Використовуйте цю форму, щоб створити нових клієнтів або редагувати інформацію про існуючих клієнтів.
Записи клієнтів допомагають вам відстежувати продажі, видаткові накладні та залишки для кожного клієнта.
Заповніть наступні поля, щоб налаштувати запис вашого клієнта:
Введіть назву клієнта, як вона повинна з'являтися у всіх транзакціях та звітах.
Ця назва буде відображатися у спадних списках по всій системі та на надрукованих документах, таких як видаткові накладні та виписки.
Введіть унікальний код клієнта, щоб швидко ідентифікувати цього клієнта в системі.
Коди клієнтів є необов'язковими, але рекомендованими для бізнесів з багатьма клієнтами. Вони дозволяють вам здійснювати пошук за кодом або назвою у випадаючих меню по всій системі.
Звичайні приклади включають номери рахунків, скорочення або алфавітно-цифрові коди, такі як 'CUST001' або 'ACME-NY'.
Встановіть максимум, який цей клієнт може заборгувати в будь-який час. Це допомагає контролювати кредитний ризик та управляти грошовим потоком.
Щоб контролювати використання к-т, увімкніть стовпець <код>Доступний кредит на вкладці <код>Клієнти. Це показує залишок к-ту перед створенням нових видаткових накладних.
Залиште пустим для необмеженого кредиту. Кредитний ліміт перевіряється при створенні нових видаткових накладних, але не застосовується для інших операцій.
Призначте іноземну валюту клієнтам, які працюють в іншій валюті, ніж ваша базова валюта. За замовчуванням усі рахунки клієнтів ведуться в вашій базовій валюті. Вибір іноземної валюти призведе до випуску всіх операцій (цитат, замовлень, видаткових накладних, кредитних нот) в цій валюті.
Примітка: Ця опція з'являється лише якщо в системі створені іноземні валюти.
Введіть повну адресу для виставлення рахунку клієнта, як вона має з'являтися у видаткових накладних та інших документах з продажу.
Ця адреса автоматично заповнюється при створенні нових Видаткових накладних, Рахунків-Фактур, Комерційних пропозицій або кредитових авізо для цього клієнта.
Включіть вуличну адресу, місто, штат/провінцію, поштовий код та країну для повної документації.
Введіть адресу доставки клієнта, якщо вона відрізняється від адреси для виставлення рахунку.
Ця адреса автоматично заповнюється при створенні нових Пакувальних Листів для цього Клієнта.
Видно лише якщо вкладка Пакувальний Лист увімкнена. Залиште порожнім, якщо адреса доставки є такою ж, як адреса для виставлення рахунку.
Введіть основну адресу email клієнта для надсилання видаткових накладних, виписок та інших комунікацій.
Ця адреса email автоматично заповнюється при використанні функції email у Manager для надсилання документів клієнту.
Переконайтеся, що адреса email є дійсною та активно контролюється клієнтом для важливих бізнес-комунікацій.
Призначте цього клієнта до спеціального відділу для звітності по відділах та відстеження прибутку.
Підрозділи допомагають аналізувати прибутковість за сегментами бізнесу, місцезнаходженням або лінією продуктів. Усі транзакції для цього клієнта будуть розподілені до вибраного підрозділу.
Це поле з'являється лише якщо підрозділи увімкнені в <код>Установки → <код>Підрозділи.
Виберіть спеціальний контрольний рахунок, якщо цей клієнт повинен використовувати інший рахунок дебіторської заборгованості, ніж за замовчуванням.
Спеціальні контрольні рахунки є корисними для сегментації різних типів клієнтів, таких як роздрібні проти оптових або внутрішні проти міжнародних.
Це поле з'являється тільки якщо спеціальні контрольні рахунки для клієнтів були створені у <код>Установки → <код>Контрольні рахунки.
Увімкніть цю опцію, щоб встановити спеціальні умови оплати для цього клієнта, які відрізняються від ваших стандартних умов.
Коли увімкнено, вкажіть кількість днів після дати видаткової накладної, коли оплата підлягає сплаті. Наприклад, введіть 30 для умов оплати чистий 30.
Ці умови автоматично застосовуватимуться до всіх нових <код>Видаткових накладних, створених для цього клієнта.
Порада: Якщо всі клієнти мають однакові умови оплати, налаштуйте строки сплати за замовчуванням у <код>Формах за замовчуванням для видаткових накладних.
Увімкніть цю опцію, щоб встановити спеціальний погодинний тариф для цього клієнта.
Коли увімкнено, введіть погодинну ставку для стягування з цього клієнта за час для оплати. Цей тариф автоматично заповниться при запису <код>Оплачуваних годин.
Корисно для сервісних бізнесів, які стягують різні тарифи залежно від угод з клієнтами, типів проектів або рівнів послуг.
Порада: Якщо всіх клієнтів обслуговують за однаковою погодинною ставкою, налаштуйте тариф за замовчуванням у <код>Форми за замовчуванням для часу для оплати.
Позначте цього клієнта як неактивного, щоб приховати його з випадаючих списків вибору, зберігаючи всі історичні транзакції.
Використовуйте це для клієнтів, з якими ви більше не ведете бізнес. Неактивні клієнти все ще можуть бути переглянуті, і їхні операції залишаються у звітах.
Ви можете повторно активувати клієнта в будь-який час, знявши позначку з цього поля.
Додати спеціальні поля для відстеження додаткової інформації про клієнтів, специфічної для потреб вашого бізнесу.
Спеціальні поля дозволяють вам збирати інформацію, не включену до стандартної форми клієнта, таку як тип клієнта, бажані умови оплати або спеціальні вимоги.
Вивчайте більше про створення та управління спеціальними полями: Спеціальні поля
Якщо бізнес-юридична особа є і клієнтом, і постачальником, створіть окремі записи в обох вкладках <код>Клієнти та <код>Постачальники.
Це розділення забезпечує точний облік дебіторської та кредиторської заборгованості, навіть при взаємодії з однією й тією ж сутністю.
Щоб компенсувати залишки між рахунками клієнта та постачальника для одного й того ж суб'єкта:
• Варіант 1: Створити кредитове авізо для зменшення залишку клієнта та дебетовий меморандум для зменшення залишку постачальника
• Варіант 2: Використайте Проводку для переказу сум між контрольними рахунками Дебіторська заборгованість та Кредиторська заборгованість