支払い フォームは、銀行口座や現金口座を通じてビジネスから出て行くお金を記録します。このフォームを使用して、正確な財務追跡と報告のためにすべての出金取引を文書化してください。
一般的な支払いのタイプには、サプライヤーからの購入、従業員の賃金、政府機関への税金支払い、家賃、公共料金、他のビジネス費用が含まれます。このフォームは、異なる支払いシナリオに特化した機能を提供します。
支払いを記録するには、まず支払いが行われる銀行または現金口座を選択します。支払いが行われた日または行われる日を入力します。次に、受取人のタイプと具体的な受取人を選択して、誰が支払いを受け取ったかを指定します。
サプライヤーへの支払いの場合、システムは自動的に未払いの購入請求書を表示します。支払う請求書を選択し、それぞれの金額を指定できます。フォームには請求書の残高が表示され、正確な支払い割り当てを保証するのに役立ちます。
他の支払いについては、支払い金額を適切な経費アカウントに配分してください。必要に応じて、1つの支払いを複数のアカウントに分割することができます。例えば、光熱費の支払いは光熱費アカウントと水道の経費アカウントに分割される場合があります。
支払いがまだ銀行口座でクリア済みでない場合は、保留中としてマークしてください。このステータスは、記録されたがまだ銀行によって処理されていない支払いを区別することによってバンク調整に役立ちます。支払いがクリア済みになったら、そのステータスを更新できます。
フォームは、支払いラインに税金額を指定できることで税金の追跡をサポートします。また、領収書や請求書などのサポート文書を添付して、完全な監査トレイルを維持できます。ビジネスのニーズに特有の追加情報をキャプチャするために、カスタムフィールドを追加できます。
支払いフォームは次のフィールドを含む:
この支払いを行った日を入力してください。
この日は、支払いがあなたの勘定に記録される時期と、それが属する会計期間を決定します。
小切手の場合は、小切手に記載されている日を使用してください。電子支払いの場合は、取引日を使用してください。
この支払いを一意に識別するための参照番号を入力してください。
一般的な参照には、小切手番号、送金確認、または電子支払いIDが含まれます。
参照は、支払いを銀行の声明に一致させ、後で特定の取引を見つけるのに役立ちます。
この支払いを行うために使用する銀行口座または現金勘定を選択してください。
選択した勘定の残高は支払い金額によって減少します。
支払いアカウントをまだ作成していない場合は、最初に<コード>銀行と現金のアカウントの下で設定してください。
銀行支払いのクリアリングステータスを選択してください。
支払いがすでにあなたの銀行口座から差し引かれた場合は、<コード>クリア済みを選択してください。
<コード>保留中を選択してください。支払いが発行されましたが、まだ銀行の声明には表示されていません。
このステータスは正確なバンク調整とキャッシュフロー報告にとって重要です。
外国通貨の支払いをあなたの基本通貨に変換するための<コード>為替レートを入力してください。
このレートは外国通貨の銀行口座から支払いを行う際に適用されます。
為替レートは、財務報告のための基本通貨の価値を決定します。
自動的な為替レートは<コード>設定 → <コード>為替レートの下で構成できます。
この支払いを受け取る受取人のタイプを選択してください。
返金、過剰支払いの返還、または顧客への他の支払いには<コード>顧客を選択してください。
ベンダー支払い、購入請求書、またはサプライヤー前払いのために<コード>サプライヤーを選択してください。
従業員、税金当局、またはローンの支払いなど、顧客やサプライヤー以外の当事者への支払いの場合は、<コード>他のを選択してください。
この支払いに関するコンテキストを提供するためのオプションの説明を入力してください。
説明は、取引を確認する際に支払いの目的を特定するのに役立ちます。
請求書番号、購入注文の参照、または支払い理由などの詳細を含めてください。
この支払いを適切なアカウントに割り当てるために、行を追加してください。
各ラインは異なる費用勘定に投稿でき、購入請求書に適用されるか、購入品目を記録します。
単一の支払いを異なる費用カテゴリまたは請求書に分割するために、複数のラインを使用します。
アカウントのないラインは、選択したサプライヤーの最も古い未払いの請求書に自動的に割り当てられます。
在庫品 または 在庫品ではないアイテム を選択して購入します。
品目が選択されると、品目の設定に基づいて適切な経費アカウントが自動的に入力されます。
勘定を手動で指定したい場合は空白のままにしてください。
この支払いラインを分類するための勘定を選択してください。
品目を選択した場合、勘定は自動的に品目の購入勘定設定から入力されます。
