یک <کد>سفارش خرید یک سند رسمی است که به تامین کنندگان فرستاده شده و به آنها اجازه می دهد تا کالاها یا خدمات خاصی را با قیمت ها و شرایط توافق شده تحویل دهند.
سفارشهای خرید تعهد شما به خرید را رسمی کرده و الزام قانونی بین شما و تامین کننده تان ایجاد می کند.
سفارشهای خرید چندین عملکرد حیاتی در فرآیند تامین شما دارند:
• مجوز - آنها تأیید رسمی برای خرید های ارائه می دهند و کنترل های هزینه را تعیین می کنند.
• حفاظت قانونی - آنها یک توافق الزام‌آور با شرایط و ضوابط روشن ایجاد می‌کنند
• کنترل بودجه - آنها به پیگیری هزینه های متعهد شده در مقابل بودجه های موجود کمک می کنند.
• مدیریت موجودی - آنها اطمینان حاصل می‌کنند که مواد به‌موقع سفارش داده می‌شوند تا سطح بهینه موجودی حفظ شود
• سازگاری فاکتور - آنها یک شماره پیگیری برای تأیید فاکتورهای تامین کننده با قیمت ها و مقادیر توافق شده ارائه می دهند
هنگام ایجاد سفارش خرید، به موارد زیر توجه دقیق داشته باشید:
• جزئیات تامین کننده - اطمینان حاصل کنید که تامین کننده صحیح انتخاب شده است
• مشخصات کالا/خدمات - شامل شرح‌های دقیق، مقادیر و قیمت‌های واحد
• اطلاعات تحویل - تاریخ‌های تحویل، مکان‌ها و دستورالعمل‌های حمل و نقل را مشخص کنید
• شرایط پرداخت - مشخص کنید که پرداخت کی و چگونه انجام خواهد شد
• شرایط ویژه - هر گونه الزامات یا شرایط خاص را در بخش یادداشت ها اضافه کنید
سفارشهای خرید به طور یکپارچه با دیگر اسناد در جریان کار تأمین شما ادغام می‌شوند:
• از نقل قول ها - تبدیل پیش فاکتورهای خرید تأیید شده به طور مستقیم به سفارشات خرید
• به رسیدها - تحویل‌ها را از طریق رسیدهای کالاها که به سفارش خرید مراجعه می‌کنند، ثبت کنید.
• به فاکتورها - کد فاکتورهای خرید را با سفارشات خرید تطابق دهید تا قیمت‌ها و مقادیر را تأیید کنید
سیستم به طور خودکار مقادیر و مبلغ های معوق را پیگیری می کند و به شما کمک می کند تا عملکرد تامین کننده را زیر نظر داشته باشید و اطمینان حاصل کنید که سفارشات به طور کامل برآورده شده است.
این فرم شامل فیلدهای زیر هست:
تاریخ سفارش خرید را وارد کنید. این معمولاً زمانی است که سفارش با تامین کننده ثبت می‌شود.
شماره پیگیری برای این سفارش خرید وارد کنید. این می‌تواند شماره سفارش شما یا هر شماره پیگیری دیگری باشد که به ردیابی سفارش کمک کند.
تامین کننده را انتخاب کنید که از او سفارش می‌دهید. این امر پول رایج و شرایط پرداخت برای سفارش را تعیین می‌کند.
اختیاری، این سفارش خرید را به یک پیش فاکتور خرید لینک کنید. این کمک می‌کند تا تبدیل نقل قول به سفارش را ردیابی کنید و قیمت‌های توافق شده را تضمین کنید.
اختیاری، یک شرح یا یادداشت ها درباره این سفارش اضافه کنید، مانند دستور عمل تحویل یا نیازهای ویژه.
نام کالا/خدمات را که سفارش می‌دهید وارد کنید. هر خط شامل نام کالا/خدمات، مقدار، قیمت واحد و دیگر جزئیات است.
این کادر را علامت بزنید اگر قیمت‌ها از تامین کننده شما شامل مالیات است. اگر مالیات به قیمت‌ها اضافه می‌شود، آن را بدون علامت بگذارید.
این باکس را علامت بزنید تا شماره خط‌ها در سفارش خرید نمایش داده شود. این به ارجاع کالاهای خاص هنگام ارتباط با تامین کنندگان کمک می‌کند.
این کادر را تیک بزنید تا یک ستون تخفیف فعال شود که می‌توانید تخفیف‌های خط نام کالا/خدمات معامله شده را در آن ثبت کنید.
انتخاب کنید که آیا تخفیف‌ها به صورت درصد یا مبلغ ثابت وارد می‌شوند.
این کادر را تیک بزنید اگر مالیات بر این خرید اعمال می‌شود. این معمولاً برای انواع خاصی از خدمات یا تامین کنندگان لازم است.
این نشان می‌دهد که آیا سفارش خرید لغو شده است یا خیر. سفارشات لغو شده در سیستم برای ثبت سوابق باقی می‌مانند اما غیرفعال هستند.