En
Inköpsorder formaliserar ditt åtagande att köpa och skapar en juridisk skyldighet mellan dig och din leverantör.
Inköpsorder har flera viktiga funktioner i din inköpsprocess:
• Godkännande - De ger formellt godkännande för inköp och fastställer utgiftskontroller
• Juridiskt skydd - De Skapar ett bindande avtal med tydliga villkor och bestämmelser
• Budgetkontroll - De hjälper till att spåra ålagda kostnader mot tillgängliga budgetar
• Inventarieförvaltning - De säkerställer att material beställs i tid för att upprätthålla optimala lagerhållningsnivåer
• Matchning av fakturor - De tillhandahåller en referens för att verifiera leverantörsfakturor mot överenskomna priser och kvantiteter
När du skapar en inköpsorder, var noga med att:
• Leverantörsuppgifter - Se till att rätt leverantör är vald
• Artikel specifikationer - Inkludera korrekta beskrivningar, kvantiteter och ápriser
• Leveransinformation - Specificera leveransdatum, platser, och fraktinstruktioner
• Betalningsvillkor - Definiera när och hur betalning kommer att göras
• Särskilda villkor - Addera eventuella specifika krav eller villkor i anteckningsavsnittet
Inköpsorder integreras sömlöst med andra dokument i din upphandlingsarbetsflöde:
• Från offert - Konvertera godkända Inköps Offert direkt till inköpsorder
• Till kvitton - Registrera leveranser genom
• Till fakturor - Matcha
Systemet spårar automatiskt utestående kvantiteter och belopp, vilket hjälper dig att övervaka leverantörens prestation och säkerställa fullständig genomförande av beställningar.
Denna formulär innehåller följande fält:
Ange datumet för inköpsordern. Detta är vanligtvis när beställningen görs till leverantören.
Ange ett referensnummer för denna inköpsorder. Detta kan vara ditt PO-nummer eller någon referens som hjälper till att spåra beställningen.
Välj leverantören Från vilken du beställer. Detta bestämmer Valuta och betalningsvillkor för beställningen.
Valfritt, koppla denna inköpsorder till ett inköpserbjudande. Detta hjälper till att spåra offert-till-order konvertering och säkerställer överenskomna priser.
Valfritt, addera en beskrivning eller anteckningar om denna beställning, såsom leveransinstruktioner eller särskilda krav.
Ange de artiklar du beställer. Varje rad inkluderar artikeln, kvantitet, ápris och andra detaljer.
Kryssa i denna ruta om priserna från din leverantör redan inkluderar moms. Lämna avkryssad om moms läggs på toppen av priserna.
Kryssa i den här rutan för att visa linjenummer på inköpsordern. Detta hjälper till att referera till specifika artiklar när du kommunicerar med leverantörer.
Kolla i den här rutan för att aktivera en rabattkolumn där du kan registrera förhandlade artikelsrabatter.
Välj om rabatter anges som procentsatser eller fasta belopp.
Kryssa i denna ruta om källskatt gäller för detta köp. Detta krävs vanligtvis för vissa slag av tjänster eller leverantörer.
Detta anger huruvida inköpsordern har avbrutits. Avbrutna beställningar förblir i systemet för dokumentation men är inaktiva.