Nota kredit adalah dokumen kewangan yang mengurangkan jumlah yang pelanggan berhutang kepada anda. Ia menyediakan rekod rasmi mengenai pemulangan wang, pulangan, atau pelarasan kepada akaun pelanggan.
Gunakan borang ini untuk mengeluarkan kredit kepada pelanggan apabila anda perlu mengurangkan baki tertunggak mereka atau memproses pemulangan wang.
Keluarkan nota kredit dalam situasi berikut:
• Pelanggan mengembalikan barang atau membatalkan perkhidmatan
• Anda telah membuat ralat harga pada invois asal yang perlu diperbetulkan
• Pelanggan diterima item yang rosak, cacat, atau tidak betul
• Anda mahu memberikan diskaun selepas invois, rebat, atau pemberian goodwill
• Pelanggan terlebih bayar dan anda perlu merekod baki kredit
Semasa mencipta nota kredit, ikuti langkah-langkah ini:
• Pilih pelanggan dari senarai dropdown
• Rujuk nombor invois jualan asal jika kredit ini berkaitan dengan invois tertentu
• Masukkan item dan kuantiti yang diberi Kredit - gunakan kuantiti positif
• Sertakan butiran yang jelas menerangkan sebab untuk kredit
• Tambah sebarang nota atau nombor rujukan yang berkaitan
Sistem Automatik mengendalikan perkara berikut apabila anda menyimpan Nota Kredit:
• Kemaskini baki akaun pelanggan untuk mengurangkan apa yang mereka berhutang
• Butiran inventori yang dikreditkan dikembalikan ke dalam stok (jika berkenaan)
• Mencipta entri perakaunan yang diperlukan untuk mengekalkan rekod kewangan yang tepat
• Membuat kredit tersedia untuk digunakan terhadap invois masa depan atau diproses sebagai bayaran balik.
Lengkapkan butiran nota kredit menggunakan medan di bawah. Medan yang diperlukan ditandakan dengan asterisk ().
Masukkan tarikh apabila nota kredit ini dikeluarkan kepada pelanggan.
Tarikh ini menentukan apabila kredit mengurangkan baki akaun pelanggan dan muncul dalam laporan kewangan.
Masukkan nombor rujukan untuk nota kredit ini. Ini membantu menjejaki dan mengenal pasti nota kredit dalam komunikasi.
Anda boleh menggunakan penomoran automatik dengan membiarkan bidang ini kosong, atau masukkan nombor rujukan anda sendiri untuk pengurusan yang lebih baik.
Pilih pelanggan yang akan menerima nota kredit ini. Alamat bil mereka akan automatik dipenuhi.
Nota Kredit akan mengurangkan apa yang pelanggan ini berhutang kepada anda dan boleh digunakan untuk invois mereka yang masih belum dibayar.
Pilihan, pautkan nota kredit ini kepada invois jualan tertentu. Ini membantu menjejak invois mana yang sedang dikreditkan dan boleh secara automatik memohon kredit.
Jika dipautkan kepada invois, kredit akan secara automatik diperuntukkan terhadap baki invois tertentu itu.
Masukkan alamat bil pelanggan. Ini diisi secara automatik dari rekod pelanggan tetapi boleh diubah.
Alamat muncul pada nota kredit yang dicetak dan harus sepadan dengan tempat anda menghantar surat-menyurat kepada pelanggan ini.
Jika pelanggan menggunakan matawang asing, masukkan kadar tukaran matawang untuk menukarnya kepada matawang asas anda.
Kadar tukaran matawang menentukan bagaimana jumlah matawang asing ditukarkan kepada matawang asas anda untuk tujuan perakaunan.
Pilihan, tambah butiran atau alasan untuk nota kredit ini, seperti 'Pulangan produk' atau 'Pelarasan harga'.
Butiran ini membantu mendokumentasikan mengapa Kredit dikeluarkan dan muncul dalam Laporan tetapi tidak pada Nota Kredit itu sendiri.
Masukkan item garis yang diberi kredit. Setiap garis mewakili produk atau perkhidmatan dengan jumlah yang akan dikreditkan.
Item garis perlu sepadan dengan apa yang asalnya dijual, termasuk akaun yang sama, kod cukai, dan kategori pengesanan.
Tandakan kotak ini untuk memaparkan nombor baris pada nota kredit. Ini membantu merujuk kepada item tertentu.
Nombor baris memudahkan untuk membincangkan item tertentu dengan pelanggan dan memadankannya dengan invois asal.
Tandakan kotak ini untuk menunjukkan lajur butiran bagi setiap item garis, membenarkan penjelasan terperinci bagi setiap kredit.
Butiran membantu menerangkan mengapa setiap item sedang kredit, yang adalah sangat berguna untuk kredit separa atau pelarasan.
Centang kotak ini jika jumlah yang anda masukkan sudah termasuk cukai. Biarkan tidak dicentang jika cukai perlu dikira di atas.
Tetapan ini harus sepadan dengan cara invois asal dicipta untuk memastikan pengiraan cukai yang tepat.
Tandakan kotak ini jika cukai pegangan dikenakan kepada nota kredit ini. Ini akan menyesuaikan cukai pegangan yang telah direkodkan sebelum ini.
Kredit cukai pegangan membalikkan cukai pegangan yang telah direkodkan pada invois asal.
Semak kotak ini jika nota kredit ini juga mewakili pemulangan barang fizikal, mengemas kini tahap inventori.
Apabila diperiksa, nota kredit juga akan berfungsi sebagai resit barangan, menambah item yang dipulangkan semula ke dalam inventori.
Pilih lokasi inventori dimana barang yang dikembalikan akan diterima kembali ke dalam stok.
Ini menentukan gudang atau lokasi mana yang menerima butiran inventori yang dikembalikan untuk jualan di masa depan.