Nákupní objednávka je oficiální dokument odeslaný dodavatelům, který je oprávňuje k dodání konkrétních zboží nebo služeb za dohodnuté ceny a podmínky.
Nákupní objednávky formalizují váš závazek k nákupu a vytvářejí právní povinnost mezi vámi a vaším dodavatelem.
Nákupní objednávky plní v rámci vašeho nákupního procesu několik důležitých funkcí:
• Oprávnění - Poskytují formální schválení pro nákupy a stanovují kontroly výdajů
• Právní ochrana - Vytvořit závaznou smlouvu s jasnými podmínkami a omezeními
• Kontrola rozpočtu - Pomáhají sledovat závazné náklady vůči dostupným rozpočtům
• Správa zásob - Zajišťují včasné objednávání materiálů k udržení optimálních úrovní zásob
• Shoda faktur - Poskytují reference pro ověřování faktur dodavatelů proti dohodnutým cenám a množstvím.
Při vytváření nákupní objednávky věnujte pozornost:
• Podrobnosti o dodavateli - Ujistěte se, že je vybrán správný dodavatel
• Specifikace položky - Zahrňte přesné popisy, množství a ceny za jednotku
• Informace o dodání - Uveďte datumy dodání, polohy a pokyny k přepravě
• Podmínky platby - Definujte, kdy a jak bude platba provedena
• Zvláštní podmínky - Přidejte jakékoli konkrétní požadavky nebo podmínky do sekce Poznámky
Nákupní objednávky se bezproblémově integrují s jinými dokumenty ve vašem procesu nakupování:
• Od nabídek - Převést schválené Nákupní nabídky přímo na nákupní objednávky
• Do příjmů - Zaznamenejte dodávky prostřednictvím Příjem zboží, které odkazují na nákupní objednávku
• Do faktur - Porovnejte
Systém automaticky sleduje nevyřízené množství a částky, což vám pomáhá sledovat výkonnost dodavatele a zajistit úplné splnění objednávek.
Tento formulář obsahuje následující pole:
Zadejte datum nákupní objednávky. To je obvykle, kdy je objednávka zadána dodavateli.
Zadejte číslo reference pro tuto nákupní objednávku. Může to být vaše číslo PO nebo jakákoli reference, která pomůže sledovat objednávku.
Vyberte dodavatele, od kterého objednáváte. To určuje měnu a podmínky platby pro objednávku.
Volitelně, propojte tuto nákupní objednávku s nákupní nabídkou. To pomáhá sledovat konverzi nabídky na objednávku a zajišťuje dohodnuté ceny.
Volitelně přidejte popis nebo poznámky k této objednávce, jako jsou dodací pokyny nebo zvláštní požadavky.
Zadejte položky, které objednáváte. Každý řádek zahrnuje položku, množství, cenu za jednotku a další detaily.
Zaškrtněte toto políčko, pokud ceny od vašeho dodavatele již zahrnují daň. Nechte nezaškrtnuté, pokud je daň přidána navíc k cenám.
Zaškrtněte toto políčko, abyste na nákupní objednávce zobrazili čísla řádků. To pomáhá odkazovat na konkrétní položky při komunikaci s dodavateli.
Zaškrtněte toto políčko pro aktivaci sloupce slev, kde můžete zaznamenávat vyjednané slevy na položky.
Vyberte, zda jsou slevy zadávány jako procenta nebo pevné částky.
Zaškrtněte toto políčko, pokud se na tuto koupi vztahuje srážková daň. To je obvykle povinné pro určité typy služeb nebo dodavatelů.
To označuje, zda byla nákupní objednávka zrušena. Zrušené objednávky zůstávají v systému pro evidenci, ale jsou neaktivní.