直接的な経費支払いの場合は、<コード>勘定科目一覧から適切な経費アカウントを選択してください。
一般的な経費アカウントには、公共料金、家賃、備品、または専門家料金が含まれます。
請求書に対するサプライヤーへの支払いには、<コード>買掛金・未払を選択し、その後<コード>サプライヤーを選択してください。
サプライヤーに支払う際、特定の<コード>購入請求書を選択するか、自動的に残すことができます。
自動的割り当ては、支払いを最も古い未払いの請求書に最初に適用します（FIFO 方法）。
固定資産の購入については、<コード>固定資産、原価でを選択し、次に特定の<コード>固定資産を選択してください。
顧客が reimburse する請求可能な経費については、<コード>請求可能な経費 と <コード>顧客 を選択してください。
給与後の従業員支払いには、<コード>従業員クリアリングアカウントと<コード>従業員を選択します。
勘定の選択は、この支払いが財務レポートにどのように表示されるかを決定し、勘定の残高に影響します。
この支払いラインの説明を入力してください。
説明は、この特定のライン品目が何に対して支払っているのかの詳細を提供します。
このフィールドは、説明列が支払いフォームで有効な時のみ表示されます。
購入する品目の数量を入力してください。
在庫品目について、これは指定された場所での在庫レベルを更新します。
サービスのために、時間、単位、または他の測定可能な数量を入力してください。
このフィールドは、<コード>数量列が有効な場合にのみ表示されます。
このライン品目の単位あたりの価格を入力してください。
単価と数量を掛けると、割引と税金の前のライン合計が得られます。
サービスの場合、これは時間給またはサービス単位あたりの価格かもしれません。
在庫品目を購入する際に<コード>在庫の場所を選択してください。
これは、購入した在庫を受け取る倉庫または場所を決定します。
在庫の場所が有効で、在庫品目を購入しているときにのみ表示されます。
支払いラインに対して連続番号を表示するために行番号を有効にします。
行番号は、複雑な支払いにおいて特定のラインについて議論したり参照したりする際に役立ちます。
支払いの詳細をサポート文書や購入注文に照合するのに便利です。
説明列を有効にして、各支払いラインの詳細な説明を追加します。
ラインの説明は、分割支払いの各部分が何のためであるかを文書化します。
承認または返金に必要な詳細な文書が求められる支払いのために重要です。
数量ベースの購入のために<コード>数量と<コード>単価列を有効にします。
数量と単価を記録する必要がある購入のために不可欠です。
時間、単位、または他の測定可能な数量で請求されるサービスにも役立ちます。
システムは、数量に単価を掛けることによってライン合計を計算します。
支払いラインに割引を適用するために<コード>割引列を有効にします。
パーセンテージ割引または固定金額割引のいずれかを選択してください。
割引はラインごとに計算され、税金計算の前に金額を減少させます。
早期支払い割引、ボリューム割引、または交渉された価格の削減に役立ちます。
ラインの金額に税金が含まれるか除外されるかを指定します。
このボックスにチェックを入れると、金額は税金を除外したものになります - 税金は計算され、ライン金額に追加されます。
税金が既に金額に含まれている場合は、チェックを外してください - 税金は計算されますが、ライン金額に含まれます。
この設定は最終支払い合計と税金額の表示方法に影響します。
固定合計を有効にして、この支払いを特定の金額に一致させる。
正確な銀行取引金額を一致させる必要がある場合や丸め違いを処理する際に便利です。
ライン品目と固定合計の違いは自動的に一時的な勘定へ投稿されます。
一時的な勘定のエントリは、後で不一致を調査し修正するのに役立ちます。
フォームのデフォルトの「支払い」見出しを置き換えるためにカスタムタイトルを有効にします。
「経費精算」や「業者支払い」などの専門的な支払いタイプを作成するのに役立ちます。
カスタムタイトルは、印刷された支払いフォームとメールで送信された支払いフォームに表示されます。
税額列を有効にして、各ラインの計算された税金を表示します。
税金がラインごとに計算され、各ラインに丸めが適用される方法を示します。
税金の計算を検証し、税金の丸めルールに準拠していることを確認します。
合計税金は、個別に丸められたライン税金の合計であり、合計に基づく計算ではありません。
支払いフォームの下部に追加情報を追加するためにカスタムフッターをオンにします。
フッターには支払い条件、送金指示、または承認署名を含めることができます。
設定 → フッターの下に再利用可能なフッターを作成し、ここで選択してください。