فرم <کد>سند روزانه به شما این امکان را می دهد که ورودهای حسابداری دستی را برای معاملاتی که نمی توان آن ها را از طریق فرم های استاندارد مانند فاکتورها، رسیدها یا پرداخت ها ثبت کرد، ایجاد کنید.
ثبت های دفتر روزنامه دسترسی مستقیم به دفتر کل شما را فراهم می کنند و به شما این امکان را می دهند که تراکنش های پیچیده، تنظیمات، اصلاحات، و تجمعات پایان دوره را ثبت کنید.
هر سند روزانه باید ماندگی داشته باشد (بدهکار برابر بستانکار) تا یکپارچگی سیستم حسابداری دفتری دوگانه شما حفظ شود.
استفاده های رایج شامل ثبت استهلاک، هزینه های انباشته، پیش پرداخت ها، تراکنش های بین شرکتی، و تنظیمات پایان سال است.
هنگام ایجاد سند روزانه، شرح روشنی ارائه دهید که هدف از سند برای مقاصد ردپای حسابرسی را توضیح دهد.
مقادیر بدهکار را در ستون بدهکار و مقادیر بستانکار را در ستون بستانکار برای هر حساب متاثر وارد کنید.
شما می‌توانید موارد را به دسته‌های ردیابی خاص مانند مشتریان، تامین کنندگان، یا موجودی کالاها تخصیص دهید.
همیشه اطمینان حاصل کنید که ورودی شما تراز شده است قبل از ذخیره کردن—سیستم از ثبت ورودی‌های تراز نشده جلوگیری خواهد کرد.
این فرم شامل فیلدهای زیر هست:
تاریخ را وارد کنید که این سند روزانه باید در سوابق حسابداری شما ثبت شود.
تاریخ تعیین می‌کند که تراکنش به کدام دوره حسابداری تعلق دارد و چه زمانی در گزارشات مالی ظاهر خواهد شد.
شماره پیگیری منحصر به فردی را وارد کنید تا این سند روزانه شناسایی شود.
شماره پیگیری ها به شما کمک می کنند تا معاملات خاص را بعداً پیدا کنید و می توانند برای پیگیری حسابرسی یا ارجاع متقابل با مدارک منبع استفاده شوند.
شما می‌توانید شماره‌گذاری خودکار را با تیک زدن جعبه تأیید استفاده کنید، یا سیستم شماره‌گذاری خود را وارد کنید.
انتخاب کنید یک <کد> ارز جانبی اگر این سند روزانه شامل معاملاتی در پول رایج متفاوت از <کد> واحد پول اصلی شما باشد.
این فیلد فقط زمانی ظاهر می‌شود که شما ارزهای جانبی را تحت <کد>تنظیمات → <کد>ارزها ایجاد کرده باشید.
وقتی انتخاب شود، تمام مبلغ‌ها در این سند روزانه به ارز جانبی انتخاب شده وارد خواهند شد.
نرخ مبادله را وارد کنید تا مبالغ بین ارز جانبی انتخاب شده و واحد پول اصلی شما تبدیل شود.
نرخ مبادله تعیین می‌کند که چگونه مقادیر ارز جانبی برای گزارش‌دهی به واحد پول اصلی شما تبدیل می‌شوند.
شما می‌توانید بازیابی نرخ‌های مبادله خودکار را در <کد>تنظیمات → <کد>نرخ‌های مبادله پیکربندی کنید.
شرح را وارد کنید که هدف و زمینه این سند روزانه را توضیح دهد.
شرح‌های خوب به شما کمک می‌کنند تا تراکنش را هنگام مرور آن در آینده درک کنید و برای اهداف حسابرسی ضروری هستند.
جزئیات مربوطه مانند شماره فاکتور، شماره پیگیری قرارداد، یا علت تجارت برای ورود را شامل شوید.
اضافه کردن خطوط بدهکار و بستانکار برای ثبت اینکه این تراکنش چگونه بر حساب های شما تأثیر می گذارد.
هر خط نمایانگر یک حساب است که یا بدهکار است یا بستانکار.
قاعده اساسی حسابداری اعمال می‌شود: مانده بدهکاری باید برابر با مانده بستانکاری باشد تا ورود به تعادل برسد.
اگر ورودی خارج از تعادل باشد، یک پیام خطا ظاهر خواهد شد که تفاوت را نشان می‌دهد.
هنگام استفاده از <کد>کدهای مالیاتی در این <سند روزانه>، مشخص کنید که آیا این <تراکنش> نمایانگر یک فروش یا خرید است.
این طبقه بندی تعیین می کند که تراکنش چگونه در گزارشات مالیاتی نمایش داده می شود و کدام حساب های مالیاتی تحت تاثیر قرار می گیرند.
'فروش' را برای تراکنش‌های درآمد یا 'خرید' را برای تراکنش‌های هزینه انتخاب کنید.
ستون <کد>نام کالا/خدمات را روشن کنید تا <کد>موارد موجودی کالا یا <کد>موارد ناموجود را در خطوط سند روزانه انتخاب کنید.
زمانی که یک نام کالا/خدمات انتخاب شود، حساب درآمد یا حساب هزینه مناسب به صورت خودکار بر اساس تنظیمات نام کالا/خدمات پر می‌شود.
این برای ثبت تنظیمات موجودی، حذف‌ها، یا دیگر معاملات مبتنی بر نام کالا/خدمات مفید است.
ستون <کد>شرح را روشن کنید تا توضیحات دقیقی برای خطوط سند روزانه اضافه کنید.
توضیحات خط اطلاعات اضافی برای هر بدهکار و بستانکار را فراهم می‌کند و ورود را قابل فهم‌تر می‌سازد.
این به ویژه برای ورودی های پیچیده با خطوط متعدد که بر حساب های مختلف تأثیر می گذارند، مفید است.
ستون تعداد را فعال کنید تا مقادیر موجودی کالاها یا خدمات قابل اندازه‌گیری را ثبت کنید.
مقادیر به پیگیری گردش موجودی کمک می‌کنند و برای حفظ سطح دقیق موجودی ضروری هستند.
زمانی که با موارد موجودی کالا استفاده می‌شود، مقدار بر موجودی کالا و محاسبه هزینه کالاها تأثیر می‌گذارد.
این سند روزانه را به عنوان یک تراکنش نقدی علامت گذاری کنید اگر شامل حرکت واقعی وجه نقد باشد.
تراکنش های نقدی از ورودی های انباشته متمایز هستند و بر نحوه نمایش آن ها در `گزارش جریان نقدینگی` تأثیر می گذارند.
نمونه ها شامل فروش های نقدی، خرید های نقدی، یا هر تراکنش مرتبط با پرداخت فوری می باشد.