Formuläret för
Vanliga betalningstyper inkluderar inköp från leverantörer, medarbetarlöner, momsbetalningar till myndigheter, hyra, verktyg och andra företag kostnader. Formuläret erbjuder specialiserade funktioner för olika betalningssituationer.
För att registrera en betalning, börja med att välja bank- eller kontantkonto som pengarna ska betalas från. Ange datumet när betalningen gjordes eller kommer att göras. Ange sedan vem som mottog betalningen genom att välja betalningsmottagarens slag och den specifika mottagaren.
För betalningar till leverantörer visar systemet automatiskt eventuella utestående inköpsfakturor. Du kan välja vilka fakturor som ska betalas och ange beloppet för varje. Formuläret visar fakturasaldot för att hjälpa till att säkerställa korrekt betalningstilldelning.
För andra betalningar, tilldela betalningsbeloppet till lämpliga kostnadskonton. Du kan dela en enda betalning mellan flera konton om det behövs. Till exempel kan en betalning för tjänster delas mellan elektricitet och vattenkostnadskonton.
Markera betalningar som pågående om de inte har blivit klarade på ditt bankkonto än. Denna status hjälper med bankavstämning genom att särskilja mellan betalningar som har registrerats men ännu inte har behandlats av banken. När betalningen klaras kan du uppdatera dess status.
Formuläret stödjer momsspårning genom att låta dig specificera skattebelopp på betalningslinjer. Du kan även bifoga stödjande dokumentation såsom kvitton eller fakturor för att upprätthålla en fullständig revisionsspår. Anpassade fält kan adderas för att fånga ytterligare information som är specifik för dina företagsbehov.
Betalningsformuläret innehåller följande fält:
Ange datumet när du gjorde denna betalning.
Detta datum bestämmer när betalningen registreras i dina böcker och vilken redovisningsperiod den tillhör.
För checkar, använd det datum som står skrivet på checken. För elektroniska betalningar, använd transaktionsdatumet.
Ange ett referensnummer för att unikt identifiera denna betalning.
Vanliga referenser inkluderar checknummer, bekräftelser på överföringar eller elektroniska betalnings-ID:n.
Referenser hjälper dig att matcha betalningar till kontoutdrag och locate specifika transaktioner senare.
Välj
Det valda kontots saldo kommer att minska med betalningens belopp.
Om du inte har skapat betalningskontot ännu, skaffa det först under
Välj clearingstatus för bankbetalningar.
Välj
Välj
Denna status är avgörande för korrekt bankavstämning och kassaflödesrapportering.
Ange
Denna taxa gäller när betalning görs från ett bankkonto i utländsk valuta.
Valutakursen bestämmer basvalutans värde för finansiell rapportering.
Du kan konfigurera automatiska valutakurser under
Välj slag av betalningsmottagare som får denna betalning.
Välj
Välj
Välj
Ange en valfri beskrivning för att ge sammanhang kring denna betalning.
Beskrivningar hjälper till att identifiera betalningssyftet när transaktioner granskas.
Inkludera detaljer som fakturanummer, inköpsorderreferenser eller anledningen till betalning.
Addera radartiklar för att fördela denna betalning till lämpliga konton.
Varje rad kan bokföras på olika
Använd flera linjer för att dela en enskild betalning över olika kostnadskategorier eller fakturor.
Linjer utan konton kommer automatiskt att tilldelas de äldsta obetalda fakturorna för den valda leverantören.
Välj en
När en artikel är vald, fylls det lämpliga kostnadskontot automatiskt i baserat på artikelns inställningar.
Lämna tomt om du istället vill ange kontot manuellt.
Välj kontot för att kategorisera denna betalningsrad.
Om du valde en
För direkta kostnadsbetalningar, välj det lämpliga kostnadskontot från din
Vanliga kostnadskonton inkluderar verktyg, hyra, förnödenheter eller professionella avgifter.
