Naročilnica je uradni dokument, poslan dobaviteljem, ki jih pooblašča, da dostavijo določene blago ali storitve po dogovorjenih cenah in pogojih.
Naročila formalizirajo vašo zavezo za nakup in ustvarjajo pravno obveznost med vami in vašim dobaviteljem.
Naročilnice opravljajo več ključnih funkcij v vašem postopku nabave:
• Avtorization - Da dajejo formalno odobritev za nakupe in vzpostavijo nadzor nad porabo
• Pravna zaščita - Ustvari zavezujočo pogodbo s jasnimi pogoji in določili
• Nadzor nad napovedmi - Pomagajo slediti potrjenim stroškom v primerjavi z razpoložljivimi napovedmi
• Upravljanje zalog - Poskrbijo za pravočasno naročanje materialov, da ohranijo optimalne ravni zalog
• Ujemanje računov - Nudijo številko za preverjanje dobaviteljskih računov v primerjavi z dogovorjenimi cenami in količinami
Pri ustvarjanju naročilnice bodite pozorni na:
• Podatki o dobavitelju - Prepričajte se, da je izbran pravilen dobavitelj
• Specifikacije artikla - Vključite natančne opise, količine in cene / enoto
• Informacije o dostavi - Določi datume dostave, mesta in navodila za pošiljanje
• Plačilni pogoji - Določite, kdaj in kako bo plačilo izvedeno
• Posebni pogoji - Dodaj katere koli specifične zahteve ali pogoje v razdelku opombe
Naročilnice se brezhibno integrirajo z drugimi dokumenti v vašem postopku naročanja:
• Od ponudb - Pretvorite odobrene
• K prejemom - Zabeležite dostave preko
• Kam računom - Ujemite
Sistem samodejno sledi neporavnanih količinam in zneskom, kar vam pomaga spremljati uspešnost dobaviteljev in zagotoviti popolno izpolnitev naročil.
Ta obrazec vsebuje naslednja polja:
Vnesite datum naročilnice. To je običajno, ko je naročilo oddano dobavitelju.
Vnesite številko reference za to naročilnico. To je lahko vaša številka Naročilnice ali katera koli referenca, ki pomaga pri sledenju naročilu.
Izberi dobavitelja, od katerega naročaš. To določa valuta in pogoje plačila za naročilo.
Neobvezno, poveži to naročilnico s ponudbo. To pomaga pri sledenju pretvorbi ponudbe v naročilo in zagotavlja dogovorjene cene.
Neobvezno, dodajte opis ali opombe o tej naročilu, kot so navodila za dostavo ali posebne zahteve.
Vnesite artikle, ki jih naročate. Vsaka vrstica vključuje artikel, količino, ceno / enoto in druga podrobnosti.
Označite to polje, če cene vašega dobavitelja že vključujejo davek. Pustite neoznačeno, če se davek doda k cenam.
Označi to polje, da prikaže številke vrstic na naročilnici. To pomaga pri navajanju določenih artiklov pri komunikaciji z dobavitelji.
Označite to polje, da omogočite stolpec za popust, kjer lahko zabeležite dogovorjene popuste na artikle.
Izberi, ali so popusti vnešeni kot odstotki ali fiksni zneski.
Označite to polje, če se davčni odtegljaj nanaša na ta nakup. To je običajno obvezno za nekatere vrste storitev ali dobaviteljev.
To je pokazatelj, ali je naročilnica preklinjena. Preklicana naročila ostanejo v sistemu za evidenco, vendar so neaktivna.