یادداشت اعتبار اسناد مالی هستند که مبلغی را که یک مشتری به شما دارد کاهش می دهند. آنها رکورد رسمی استردادها، بازگشت ها یا تنظیمات به حساب های مشتریان را فراهم می کنند.
از این فرم برای صدور بستانکار به مشتریان استفاده کنید وقتی که نیاز دارید مانده آنها را کاهش دهید یا بازپرداخت ها را پردازش کنید.
یادداشت اعتبار را در موارد زیر صادر کنید:
• مشتری کالاها را بازمی‌گرداند یا خدمات را انصراف می‌دهد
شما در فاکتور اصلی خطاهای قیمتی ایجاد کرده‌اید که نیاز به تصحیح دارند
• مشتری نام کالا/خدمات های آسیب دیده، معیوب یا نادرست دریافت کرد
• شما می‌خواهید تخفیف‌های پس از فاکتور، بازپرداخت‌ها یا کمک‌های حسن نیت را اعطا کنید
• مشتری بیش از میزان پرداخت شده و شما نیاز دارید تا مانده بستانکار را ثبت کنید
هنگام ایجاد یک یادداشت بستانکار، مراحل زیر را دنبال کنید:
• مشتری را از لیست کشویی انتخاب کنید
• شماره پیگیری فاکتور فروش اصلی را در صورتی که این بستانکار به فاکتور خاصی مربوط می شود، ذکر کنید.
• نام کالا/خدمات و مقادیر مربوط به بستانکار را وارد کنید - از مقادیر مثبت استفاده کنید
• شامل یک شرح واضح که دلیل بستانکار را توضیح دهد
• هر یادداشت یا شماره پیگیری مرتبط را اضافه کنید
سیستم خودکار موارد زیر را زمانی که شما یادداشت بستانکار را ذخیره می‌کنید، مدیریت می‌کند:
• مانده حساب مشتری را بروزرسانی می‌کند تا مبلغی که بدهکار است کاهش یابد
• موارد موجودی کالای بستانکار شده را به انبار بازمی‌گرداند (در صورت امکان)
• ایجاد ورودی‌های حسابداری لازم برای حفظ سوابق مالی دقیق
• بستانکار را برای اعمال در فاکتورها یا پردازش به عنوان استرداد در دسترس قرار می‌دهد
جزئیات یادداشت بستانکار را با استفاده از فیلدهای زیر کامل کنید. فیلدهای لازم با یک ستاره (*) علامت‌گذاری شده‌اند.
تاریخ صدور این یادداشت بستانکار به مشتری را وارد کنید.
این تاریخ مشخص می‌کند که چه زمانی بستانکار مانده حساب مشتری کاهش می‌یابد و در گزارشات مالی نمایش داده می‌شود.
شماره پیگیری را برای این یادداشت بستانکار وارد کنید. این به ردیابی و شناسایی یادداشت بستانکار در ارتباطات کمک می‌کند.
شما می‌توانید شماره‌گذاری خودکار را با خالی گذاشتن این فیلد استفاده کنید، یا شماره پیگیری خود را برای سازماندهی بهتر وارد کنید.
مشتری را انتخاب کنید که این یادداشت بستانکار را دریافت خواهد کرد. آدرس صورت حساب آنها به طور خودکار پر خواهد شد.
یادداشت بستانکار مبلغی را که این مشتری به شما بدهکار است کاهش می‌دهد و می‌تواند به فاکتورهای معوقه آنها اعمال شود.
اختیاری، این یادداشت بستانکار را به یک فاکتور فروش خاص لینک کنید. این به دنبال کردن اینکه کدام فاکتور بستانکار می شود کمک می کند و می تواند به طور خودکار بستانکار را اعمال کند.
اگر به یک فاکتور مرتبط باشد، بستانکار خودکار به مانده آن فاکتور خاص اختصاص داده خواهد شد.
آدرس صورت حساب مشتری را وارد کنید. این آدرس به صورت خودکار از رکورد مشتری تکمیل می‌شود اما می‌تواند تغییر یابد.
آدرس در یادداشت بستانکار چاپ شده ظاهر می‌شود و باید با جایی که شما مکاتبات را به این مشتری ارسال می‌کنید، مطابقت داشته باشد.
اگر مشتری از یک ارز جانبی استفاده می‌کند، نرخ مبادله برای تبدیل آن به واحد پول اصلی خود را وارد کنید.
نرخ مبادله تعیین می‌کند که چگونه مقدار ارز جانبی به واحد پول اصلی شما برای اهداف حسابداری تبدیل می‌شود.
به صورت اختیاری، یک شرح یا دلیل برای این یادداشت بستانکار اضافه کنید، مانند 'بازگشت محصول' یا 'تنظیم قیمت'.
این شرح به مستند کردن علت صدور بستانکار کمک می‌کند و در گزارشات ظاهر می‌شود اما در یادداشت بستانکار خود ظاهر نمی‌شود.
معاملات بستانکار را وارد کنید. هر خط نمایانگر یک کالا یا خدمات با مبلغ بستانکار است.
موارد خط باید با آنچه که در ابتدا فروخته شده مطابقت داشته باشد، از جمله حساب های مشابه، کدهای مالیاتی و دسته های پیگیری.
این کادر را تیک بزنید تا شماره‌های خط در یادداشت بستانکار نمایش داده شوند. این به مشخص کردن نام کالا/خدمات خاص کمک می‌کند.
شماره های خط بحث در مورد کالاهای خاص با مشتریان را آسان تر می کند و آنها را با فاکتور اصلی مطابقت می دهد.
این کادر را تیک بزنید تا یک ستون شرح برای هر خط کالا/خدمات نمایش داده شود و توضیحات دقیق برای هر بستانکار فراهم گردد.
شرح‌ها کمک می‌کنند توضیح دهند چرا هر نام کالا/خدمات بستانکار می‌شود، که به ویژه برای بستانکارهای جزئی یا تنظیمات مفید است.
این کادر را تیک بزنید اگر مبلغ‌های وارد شده شامل مالیات هستند. اگر مالیات باید به مبلغ اضافه شود، تیک را بردارید.
این تنظیمات باید با نحوه ایجاد فاکتور اصلی مطابقت داشته باشد تا محاسبات دقیق مالیات را تضمین کند.
این جعبه را نشانه‌گذاری کنید اگر مالیات به این یادداشت بستانکار اعمال می‌شود. این مالیات قبلاً ثبت‌شده را تنظیم می‌کند.
بستانکارهای مالیات، مالیاتی که در فاکتور اصلی ثبت شده بود را معکوس می‌کنند.
اگر این یادداشت بستانکار همچنین نمایانگر بازگشت کالاهای فیزیکی است، این کادر را تیک بزنید تا سطوح موجودی به روز شوند.
زمانی که بررسی شود، یادداشت بستانکار نیز به عنوان رسید کالاها عمل خواهد کرد و اقلام برگشتی را به موجودی اضافه می‌کند.
موقعیت موجودی را انتخاب کنید که در آن کالاهای بازگشتی به موجودی دریافت خواهند شد.
این تعیین می‌کند که کدام انبار یا مکان موارد موجودی کالا که برای فروش مجدد برگشت داده شده‌اند را دریافت می‌کند.