För betalningar till leverantörer mot fakturor, välj
När du betalar leverantörer kan du välja en specifik
Automatisk tilldelning tillämpar betalningar på de äldsta obetalda fakturorna först (FIFO metod).
För inköp av anläggningstillgångar, välj
För faktureringsbara kostnader som kunder kommer att återbetala, välj
För medarbetarbetalningar efter löneutbetalning, välj
Valet av konto avgör hur denna betalning visas i finansiella rapporter och påverkar kontonas saldo.
Ange en beskrivning för denna betalningsrad.
Beskrivningar ger detaljer om vad denna specifika radartikel betalar för.
Detta fält visas endast när kolumnen
Ange mängden artiklar som köps.
För lagerartiklar, detta uppdaterar dina lagernivåer på den angivna platsen.
För tjänster, ange timmar, enheter eller andra mätbara kvantiteter.
Detta fält visas endast när kolumnen
Ange priset per enhet för denna radartikel.
Ápriset multiplicerat med mängden ger radens totalt före rabatter och moms.
För tjänster kan detta vara en timtaxa eller pris per enhet av tjänst.
Välj
Detta avgör vilket lager eller plats som kommer att ta emot det inköpta lagret.
Visas endast när du har aktiverat lagerplatser och köper lagerartiklar.
Aktivera linjenummer för att visa sekventiell numrering för varje betalningsrad.
Linjenummer hjälper när man diskuterar eller refererar till specifika linjer i komplexa betalningar.
Nyttig för att matcha betalningsdetaljer med stödjande dokumentation eller inköpsorder.
Aktivera
Linje beskrivningar dokumenterar vad varje del av en split betalning är för.
Väsentlig för kostnadsbetalningar som behöver detaljerad dokumentation för godkännande eller återbetalning.
Aktivera
Avgörande för inköp där du behöver registrera kvantiteter och styckkostnader.
Även användbart för tjänster som debiteras per timme, enheter eller andra mätbara kvantiteter.
Systemet beräknar radtotalt genom att multiplicera kvantitet med ápris.
Aktivera
Välj mellan procentsats rabatter eller fasta belopp rabatter.
Rabatter beräknas per rad och minskar beloppet före momsberäkningar.
Användbart för rabatter för tidig betalning, volymrabatter eller förhandlade prisreduceringar.
Ange om radbeloppen inkluderar eller exkluderar moms.
Kryssa i denna ruta om beloppen är momsfria - moms kommer att beräknas och adderas till radernas belopp.
Låt vara avmarkerad om beloppen redan inkluderar moms - moms kommer att beräknas men ingå i radbeloppet.
Denna inställning påverkar det slutgiltiga betalningsbeloppet och hur skattebeloppen visas.
Aktivera fastställt totalt för att tvinga denna betalning att matcha ett specifikt belopp.
Nyttigt när du behöver matcha exakta banktransaktionsbelopp eller hantera avrundningsskillnader.
Eventuell skillnad mellan rader och det fastställda totalt kommer att automatiskt bokföras på
Avräkningskonto-posten hjälper dig att undersöka och korrigera avvikelser senare.
Aktivera anpassad titel för att ersätta standardrubriken 'Betalning' på formulär.
Nyttig för att skapa specialiserade betalningstyper som 'Utgiftsersättning' eller 'Leverantörsbetalning'.
Den anpassade titeln visas på utskrivna och e-postade betalningsformulär.
Aktivera skattebelopp-kolumnen för att visa beräknad moms för varje rad.
Visar hur moms beräknas rad för rad, med avrundning tillämpad på varje rad separat.
Hjälper till att verifiera momsberäkningar och säkerställer efterlevnad av momsavrundningsregler.
Det totala momsen är summan av individuellt avrundade radmomser, inte en beräkning på det totala.
Aktivera anpassade fotnoter för att addera ytterligare information längst ner på betalningsformulär.
Fotnoter kan inkludera betalningsvillkor, betalningsinstruktioner eller auktorisationssignaturer.
Skapa återanvändbara fotnoter under