Sebuah
Pesanan belian memformalkan komitmen anda untuk membeli dan mencipta kewajipan undang-undang antara anda dan pembekal anda.
Pesanan belian mempunyai pelbagai fungsi kritikal dalam proses pengadaan anda:
• Kebenaran - Mereka memberikan kelulusan rasmi untuk belian dan menetapkan kawalan perbelanjaan
• Perlindungan undang-undang - Mereka Cipta satu perjanjian mengikat dengan terma dan syarat yang jelas
• Kawalan Bajet - Mereka membantu menjejak perbelanjaan yang telah ditetapkan berbanding bajet yang tersedia
• Pengurusan inventori - Mereka memastikan pemesanan bahan yang tepat pada masanya untuk mengekalkan tahap stok yang optimum
• Padanan Invois - Mereka menyediakan rujukan untuk mengesahkan invois pembekal terhadap harga dan kuantiti yang dipersetujui.
Apabila mencipta pesanan belian, beri perhatian yang teliti kepada:
• Butiran pembekal - Pastikan pembekal yang betul dipilih
• Spesifikasi Item - Sertakan butiran yang tepat, kuantiti, dan harga unit
• Maklumat penghantaran - Spesifikasikan tarikh penghantaran, lokasi, dan arahan penghantaran
• Terma Bayaran - Menentukan bila dan bagaimana bayaran akan dibuat
• Keadaan khas - Tambah sebarang keperluan atau terma khusus dalam bahagian nota
Pesanan belian berintegrasi dengan lancar dengan dokumen lain dalam aliran kerja pengadaan anda:
• Dari sebut harga - Tukar Sebutharga Belian yang diluluskan terus kepada tempahan belian
• Kepada resit - Rekod penghantaran melalui
• Kepada invois - Padankan
Sistem ini secara automatik mengesan baki kuantiti dan jumlah, membantu anda memantau prestasi pembekal dan memastikan pemenuhan tempahan yang lengkap.
Borang ini mengandungi bidang-bidang berikut:
Masukkan tarikh pesanan belian. Ini biasanya apabila pesanan dibuat dengan pembekal.
Masukkan nombor rujukan untuk pesanan belian ini. Ini boleh menjadi nombor PO anda atau sebarang rujukan yang membantu menjejak pesanan.
Pilih pembekal dari mana anda membuat pesanan. Ini menentukan matawang dan terma bayaran untuk pesanan.
Pilihan, pautkan pesanan belian ini kepada sebutharga belian. Ini membantu menjejak penukaran sebut harga kepada pesanan dan memastikan harga yang dipersetujui.
Pilihan, tambah butiran atau nota mengenai pesanan ini, seperti arahan penghantaran atau keperluan khas.
Masukkan item yang anda pesan. Setiap garis termasuk item, kuantiti, harga unit, dan lain-lain butiran.
Tandakan kotak ini jika harga daripada pembekal anda sudah termasuk cukai. Biarkan tidak ditandakan jika cukai ditambahkan ke atas harga.
Tandakan kotak ini untuk memaparkan nombor baris pada pesanan belian. Ini membantu merujuk item tertentu semasa berkomunikasi dengan pembekal.
Tandakan kotak ini untuk membolehkan lajur diskaun di mana anda boleh merekod diskaun item yang dirunding.
Pilih sama ada diskaun dimasukkan sebagai peratusan atau jumlah tetap.
Tanda kotak ini jika cukai pegangan berlaku untuk pembelian ini. Ini biasanya diperlukan untuk jenis perkhidmatan atau pembekal tertentu.
Ini menunjukkan sama ada pesanan belian telah dibatalkan. Tempahan yang dibatalkan kekal dalam sistem untuk tujuan penyimpanan rekod tetapi adalah tidak aktif.