Uma
Ordens de compra formalizam seu compromisso de compra e criam uma obrigação legal entre você e seu fornecedor.
As ordens de compra desempenham várias funções críticas em seu processo de compras:
• Autorização - Eles fornecem aprovação formal para compras e estabelecem controles de gastos
• Proteção legal - Eles criam um acordo vinculativo com termos e condições claros
• Controle de orçamento - Eles ajudam a rastrear as despesas comprometidas em relação aos orçamentos disponíveis
• Gestão de inventário - Eles garantem a solicitação oportuna de materiais para manter níveis ideais de estoque.
• Correspondência de faturas - Eles fornecem uma referência para verificar as faturas dos fornecedores em relação a preços e quantidades acordados
Ao criar uma Ordem de Compra, preste atenção cuidadosa a:
• Detalhes do Fornecedor - Certifique-se de que o fornecedor correto é selecionado
• Especificações do Item - Inclua descrições precisas, quantidades e preços unitários
• Informações de entrega - Especifique datas de entrega, localizações e instruções de envio
• Condições de pagamento - Defina quando e como o pagamento será feito
• Condições especiais - Adicionar quaisquer requisitos ou termos específicos na seção de notas
As ordens de compra se integram perfeitamente com outros documentos em seu fluxo de trabalho de compras:
• De orçamentos - Converter Orçamentos de compra aprovados diretamente em ordens de compra
• Para recibos - Registre entregas por meio de Recibos de mercadorias que referenciam a ordem de compra.
• Para faturas - Compare
O sistema rastreia automaticamente as quantidades e valores pendentes, ajudando você a monitorar o desempenho do fornecedor e garantir o cumprimento completo dos pedidos.
Este formulário contém os seguintes campos:
Insira a data da ordem de compra. Isso é tipicamente quando o pedido é feito ao fornecedor.
Insira um número de referência para esta ordem de compra. Isso pode ser o seu número de OC ou qualquer referência que ajude a rastrear o pedido.
Selecionar o fornecedor De quem você está fazendo o pedido. Isso determina a moeda e os termos de pagamento para o pedido.
Opcionalmente, vincule esta ordem de compra a um orçamento de compra. Isso ajuda a rastrear a conversão de orçamento para ordem e garante preços acordados.
Opcionalmente, adicione uma descrição ou notas sobre este pedido, como instruções de entrega ou requisitos especiais.
Insira os itens que você está pedindo. Cada linha inclui o item, quantidade, preço unitário e outros detalhes.
Marque esta caixa se os preços do seu fornecedor já incluírem imposto. Deixe desmarcado se o imposto for adicionado ao preço.
Marque esta caixa para exibir números de linha na ordem de compra. Isso ajuda a referenciar itens específicos ao se comunicar com fornecedores.
Marque esta caixa para habilitar uma coluna de desconto onde você pode registrar os descontos de itens negociados.
Selecionar se os descontos são inseridos como percentuais ou valores fixos.
Marque esta caixa se a retenção imposto se aplica a esta compra. Isso é tipicamente necessitado para certos tipos de serviços ou fornecedores.
Isto indica se a ordem de compra foi cancelada. Pedidos cancelados permanecem no sistema para manutenção de registros, mas estão inativos.