Kreditnotor är finansiella dokument som minskar det belopp en kund är skyldig dig. De ger en formell redovisning av återbetalningar, returer eller justeringar av kundkonton.
Använd detta formulär för att utfärda krediter till kunder när du behöver minska deras utestående saldo eller behandla återbetalningar.
Utfärda kreditnotor i följande situationer:
• Kund returnerar varor eller avbryter tjänster
• Du gjorde prissättningsfel på den ursprungliga fakturan som behöver korrigeras.
• Kund mottagen skadade, defekta eller felaktiga artiklar
• Du vill ge rabatter, återbetalningar eller goodwill-justeringar efter fakturering.
• Kund har överbetald och du behöver registrera kredit saldot.
När du skapar en kreditnota, följ dessa steg:
• Välj kunden från rullgardinsmenyn
• Referera till det ursprungliga fakturanumret om denna kredit hänför sig till en specifik faktura
• Ange artiklarna och kvantiteterna som krediteras - använd positiva kvantiteter
• Inkludera en tydlig beskrivning som förklarar anledningen till krediten
• Addera eventuella relevanta anteckningar eller referensnummer
Systemet hanterar automatiskt följande när du sparar en kreditnota:
• Uppdaterar kundens konto saldo för att minska vad de är skyldiga
• Återför kredit på lagerartiklar till lagret (om tillämpligt)
• Skapar de nödvändiga bokföringsposterna för att upprätthålla korrekta ekonomiska register
• Gör kredit tillgänglig för att tillämpa på framtida fakturor eller behandla som en återbetalning
Fyll i detaljerna för kreditnotan med fälten nedan. Obligatoriska fält är markerade med en asterisk ().
Ange datum när denna kreditnota utfärdas till kunden.
Detta datum bestämmer när krediten minskar kundens kontosaldo och visas i finansiella rapporter.
Ange ett referensnummer för denna kreditnota. Detta hjälper till att spåra och identifiera kreditnotan i kommunikationen.
Du kan använda automatisk numrering genom att lämna detta fält tomt, eller ange ditt eget referensnummer för bättre organisering.
Välj kunden som ska ta emot denna kreditnota. Deras faktureringsadress kommer automatiskt att fyllas i.
Kreditnotan kommer att minska vad denna kund är skyldig dig och kan tillämpas mot deras utestående fakturor.
Valfritt, länka denna kreditnota till en specifik försäljningsfaktura. Detta hjälper till att spåra vilken faktura som krediteras och kan automatiskt tillämpa krediten.
Om kopplad till en faktura, kommer krediten automatiskt att allokeras mot den specifika fakturans saldo.
Ange kundens faktureringsadress. Denna fylls automatiskt i från kundposten men kan ändras.
Adress visas på den utskrivna kreditnotan och bör matcha dit du skickar korrespondens till denna kund.
Om kunden använder en utländsk valuta, ange valutakursen för att omvandla till din basvaluta.
Valutakursen avgör hur det utländska valutabeloppet omvandlas till din basvaluta för redovisningsändamål.
Valfritt, addera en beskrivning eller anledning för denna kreditnota, såsom 'Produkt retur' eller 'Prisjustering'.
Denna beskrivning hjälper till att dokumentera varför krediten utfärdades och visas på rapporter men inte på kreditnotan i sig.
Ange de radartiklar som krediteras. Varje rad representerar en produkt eller tjänst med kreditbeloppet.
Raderna ska matcha vad som ursprungligen såldes, inklusive samma konton, momskoder och spårningskategorier.
Kryssa i den här rutan för att visa radnummer på kreditnotan. Detta hjälper till att referera till specifika artiklar.
Linjenummer gör det enklare att diskutera specifika artiklar med kunder och matcha dem till den ursprungliga fakturan.
Kryssa i denna ruta för att visa en beskrivningskolumn för varje artikelrad, vilket tillåter detaljerade förklaringar för varje kredit.
Beskrivningar hjälper till att förklara varför varje artikel krediteras, vilket är särskilt användbart för delkrediteringar eller justeringar.
Kryssa i denna ruta om beloppen du anger redan inkluderar moms. Lämna ofylld om moms ska beräknas på toppen.
Denna inställning bör matcha hur den ursprungliga fakturan skapades för att säkerställa noggranna momsberäkningar.
Kryssa i rutan om källskatt gäller för denna kreditnota. Detta justerar den källskatt som tidigare har registrerats.
Källskatte-krediter återställer källskatten som registrerades på den ursprungliga fakturan.
Kryssa i den här rutan om denna kreditnota också representerar en retur av fysiska varor, uppdaterar lagernivåerna.
När den är markerad kommer kreditnotan också att fungera som en godsmottagning, och addera de returnerade artiklarna tillbaka till lagret.
Välj ospecificerad plats där returnerade varor kommer att mottas tillbaka in i lagret.
Detta avgör vilket lager eller plats som tar emot de returnerade lagerartiklarna för framtida försäljning.