應付折讓通知書是一種財務文件，用於減少客戶欠你的款額。它們提供了退款、退貨或對客戶賬目的調整的正式記錄。
使用此表格為客戶發出貸方，當您需要減少他們的未付款項或處理退款時。
在以下情況下發出應付折讓通知書：
• 客戶退回貨物或取消服務
• 您在原始發票上做了定價錯誤，需要修正
• 客戶已收到損壞、缺陷或不正確的項目
• 你想要授予發票後的折扣、回扣或善意津貼
• 客戶多付及你需要記錄貸方結餘
創建應付折讓通知書時，請遵循以下步驟：
• 從下拉列表中選擇客戶
• 若此貸方與特定的銷售發票相關，請參考原始的銷售發票號碼。
• 輸入貸方項目及數量 - 使用正數量
• 包含一個清晰的敘述，解釋貸方的原因
• 加任何相關的備註或參考編號
系統在您保存應付折讓通知書時，自動處理以下內容：
• 更新客戶的賬目結餘以減少他們所欠款項
• 將退還的貸方存貨項目返回庫存（如適用）
• 建立必要的賬目條目以維持準確的財務記錄
• 使貸方可用於抵扣未來的發票或處理為退款
使用下面的字段填寫應付折讓通知書的詳細信息。需要的字段以星號（*）標記。
輸入此應付折讓通知書發送給客戶的日期。
此日期決定貸方何時減少客戶賬目的結餘及顯示於財務報告中。
輸入此應付折讓通知書的參考號碼。這有助於在通信中追蹤和識別該應付折讓通知書。
您可以透過將此欄位留空來使用自動編號，或輸入您自己的參考號碼以便更好地組織。
選擇將收到此應付折讓通知書的客戶。他們的賬單地址將自動填充。
該應付折讓通知書將減少此客戶對你的欠款，並可用來抵消他們的未付款發票。
選項地，將此應付折讓通知書連結到特定的銷售發票。這有助於追蹤哪一張發票正在被貸方，並可以自動應用該貸方。
如果與發票連結，貸方將自動撥入該特定發票的結餘。
輸入客戶的賬單地址。這是自動從客戶記錄填充，但可以修改。
地址會出現在列印的應付折讓通知書上，應與您發出給該客戶的通訊地點相符。
如果客戶使用外幣，請輸入轉換為您的基礎貨幣的匯率。
匯率決定外幣總額如何轉換為您的基礎貨幣以便於會計用途。
選項地，加一個敘述或理由給這個應付折讓通知書，例如 '產品退回' 或 '價錢調整'。
此敘述有助於記錄為何發出貸方，並在報告中顯示，但不會出現在應付折讓通知書上。
輸入貸方項目。每行代表一個產品或服務及其款額。
行項目應與原本銷售的相符，包括相同的賬目、稅務編碼及追蹤類別。
勾選此方框以在應付折讓通知書上顯示行數。這有助於參考特定項目。
行數使得與客戶討論特定項目及將其對應到原始發票變得更加容易。
勾選此框以顯示每個行項目的敘述行列，允許對每個貸方進行詳細說明。
敘述有助於解釋為什麼每個項目被貸方，這在部分貸方或調整時特別有用。
如果您輸入的款額已包括税項，請勾選此框。如果税項應另計，請保持未勾選。
此設置應與原始發票的建立方式相符，以確保準確的税項計算。
如果應付折讓通知書適用預扣稅，請勾選此框。這將調整先前記錄的預扣稅。
預扣稅貸方會反轉在原始發票上記錄的預扣稅。
如果此應付折讓通知書同時代表實物商品的退回，並更新庫存水平，請勾選此框。
當檢查時，應付折讓通知書也會作為貨物收據，將退回的項目重新添加到庫存中。
選擇存貨位置以便已收到的退回商品重新進入庫存。
這決定了哪個倉庫或位置收取退回的存貨品項以供未來銷售。