Formulář Účetní zápis vám umožňuje vytvořit ruční účetní zápisy pro transakce, které nelze zaznamenat prostřednictvím standardních formulářů, jako jsou faktury, příjmy nebo platby.
Účetní záznamy poskytují přímý přístup k vaší hlavní knize, což vám umožňuje zaznamenávat složité transakce, úpravy, opravy a přechodové úpravy na konci období.
Každý účetní zápis musí být vyvážen (dluhy se rovnají kreditům), aby byla zachována integrita vašeho systému podvojného účetnictví.
Běžné použití zahrnuje zaznamenávání odpisů, úprav, předplacených plateb, transakcí mezi společnostmi a úprav na konci roku.
Při vytváření účetního zápisu poskytněte jasný popis vysvětlující účel zápisu pro účely auditní stopy.
Zadejte částky dluhu do sloupce dluhu a částky kreditu do sloupce kreditu pro každý dotčený účet.
Můžete přiřadit položky k specifickým sledovacím kategoriím, jako jsou zákazníci, dodavatelé nebo skladové položky.
Vždy se ujistěte, že váš záznam je vyvážený před uložením—systém zabrání zaznamenání nevyvážených záznamů.
Tento formulář obsahuje následující pole:
Zadejte datum, kdy by měl být tento účetní zápis zaevidován ve vašich účetních záznamech.
Datum určuje, do kterého účetního období transakce patří a kdy se objeví ve finančních zprávách.
Zadejte jedinečné číslo reference pro identifikaci tohoto účetního zápisu.
Reference vám pomáhá později najít konkrétní transakce a může být použita pro auditní stopy nebo křížové odkazy se zdrojovými dokumenty.
Můžete použít automatické číslování zaškrtnutím zaškrtávacího políčka, nebo zadat svůj vlastní systém referencí.
Vyberte
Tento prostor se zobrazí pouze tehdy, když jste vytvořili cizí měny v Nastavení → Měny.
Když je vybráno, všechny částky v tomto účetním zápisu budou zadány v zvolené cizí měně.
Zadejte
Měnový kurz určuje, jak jsou částky v cizí měně převáděny pro vykazování ve vaší základní měně.
Můžete nakonfigurovat automatické načítání měnových kurzů v
Zadejte popis, který vysvětluje účel a kontext tohoto účetního zápisu.
Dobré popisy vám pomáhají porozumět transakci při jejím pozdějším přezkoumání a jsou nezbytné pro účely auditu.
Zahrňte relevantní detaily, jako jsou čísla faktur, reference smlouvy nebo obchodní důvod pro zápis.
Přidat dluhové a kreditní řádky k zaznamenání, jak tato transakce ovlivňuje vaše účty.
Každý řádek představuje jeden účet, který je buď dlužen, nebo mu je přidán kredit.
Základní účetní pravidlo platí: celkové debity musí být rovny celkovým kreditům, aby byl záznam vyrovnaný.
Pokud je položka mimo rovnováhy, objeví se chybová zpráva, která zobrazuje rozdíl.
Při použití
Tato klasifikace určuje, jak se transakce zobrazuje v daňových zprávách a které daňové účty jsou ovlivněny.
Vyberte 'Prodej' pro příjmové transakce nebo 'Nákup' pro výdajové transakce.
Povolte sloupec
Když je položka vybrána, odpovídající příjmový nebo výdajový účet je automaticky naplněn na základě nastavení položky.
To je užitečné pro zaznamenávání úprav zásob, odepsání nebo jiných transakcí na bázi položek.
Povolte sloupec Popis pro přidání podrobných vysvětlení pro jednotlivé řádky účetního zápisu.
Popisy řádků poskytují další kontext pro každý dluh a kredit, což usnadňuje pochopení zápisu.
Tohle je zvlášť užitečné pro složité záznamy s více řádky, které ovlivňují různé účty.
Povolit sloupec Množství pro zaznamenávání množství pro skladové položky nebo měřitelné služby.
Množství pomáhají sledovat pohyby zásob a jsou nezbytná pro udržení přesných úrovní zásob.
Když se používá se skladovými položkami, množství ovlivňuje vaše skladové zásoby a výpočet nákladů zboží.
Označte tento účetní zápis jako hotovostní transakci, pokud zahrnuje skutečný pohyb hotovosti.
Pennyžní transakce jsou rozlišené od accrual záznamů a ovlivňují, jak se objevují ve výkazu o peněžních tocích.
Příklady zahrnují hotovostní prodeje, hotovostní nákupy nebo jakoukoli transakci zahrnující okamžitou platbu.