimeve të angazhuara në krahasim me buxhetet e disponueshme
• Menaxhimi i inventarit - Ata sigurojnë porosinë e materialeve në kohë për të mbajtur nivelet optimale të stokut
• Përputhja e faturave - Ato ofrojnë një referencë për verifikimin e faturave të furnitorëve ndaj çmimeve dhe sasisë së marrëveshura
Kur krijoni një porosi për blerje, kushtoni vëmendje të veçantë:
• Detajet e furnizuesit - Sigurohuni që furnizuesi i saktë është zgjedhur
• Specifikimet e artikujve - Përfshini përshkrime të sakta, sasi dhe çmime njësi
• Informacione për dorëzim - Specifikoni datat e dorëzimit, vendndodhjet dhe udhëzimet për dërgimin
• Kushtet e pagesës - Përcaktoni kur dhe si do të bëhet pagesa
• Kushtet speciale - Shtoni çdo kërkesë ose kusht specifik në seksionin e shënimeve
Porositë e blerjes integrohen pa probleme me dokumentet e tjera në fluksin tuaj të punës për blerje:
• Nga citatet - Konvertoni Citatet e Blerjes të miratuara direkt në porosi blerjeje
• Në reçetat - Regjistro dorëzimet përmes Recepave të Mallrave që referohen në porosinë e blerjes
• Faturat - Përshtatni Faturat e Blerjeve me porositë e blerjes për të verifikuar çmimet dhe sasia
Sistemi ndjek automatikisht sasisë dhe shumave të papaguara, duke ju ndihmuar të monitoroni performancën e furnitorëve dhe të siguroheni për plotësimin e plotë të porosive.
Ky formular përmban fushat e mëposhtme:
Ka fushat në vijim:
Shkruani datën e porosisë. Kjo zakonisht ndodh kur porosia i dërgohet furnizuesit.
Shkruani një numër reference për këtë porosi blerjeje. Kjo mund të jetë numri juaj i PO-së ose ndonjë referencë që ndihmon në ndjekjen e porosisë.
Zgjidhni furnizuesin nga i cili po porositni. Kjo përcakton monedhën dhe kushtet e pagesës për porosinë.
Opsionalisht, lidhni këtë porosi me një ofertë blerjeje. Kjo ndihmon në ndjekjen e konvertimit nga oferta në porosi dhe siguron çmimet e dakorduara.
Opsionalisht, shtoni një përshkrim ose shënime rreth kësaj porosie, siç janë udhëzimet për dorëzim ose kërkesat speciale.
Vendosni artikujt që po porosisni. Çdo rresht përfshin artikullin, sasinë, çmimin për njësi dhe detaje të tjera.
Kontrolloni këtë kutitë nëse çmimet nga furnizuesi juaj tashmë përfshijnë taksën. Lëreni të zbrazët nëse taksa shtohet mbi çmimet.
Kontrolloni këtë kutinë për të shfaqur numrat e rreshtave në porosinë e blerjes. Kjo ndihmon në referimin e artikujve specifikë kur komunikoni me furnizuesit.
Kontrolloni këtë kutinë për të aktivizuar një kolonë zbritjeje ku mund të regjistroni zbritje të negocuara për çdo pozicion.
Zgjidhni nëse zbritjet janë futur si përqindje ose shumë fikse.
Shënoni këtë kutinë nëse tatimi i mbajtjes i aplicohet këtij blerjeje. Kjo zakonisht kërkohet për disa lloje shërbimesh ose furnizuesish.
Kjo tregon nëse urdhri i blerjes është anuluar. Urdhërat e anuluar mbeten në sistem për mbajtjen e regjistrimeve por janë pasive.