ایک <ضابطہ کوڈ>رسید خریداری ایک بل کو ریکارڈ کرتا ہے جو کہ آپ کے کاروبار کے لئے فراہم کردہ سامان یا خدمات کے لئے فراہم کنندہ سے موصول ہوا ہے۔
رسید خریداری سپلائر/فراہم کنندہ کے واجب الادا کھاتے کو ٹریک کرنے اور آپ کے واجب الادا کھاتے کا انتظام کرنے کے لیے ضروری ہیں۔
ایک رسید خریداری بنانے کے لئے، ان تفصیلات کو درج کریں جو آپ کو اپنے فراہم کنندہ کی طرف سے موصول ہوئی ہیں۔
فارم میں درج ذیل فیلڈز شامل ہیں:
فراہم کنندہ کے رسید/بل پر دکھائی گئی تاریخ درج کریں۔
یہ تاریخ طے کرتی ہے کہ خرچ آپ کے کھاتہ میں کب تسلیم کیا جاتا ہے۔
تاریخ اِجرا فراہم کنندہ کی ادائیگی کی شرائط کی بنیاد پر ادائیگی کی تاریخِ ادائیگی کا حساب لگانے کے لیے استعمال کی جاتی ہے۔
ادائیگی کے شرائط منتخب کریں تاکہ یہ معلوم ہو سکے کہ یہ رسید/بل کب ادا کیا جانا ہے۔
رسیدوں کے لیے فوری ادائیگی کی ضرورت ہو تو <ضابطہ>فوری منتخب کریں۔
<ضابطہ>خالص کو منتخب کریں تاکہ ادائیگی کی تاریخ کے بعد کے دنوں کی تعداد طے کی جا سکے۔
ایک مخصوص تاریخ برائے ادائیگی مرتب کرنے کے لیے بذریعہ منتخب کریں۔
اپنے فراہم کنندہ کے رسید/بل سے رسید/بل نمبر یا حوالہ درج کریں۔
یہ حوالہ ادائیگیوں کو رسیدوں سے ملانے اور فراہم کنندہ کی سوالات کو حل کرنے میں مدد کرتا ہے۔
ہر فراہم کنندہ کے رسید/بل میں منفرد حوالہ ہونا چاہئے تاکہ نقل سے بچا جا سکے۔
اس رسید/بل جاری کرنے والے <ضابطہ کوڈ> فراہم کنندہ کو منتخب کریں۔
فراہم کنندہ کا انتخاب ادائیگی کی شرائط اور کھاتہ کی درجہ بندی کا تعین کرتا ہے۔
رسیدیں کے ٹیب کے تحت نئے فراہم کنندہ بنائیں اس سے پہلے کہ رسیدیں درج کریں۔
فراہم کنندہ کرنسی ترتیبات یہ طے کرتی ہیں کہ آیا یہ ایک خارجی کرنسی رسید/بل ہے۔
اس رسید/بل کو ایک `خریداری کی قیمت` سے منسلک کریں اگر یہ ایک تخمینہ سے منبع ہے۔
لنکنگ مدد کرتی ہے کہ خریداری کے عمل کو تخمینے سے لیکر رسید/بل تک ٹریک کیا جا سکے۔
تخمینہ کی تفصیلات کو رسید/بل میں کاپی کی گئی جا سکتی ہیں تاکہ قیمتوں میں مستقل مزاجی کو یقینی بنایا جا سکے۔
اس رسید/بل کو کسی خریداری کے حکم/آڈڑ سے جوڑیں اگر کوئی آڈڑ پورا کر رہے ہیں۔
رشتہ قائم کرنے سے یہ یقینی بنتا ہے کہ تمام خریداری کے احکامات صحیح طریقے سے رسیدوں کے ساتھ ملائے جائیں۔
آرڈر کی تفصیلات اور چیزیں رسید/بل کی درستگی کی تصدیق کے لیے کاپی کی جا سکتی ہیں۔
نظام یہ ٹریک کرتا ہے کہ کون سی حکمات جزوی یا مکمل طور پر رسید شدہ ہیں۔
جب فراہم کنندہ خارجی کرنسی استعمال کرتا ہے تو <ضابطہ کوڈ> شرح مبادلہ درج کریں۔
