一份 購貨發票 記錄了從供應商收到的商品或服務的帳單，該商品或服務是提供給你的業務的。
購貨發票對於追蹤您對供應商的欠款及管理您的應付賬款至關重要。
要建立購貨發票，請輸入您由供應商發出的發票的詳細資料。
該表單包含以下字段：
輸入供應商發票上顯示的日期。
此日期確定費用在您的賬目中被確認的時間。
發放日期用於根據供應商付款條款計算付款到期日。
選擇付款條款以決定此發票必須在何時支付。
對於需要立即付款的發票，選擇 <編碼>立即。
選擇 <編碼> 淨 以指定在若干日後到期的付款。
選擇 <編碼> 至 設定特定的付款日期。
輸入您供應商發票上的發票號碼或參考。
這個參考有助於將付款匹配到發票及解決供應商查詢。
每份供應商發票應該有一個獨特的參考，以避免重複。
選擇發出此發票的<編碼>供應商。
供應商選擇決定付款條件及賬目分類。
在 供應商 標籤下建立新供應商，然後再輸入發票。
供應商貨幣設定決定這是否為外幣發票。
如果這張發票是由報價單產生，請將其連結至一個購貨報價單。
連結有助於追蹤從報價到發票的採購過程。
報價詳情可以被複製到發票上以確保價格一致性。
將此發票連結至一個編碼購貨訂單如果履行訂單。
鏈接確保所有購貨訂單正確對應到發票。
訂單詳細資料及項目可以已複製以驗證發票準確性。
系統會跟蹤哪些訂購已部分或完全發票。
當供應商使用外幣時，輸入<編碼>匯率。
當所選的供應商的貨幣與您的基礎貨幣不同時，此字段會顯示。
匯率將外幣總額轉換為基礎貨幣以供報告使用。
在設定 → 匯率下配置自動匯率。
為此購貨發票輸入一個選項敘述。
在此欄位輸入有關購買或交付詳情的一般備註。
敘述幫助在檢視交易時識別發票的目的。
加行項目以詳細說明您被收取的費用。
每行可以代表不同的產品、服務或開支類別。
使用多行以匹配供應商的發票設計，以便於對賬。
行總數是自動根據數貨、價錢、折扣和税項計算的。
選擇一個項目，可以是 <編碼> 存貨項目 或 <編碼> 非存貨項目 。你亦可以選擇不填寫此欄位。
如果您之前選擇了某個<編碼>項目，則<編碼>賬目將會自動填充基於該項目。
要對付款進行分類，您可以從您帳號的賬目表中選擇幾乎任何賬目。
例如，如果您是為電費等開支進行付款，請選擇<編碼>電費賬目。
然而，您還可以將付款直接歸類到多個子賬目中。
例如，如果這筆付款是用於購買固定資產，請選擇固定資產，成本價賬目，然後選擇具體的固定資産。
輸入行的敘述。只有在行列 — 敘述選項已選擇的情況下，此行列才可見。
啟用行數以顯示每張發票行的順序編號。
行數在與供應商討論特定項目時會很有幫助。
有助於將發票行與購貨訂單或送貨單配對。
啟用<編碼>敘述行列以加詳細解釋每行項目。
敘述提供了超越項目或賬目名稱的額外背景資訊。
對於需要詳細文件的服務或開支是必需的。
啟用<編碼>折扣行列以記錄已收到的折扣於項目行。
每行選擇百分率折扣或固定款額折扣。
折扣在税項計算之前減少行款額。
對於數貨折扣、提前付款折扣或協商節省非常有用。
指定行項目款額是否包括或不包括税項。
如果供應商的價錢已經包括税項，請勾選此框。
如果税項是單獨顯示及應加到價錢，請勿勾選。
這必須與供應商在其發票上呈現的價錢相符。
如果您必須在支付供應商之前扣除税項，請啟用預扣稅。
預扣稅在服務、版稅或承包商付款中是常見的。
扣留的款額是已付款給税項當局，代表供應商。
查閱本地税項法規以了解預扣要求及數率。
列印或發送電郵此發票時隱藏待付結餘款額。
適合用於內部副本或當付款詳細資料單獨處理時。
待付結餘仍然在系統中被跟蹤以便進行付款匹配。
啟用稅款行列以顯示每行計算出的税項。
顯示如何逐行計算税項以進行驗證。
幫助將税項計算與供應商的發票匹配。
總數稅項是個別計算的行稅項的總和。
在接收存貨項目與發票時啟用此選項。
這將購貨發票與貨物收據結合以提高效率。
發票錄入後，庫存數量將立即更新。
選擇已收到貨物的存貨位置。
啟用自定頁腳以在列印發票時添加額外信息。
頁腳可以包括付款指示、條款或內部備註。
在 設定 → 頁腳 下建立可重用的頁腳並在此選擇它們。
將此發票封存，以將其從封存列表及下拉選單中移除。
已檔發票通常是已付款或不再相關的。
該發票將保留在系統中，以便進行報告和審計目的。
您仍然可以透過搜尋或報告查看已存檔的發票。