一份 <編碼>購貨訂單 是一份發送給供應商的官方文件，授權他們以商定的價錢及條款交付特定的貨物或服務。
購貨訂單確定您購買的承諾，及建立您與供應商之間的法律責任。
購貨訂單在您的採購過程中擔任多個重要功能：
• 授權 - 他們為購貨提供正式批准及建立開支控制
• 法律保障 - 他們建立一個具有明確條款和條件的具約束力的協議
• 預算控制 - 它們幫助跟蹤已承諾的開支與可用預算之間的比較
• 庫存管理 - 他們確保及時訂購材料以維持最佳庫存水平
• 發票配對 - 他們提供一個參考，以便驗證供應商發票是否符合約定的價錢及數量。
建立購貨訂單時，請仔細注意：
• 供應商詳細資料 - 確保已選擇正確的供應商
• 項目規格 - 包括準確的敘述、數量及單價
• 送貨信息 - 指定送貨日期、位置及運送指示
• 付款條款 - 定義付款的時間及方式
• 特別條件 - 在備註部分加上任何具體要求或條款
購貨訂單與您的採購工作流程中的其他文件無縫整合：
• 由報價 - 直接將批准的購貨報價單轉換為購貨訂單
• 致收款 - 通過參考購貨訂單的貨物收據來記錄交貨
• 致發票 - 將購貨發票與購貨訂單進行匹配，以核實價格和數量
系統自動跟蹤未完成的數量及款額，幫助您監控供應商表現及確保訂購的全面履行。
此表單包含以下字段：
輸入購貨訂單的日期。這通常是向供應商下訂單的時候。
為這個購貨訂單輸入一個參考號碼。這可以是你的購貨訂單號碼或任何幫助追蹤訂單的參考。
選擇您下單的供應商。這將決定訂單的貨幣及付款條款。
選項地，將此購貨訂單連結至購貨報價單。這有助於追蹤報價至訂單的轉換及確保協議的價錢。
選項地，加一個敘述或備註關於這個訂單，例如送貨指示或特殊要求。
輸入您所訂購的項目。每行包括項目、數量、單價及其他詳情。
如果您的供應商的價錢已經包括税項，請勾選此框。若税項是在價錢上再額外加上，請保持未勾選。
選擇此框以在購貨訂單上顯示行數。這有助於在與供應商溝通時參考特定項目。
選中此框以啟用折扣行列，您可以在此記錄談判過的項目折扣。
選擇折扣是以百分率還是固定款額輸入。
如果此購買適用於預扣稅，請選中此框。這通常需要針對某些種類的服務或供應商。
這表示購貨訂單是否已取消。已取消的訂購會保留在系統中以作記錄，但已停用。