یہ میدان اس وقت ظاہر ہوتا ہے جب منتخب فراہم کنندہ کی کرنسی آپ کی بنیادی زر/کرنسی سے مختلف ہو۔
شرح مبادلہ خارجی کرنسی کے مقادیر کو بنیادی زر/کرنسی میں رپورٹنگ کے لیے تبدیل کرتا ہے۔
خود کار شرح مبادلہ کو <ضابطہ>ترتیبات → <ضابطہ>شرح مبادلہ کے تحت ترتیب دیں۔
اس رسید خریداری کے لیے ایک اختیاری تفصیل درج کریں۔
اس فیلڈ کا استعمال خریداری یا ترسیل کی تفصیلات کے بارے میں عمومی یاداشت کے لیے کریں۔
تفصیلات مدد کرتی ہیں کہ رسید/بل کے مقصد کی شناخت کریں جب کہ لین دین کا جائزہ لیا جائے۔
لائن شامل کریں چیزوں کی تفصیل کے لیے کہ آپ سے کیا چارج کیا جا رہا ہے۔
ہر قطار مختلف مصنوعات، خدمات، یا خرچ کی اقسام کی نمائندگی کر سکتی ہے۔
فراہم کنندہ کی رسید/بل کے ترتیب کو آسان ہم آہنگی کے لئے ملانے کے لئے متعدد لائنوں کا استعمال کریں۔
قطار کے کُل خود کار طور پر گنتی، قیمت، رعایت، اور ٹیکس کی بنیاد پر حساب کیے جاتے ہیں۔
ایک چیز منتخب کریں، جو یا تو ایک `اسٹاک شے` یا ایک `غیر انوینٹری شے` ہوسکتی ہے۔ آپ کے پاس یہ خالی چھوڑنے کا بھی اختیار ہے۔
اگر آپ نے پہلے کسی <شے> کا انتخاب کیا ہے تو <کھاتہ> خود کار طور پر اس شے کی بنیاد پر بھر دیا جائے گا۔
ادائیگی کو زمرے میں رکھنے کے لیے، آپ اپنے `کھاتہ جات کا نقشہ` میں تقریباً کسی بھی کھاتہ کا انتخاب کر سکتے ہیں۔
مثال کے طور پر، اگر آپ بجلی جیسے خرچ کے لئے ادائیگی کر رہے ہیں، تو <ضابطہ>بجلی کھاتہ منتخب کریں۔
تاہم آپ ادائیگیوں کو براہ راست کئی ذیلی کھاتوں میں بھی درجہ بند کر سکتے ہیں۔
مثال کے طور پر، اگر یہ ادائیگی کسی فکسڈ /قائم اثاثے کی خریداری کے لئے ہے، تو <ضابطہ کوڈ>جمود اثاثے، قیمت پر کھاتہ منتخب کریں اور پھر مخصوص <ضابطہ کوڈ>فکسڈ /قائم اثاثے منتخب کریں۔
قطار کی تفصیل درج کریں۔ یہ کالم صرف اس صورت میں نظر آئے گا جب <ضابطہ کوڈ> کالم — تفصیل کا انتخاب جانچا گیا ہے۔
رسید/بل کی ہر قطار کے لئے متواتر نمبرنگ دکھانے کے لئے لائن نمبرز فعال کریں۔
لائن نمبر خاص چیزوں پر فراہم کنندگان کے ساتھ بات چیت کرتے وقت مدد کرتے ہیں۔
رسید/بل کی لائنوں کو خریداری کے احکامات/آڈڑز یا یاداشت ترسیل/ڈیلیوڑی نوٹس کے ساتھ ملاپ کرنے کے لئے مفید۔
<کالم>تفصیل کو فعال کریں تاکہ ہر <قطار> چیز/شے کے لئے تفصیلی وضاحتیں شامل کریں۔
تفصیلات چیز یا کھاتہ کے نام کے علاوہ مزید سیاق و سباق فراہم کرتی ہیں۔
سروسز یا اخراجات کے لئے ضروری جو تفصیلی دستاویزات کی ضرورت ہوتی ہیں۔
رعایت کالم کو فعال کریں تاکہ قطار کی چیزوں پر موصول ہونے والی رعایتیں درج کی جا سکیں۔
