ایک <ضابطہ کوڈ> خریداری کا حکم/آڈڑ ایک رسمی دستاویز ہے جو فراہم کنندگان کو بھیجی جاتی ہے جو انہیں مخصوص سامان یا خدمات متفقہ قیمتوں اور شرائط پر فراہم کرنے کی اجازت دیتی ہے۔
خریداری کے احکامات آپ کے خریداری کے عزم کو مستحکم کرتے ہیں اور آپ اور آپ کے فراہم کنندہ کے درمیان قانونی ذمہ داری بناتے ہیں۔
خریداری کے احکامات آپ کے خریداری کے عمل میں متعدد اہم افعال انجام دیتے ہیں:
• اجازت - وہ خریداریوں کے لیے باضابطہ منظوری فراہم کرتے ہیں اور اخراجات کے کنٹرول قائم کرتے ہیں۔
• قانونی تحفظ - وہ واضح شرائط و ضوابط کے ساتھ ایک پابند معاہدہ بناتے ہیں۔
• بجٹ کنٹرول - یہ دستیاب بجٹ کے خلاف پختہ اخراجات کو ٹریک کرنے میں مدد دیتے ہیں۔
• انفارمیشن مینجمنٹ - وہ مواد کا بروقت آرڈر دینے کو یقینی بناتے ہیں تاکہ بہترین اسٹاک کی سطح کو برقرار رکھا جا سکے
• رسید/بل ملانا - یہ فراہم کنندہ کی رسیدوں کی قیمتوں اور مقداروں کے ساتھ تصدیق کے لیے حوالہ فراہم کرتے ہیں۔
جب خریداری کا حکم/آڈڑ بناتے ہیں تو خاص توجہ دیں:
• فراہم کنندہ کی تفصیلات - یہ یقینی بنائیں کہ صحیح فراہم کنندہ منتخب کیا گیا ہے
• چیز/شے کی تفصیلات - درست تفصیل، مقدار، اور نوعی قیمت شامل کریں
• ترسیل کی معلومات - ترسیل کی تاریخیں، مقامات، اور بھیجے جانے کی ہدایات کی وضاحت کریں
• ادائیگی کی شرائط - یہ تعریف کریں کہ کب اور کس طرح ادائیگی کی جائے گی
• خاص شرائط - یاداشت کے حصے میں کسی بھی مخصوص ضروریات یا شرائط شامل کریں
خریداری کے احکامات/آڈڑز آپ کے خریداری کے ورک فلو میں دوسرے دستاویزات کے ساتھ بلا جھجھک مربوط ہوتے ہیں:
• اقتباسات منجانب - منظور شدہ <ضابطہ>خریداری کی قیمت کو براہ راست خریداری کے احکامات میں تبدیل کریں۔
• رسیدیں جانب - خریداری کے حکم کا حوالہ دیتے ہوئے سامان وصولی کی رسیدیں کے ذریعے ترسیلات کا ریکارڈ کریں۔
• رسیدوں جانب - قیمتوں اور مقداروں کی تصدیق کے لیے رسید خریداری کو خریداری کے احکامات کے خلاف ملا کریں۔
نظام خود کار طور پر باقی مقداروں اور رقم کو ٹریک کرتا ہے، جس سے آپ فراہم کنندہ کی کارکردگی کو مانیٹر کرنے اور حکمات کی مکمل تکمیل کو یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے۔
یہ فارم مندرجہ ذیل فیلڈز شامل ہے:
خریداری کا حکم کی تاریخ درج کریں۔ یہ عموماً اس وقت ہوتا ہے جب آڈڑ فراہم کنندہ کے ساتھ دیا جاتا ہے۔
اس خریداری کے حکم/آڈڑ کے لیے حوالہ نمبر درج کریں۔ یہ آپ کا پی او نمبر ہو سکتا ہے یا کوئی بھی حوالہ جو حکم کو ٹریک کرنے میں مدد کرے۔
منتخب کریں فراہم کنندہ جس سے آپ آرڈر دے رہے ہیں۔ یہ کرنسی اور ادائیگی کی شرائط کا تعین کرتا ہے۔
اختیاری طور پر، اس خریداری کے حکم/آڈڑ کو خریداری کی قیمت سے منسلک کریں۔ یہ تخمینہ-سے-آڈڑ تبدیلی کی پیروی کرنے میں مدد کرتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ طے شدہ قیمتیں ہیں۔
اختیاری طور پر، اس آرڈر کے بارے میں ایک تفصیل یا یاداشت شامل کریں، جیسے کہ ترسیل کی ہدایات یا خصوصی ضروریات۔
آپ وہ چیزیں درج کریں جو آپ آرڈر کر رہے ہیں۔ ہر قطار میں چیز، مقدار، نوعی قیمت، اور دیگر تفصیلات شامل ہیں۔
اس باکس کو چیک کریں اگر آپ کے فراہم کنندہ کی قیمتوں میں پہلے سے ٹیکس شامل ہے۔ اگر قیمتوں کے اوپر ٹیکس شامل کیا جائے تو چیک نہ کریں۔
اس باکس کو چیک کریں تاکہ خریداری کے حکم پر لائن نمبر دکھائے جا سکیں۔ یہ فراہم کنندگان کے ساتھ بات چیت کرتے ہوئے مخصوص چیزوں کا حوالہ دینے میں مدد کرتا ہے۔
اس باکس کو چیک کریں تاکہ ایک رعایت کالم فعال ہو جائے جہاں آپ طے شدہ چیز/شے کی رعایتیں ریکارڈ کر سکتے ہیں۔
منتخب کریں کہ رعایتیں فیصدوں یا مقررہ رقم کے طور پر داخل کی جائیں گی۔
اس باکس پر نشان لگائیں اگر ودہولڈنگ ٹیکس اس خریداری پر لاگو ہوتا ہے۔ یہ عام طور پر بعض قسم کی خدمات یا سپلائر/فراہم کنندہ کے لئے ضروری ہے۔
یہ ظاہر کرتا ہے کہ خریداری کا حکم/آڈڑ منسوخ شدہ ہے یا نہیں۔ منسوخ شدہ حکمات نظام میں ریکارڈ رکھنے کے لیے موجود رہتی ہیں لیکن غیر فعال ہیں۔