Замовлення на закупівлю є офіційним документом, відправленим постачальникам, який уповноважує їх доставляти конкретні товари або послуги за узгодженими цінами та умовами.
Замовлення на закупівлю формалізують ваше зобов'язання до закупівлі та створюють правові зобов'язання між вами та вашим постачальником.
Замовлення на закупівлю виконують кілька критично важливих функцій у вашому процесі закупівель:
• Авторизація - Вони надають офіційне затвердження для покупок та встановлюють контроль за витратами
• Правова захист - Вони створюють обов'язкову угоду з чіткими умовами та положеннями
• Контроль бюджету - Вони допомагають відстежувати підтверджені витрати порівняно з наявними бюджетами
• Управління запасами - Вони забезпечують своєчасне замовлення матеріалів для підтримки оптимальних рівнів запасів
• Співпадіння видаткових накладних - Вони забезпечують посилання для перевірки видаткових накладних постачальників проти узгоджених цін та кількостей
При створенні замовлення на закупівлю звертайте пильну увагу на:
• Деталі постачальника - Переконайтесь, що обрано правильного постачальника
• Специфікація товару/послуги - Включає точні описи, кількості та ціни за од.
• Інформація про доставку - Вкажіть дати доставки, місцезнаходження та інструкції.
• Умови оплати - Визначте, коли та як буде здійснено оплату
• Спеціальні умови - Додати будь-які специфічні вимоги або умови у розділі приміток
Замовлення на закупівлю безшовно інтегруються з іншими документами у вашому процесі закупівлі:
• Від цитат - Перетворити затверджені Пропозиції купівлі безпосередньо в замовлення на закупівлю
• До отримання - Записати поставки через Отримання товарів, що посилаються на замовлення на закупівлю
• До видаткових накладних - Порівняти <код>Прибуткові накладні з замовленнями на закупівлю для перевірки цін та кількостей
Система автоматично відстежує невиконані кількості та суми, допомагаючи вам контролювати продуктивність постачальників та забезпечувати повне виконання замовлень.
Ця форма містить такі поля:
Введіть дату замовлення на закупівлю. Це зазвичай тоді, коли замовлення розміщується у постачальника.
Введіть номер посилання для цього Замовлення на закупівлю. Це може бути ваш номер PO або будь-яке посилання, яке допомагає відстежити замовлення.
Виберіть постачальника, у якого ви робите замовлення. Це визначає валюту та умови оплати для замовлення.
Необов'язково, зв'яжіть це замовлення на закупівлю з пропозицією купівлі. Це допомагає відстежувати конверсію цитати в замовлення та гарантує погоджені ціни.
Необов'язково, додайте опис або примітки про це замовлення, такі як іструкції доставки або спеціальні вимоги.
Введіть назви товарів/послуг, які ви замовляєте. Кожна лінія містить назву товару/послуги, кількість, ціну за од. та інші деталі.
Позначте цей прапорець, якщо ціни від вашого постачальника вже включають податок. Залиште незазначеним, якщо податок додається зверху на ціни.
Відмітьте цей прапорець, щоб відобразити номери рядків в замовленні на закупівлю. Це допомагає посилатися на конкретні назви товарів/послуг під час спілкування з постачальниками.
Відмітьте це поле, щоб увімкнути стовпець знижок, де ви можете записувати узгоджені знижки на лінії товарів/послуг.
Вибрати, чи знижки введені у вигляді відсотків або фіксованих сум.
Позначте це поле, якщо утримуваний податок застосовується до цієї покупки. Це зазвичай потрібно для певних типів послуг або постачальників.
Це вказує на те, чи було скасовано замовлення на закупівлю. Скасовані замовлення залишаються в системі для ведення записів, але є неактивними.