ہر قطار کے لیے فیصد رعایت یا مقررہ رقم رعایت میں سے انتخاب کریں۔
رعایتیں ٹیکس حسابات سے پہلے قطار رقم کو کم کرتی ہیں۔
حجم رعایتوں، ابتدائی ادائیگی کی چھوٹ، یا تجارتی بچت کے لیے مفید ہے۔
تخصص کریں کہ آیا قطار چیز/شے کے رقم میں ٹیکس شامل ہے یا خارج ہے۔
اس باکس کو چیک کریں اگر فراہم کنندہ کی قیمتیں پہلے ہی ٹیکس شامل ہیں۔
اگر ٹیکس علیحدہ دکھایا گیا ہے اور قیمتوں میں شامل کیا جانا چاہیے تو چیک نہ کریں۔
یہ فراہم کنندہ کے رسید/بل پر قیمتوں کے پیش کرنے کے طریقے سے میل کھانا چاہیے۔
اگر آپ کو فراہم کنندہ کو ادائیگی کرنے سے پہلے ٹیکس کاٹنا ہے تو ودہولڈنگ ٹیکس فعال کریں۔
ودہولڈنگ ٹیکس خدمات، رائلٹی، یا ٹھیکیدار ادائیگیوں کے لئے عام ہے۔
روکا گیا رقم فراہم کنندہ کی جانب سے ٹیکس حکام کو ادا کیا ہوا ہے۔
مقام کے ٹیکس کے قواعد و ضوابط کی جانچ کریں جو روکے جانے والے تقاضے اور شرحیں ہیں۔
اس رسید/بل کو پرنٹ یا ای میل کرتے وقت بقایا ادھار رقم کو چھپاؤ۔
اندرونی کاپیوں کے لیے مفید یا جب ادائیگی کی تفصیلات الگ سے سنبھالی جائیں۔
بقایا ادھار ابھی بھی نظام میں ادائیگی کی ملاپ کے لئے ٹریک کیا جاتا ہے۔
محصول کی رقم کے کالم کو فعال کریں تاکہ ہر قطار کے لیے حساب کردہ ٹیکس دکھایا جا سکے۔
دکھاتا ہے کہ ٹیکس قطار کے لحاظ سے کیسے حساب کیا جاتا ہے تا کہ تصدیق کی جا سکے۔
ٹیکس حسابات کو فراہم کنندہ کے رسید/بل کے ساتھ ملانے میں مدد کرتا ہے۔
کُل ٹیکس علیحدہ طور پر حساب شدہ قطار ٹیکسوں کا مجموعہ ہے۔
اسٹاک اشیأء کو رسید/بل کے ساتھ وصول کرتے وقت اس اختیار کو فعال کریں۔
یہ رسید خریداری کو سامان وصولی کی رسید کے ساتھ ملا دیتا ہے تاکہ کارکردگی میں اضافہ ہو۔
انفینٹری کی مقداریں رسید/بل کی اندراج پر فوراً تازہ کی جائیں گی۔
انوینٹری کا مقام منتخب کریں جہاں مال موصول ہوا ہے۔
اپنی مرضی کے مطابق فٹرز کو شامل کریں تاکہ رسیدیں پرنٹ کرتے وقت اضافی معلومات شامل کی جا سکیں۔
فٹرز میں ادائیگی کی ہدایات، شرائط، یا داخلی یاداشت شامل ہو سکتی ہیں۔
فوٹرز کو دوبارہ استعمال کے قابل بنانے کے لئے بنائیں <ضابطہ>ترتیبات → <ضابطہ>فوٹرز اور یہاں منتخب کریں۔
اس رسید کو آرکائیو کریں تاکہ اسے فعال فہرستوں اور ڈراپ ڈاؤنز سے ہٹا دیا جائے۔
محفوظ شدہ رسیدیں عام طور پر مکمل طور پر ادا کی گئی ہوتی ہیں یا اب مزید متعلق نہیں ہوتیں۔
رسید/بل نظام میں رپورٹنگ اور آڈٹ کے مقاصد کے لیے رہتا ہے۔
آپ ابھی بھی آرکائیو شدہ رسیدیں تلاش یا کھاتوں کی خبریں کے ذریعے دیکھ سکتے ہیں۔