فرم ویرایش مشتری در Manager.io جایی است که مشتریان جدید ایجاد می‌شوند و مشتریان موجود ویرایش می‌شوند. این فرم شامل چندین فیلد است که اطلاعات دقیق مشتری و سفارشی‌سازی نحوه مدیریت تراکنش‌ها برای هر مشتری را امکان‌پذیر می‌سازد. در زیر توضیح هر فیلد و هدف آن آمده است.
نام مشتری را وارد کنید. این یک فیلد اجباری است که در سراسر سیستم برای شناسایی مشتری استفاده می‌شود.
اختیاری، یک کد مشتری وارد کنید. کدهای مشتری اجازه می‌دهند که در منوهای کشویی که انتخاب مشتری ضروری است، مشتریان را بر اساس کد یا نام جستجو کنید. این برای انتخاب سریع یا زمانی که چندین مشتری نام‌های مشابه دارند مفید است.
مجموع اعتبار کل را برای اینکه مشتری چقدر می‌تواند به‌صورت اعتبار خرید کند، تنظیم کنید. این یک فیلد اختیاری است. برای مشاهده اعتبار باقی‌مانده قبل از ایجاد فاکتورهای جدید، اطمینان حاصل کنید که ستون اعتبار موجود در برگه مشتریان فعال شده باشد. این کمک می‌کند تا خطر اعتباری مشتریان را مدیریت کنید.
به مشتریانی که با ارزی متفاوت از ارز پایه شما فعالیت می‌کنند، ارز خارجی اختصاص دهید. به طور پیش‌فرض، تمام حساب‌های مشتریان به ارز پایه شما هستند. زمانی که ارزی خارجی انتخاب می‌شود، تمام تراکنش‌ها برای آن مشتری—مانند پیش‌فاکتورها، سفارشات، فاکتورها و یادداشت‌های اعتباری—به آن ارز صادر می‌شود. این گزینه تنها در صورتی ظاهر می‌شود که ارزهای خارجی در سیستم ایجاد شده باشند.
آدرس صورتحساب مشتری را وارد کنید. این آدرس به طور خودکار فاکتورهای جدید، سفارشات، پیش‌نویس‌ها یا یادداشت‌های اعتباری برای این مشتری را پر خواهد کرد و به صرفه‌جویی در زمان و اطمینان از یکسان بودن کمک می‌کند.
اگر برگه یادداشت های تحویل در حال استفاده است، آدرس تحویل مشتری را اینجا وارد کنید. این آدرس به صورت خودکار در یادداشت های تحویل جدید برای این مشتری پر خواهد شد.
آدرس ایمیل مشتری را وارد کنید. این اطلاعات به طور خودکار زمانی که مستقیماً از Manager به مشتری ایمیل می‌زنید، پر می‌شود.
اگر تقسیمات در درون کسب‌وکار فعال شده باشند، مشتری را به یک تقسیم خاص اختصاص دهید. این کار به پیگیری فعالیت‌ها و تراکنش‌های مشتری در سطح تقسیم کمک می‌کند. این گزینه در صورتی که هیچ تقسیم بندی تنظیم نشده باشد، نمایش داده نخواهد شد.
اگر حساب های کنترل سفارشی برای حساب های دریافتنی مورد استفاده قرار می گیرد، حساب کنترل مرتبط با این مشتری را انتخاب کنید. این امکان جمع آوری حساب های دریافتنی در ترازنامه را بر اساس دسته بندی های مختلف فراهم می کند. اگر از حساب های کنترل سفارشی استفاده نمی شود، این گزینه قابل مشاهده نیست.
یک تاریخ سررسید پیش‌فرض برای هر مشتری هنگام استفاده از برگه فاکتورهای فروش تنظیم کنید. این برای مشتریانی که شرایط اعتباری متفاوتی دارند، به ویژه مفید است. اگر همه مشتریان شرایط اعتباری یکسانی داشته باشند، در نظر بگیرید که از پیش‌فرض‌های فرم در فاکتورهای فروش استفاده کنید تا شرایط اعتباری پیش‌فرض را یک بار تنظیم کنید، به جای اینکه آن‌ها را برای هر مشتری به صورت جداگانه تنظیم کنید.
یک نرخ ساعتی پیش‌فرض برای هر مشتری هنگام استفاده از زبانه زمان قابل پرداخت تنظیم کنید. این در زمانی مفید است که نرخ‌های متفاوتی برای مشتریان مختلف شارژ شود. اگر از همه مشتریان همان نرخ ساعتی دریافت می‌شود، از پیش‌فرض‌های فرم در زمان قابل پرداخت برای تنظیم یک نرخ ساعتی پیش‌فرض جهانی استفاده کنید.
مشتری را به عنوان غیرفعال علامت‌گذاری کنید تا از ظاهر شدن آن در منوی کشویی در سرتاسر سیستم جلوگیری شود. این برای مشتریانی که دیگر فعال نیستند اما داده‌های تاریخی آن‌ها باید حفظ شود مفید است.
بسته به نیازهای کسب و کار شما، می‌توانید اطلاعات اضافی در مورد مشتریان جمع‌آوری کنید با تنظیم زمینه‌های سفارشی. زمینه‌های سفارشی می‌توانند برای ضبط داده‌های خاص منحصر به فرآیندهای کسب و کار شما افزوده شوند. برای اطلاعات بیشتر در مورد نحوه ایجاد و استفاده از زمینه‌های سفارشی، به راهنمای زمینه‌های سفارشی مراجعه کنید.
اگر یک مشتری همچنین تامین کننده باشد، سوابق جداگانه‌ای تحت هر دو تب مشتریان و تامین کنندگان ایجاد کنید. این اطمینان حاصل می‌کند که تراکنش‌ها به درستی در سیستم طبقه‌بندی و حسابرسی می‌شوند.
در وضعیت‌های مبادله‌ای که فاکتورهای فروش پرداخت نشده باید با فاکتورهای خرید پرداخت نشده تسویه شوند، شما دو گزینه دارید:
استفاده از یادداشت های اعتبار و یادداشت های بدهی:
استفاده از ثبت های دفتر روزنامه:
حساب های دریافتنی را بستانکار کنید (تا مبلغ بدهکاری مشتری کاهش یابد) و حساب حساب های پرداختنی را بدهکار کنید (تا مبلغ بدهکاری به تأمین کننده کاهش یابد).این روش‌ها به طور مؤثری مقادیر بدهی بین حساب‌های مشتری و تأمین‌کننده را جبران می‌کنند و به‌طور دقیق معامله مبادله‌ای را در سوابق حسابداری شما منعکس می‌سازند.
با استفاده مؤثر از فرم ویرایش مشتری و فیلدهای مختلف آن، می‌توانید اطلاعات مشتری را به شکل مؤثرتری مدیریت کرده و سیستم را متناسب با نیازهای خاص کسب‌وکار خود تنظیم کنید.