الإشعارات الدائنة هي مستندات مالية تقلل من المبلغ الذي يدين به العميل لك. توفر سجلاً رسمياً للمبالغ المستردة أو المرتجعات أو التعديلات على حسابات العملاء.
استخدم هذا النموذج لإصدار مبالغ دائن للعملاء عندما تحتاج إلى تقليل رصيدهم المستحق أو معالجة المبالغ المستردة.
إصدار الإشعارات الدائنة في الحالات التالية:
• العميل يعيد السلع أو يلغي الخدمات
• لقد ارتكبت أخطاء في التسعير في الفاتورة الأصلية تحتاج إلى تصحيح
• العميل المستلم بنود تالفة أو معيبة أو غير صحيحة
• تريد منح خصومات بعد الفاتورة، أو خصومات، أو بدلات حسن النية
• العميل دفع مبلغ زائد وتحتاج إلى تسجيل الرصيد الدائن
عند إنشاء إشعار دائن، اتبع الخطوات التالية:
• تحديد العميل من القائمة المنسدلة
• المرجع رقم فاتورة المبيعات الأصلية إذا كان هذا الدائن يتعلق بفاتورة معينة
• أدخل البنود والكميات التي يتم دائنها - استخدم كميات إيجابية
• تضمين بيان واضح يشرح سبب الدائن
• إضافة أي ملاحظات أو أرقام مراجع ذات صلة
يتعامل النظام تلقائيًا مع ما يلي عند حفظ إشعار دائن:
• تحديث رصيد حساب العميل لتقليل ما عليهم
• يتم إعادة الأصناف المودعة إلى المخزون (إذا كان ذلك مناسباً)
• ينشئ القيود المحاسبية اللازمة للحفاظ على سجلات مالية دقيقة
• يجعل الدائن متاحًا للتطبيق ضد الفواتير المستقبلية أو المعالجة كمرتجع
أكمل تفاصيل إشعار الدائن باستخدام الحقول أدناه. الحقول المطلوبة مؤشرة بعلامة النجمة (*).
أدخل التاريخ الذي تم فيه إصدار إشعار الدائن للعميل.
تحدد هذه التاريخ متى ينخفض الدائن إلى رصيد الحساب للعميل ويظهر في التقارير المالية.
أدخل رقم المرجع لهذا الإشعار الدائن. يساعد ذلك في تتبع وتحديد الإشعار الدائن في الاتصالات.
يمكنك استخدام الترقيم التلقائي عن طريق ترك هذا الحقل فارغًا، أو إدخال رقم المرجع الخاص بك لتحسين التنظيم.
حدد العميل الذي سيستلم هذا الإشعار الدائن. سيتم ملء عنوان تسليم الفواتير تلقائيًا.
سيقلل إشعار الدائن مما يدين به هذا العميل لك ويمكن تطبيقه ضد فواتيرهم المستحقة.
اختياريًا، اربط هذا الإشعار الدائن بفاتورة مبيعات معينة. هذا يساعد في تتبع الفاتورة التي يتم منحها الائتمان ويمكن أن يتم تطبيق الائتمان تلقائيًا.
إذا كانت مرتبطة بفاتورة، سيتم تخصيص الدائن تلقائيًا ضد رصيد تلك الفاتورة المحددة.
أدخل عنوان تسليم الفواتير الخاص بالعميل. يتم ملؤه تلقائيًا من سجل العميل ولكن يمكن تعديله.
يظهر العنوان على إشعار الدائن المطبوع ويجب أن يتطابق حيث ترسل المراسلات إلى هذا العميل.
إذا كان العميل يستخدم عملة أجنبية، أدخل سعر الصرف لتحويلها إلى عملتك الأساسية.
يحدد سعر الصرف كيف يتم تحويل المبلغ بالعملة الأجنبية إلى عملتك الأساسية لأغراض المحاسبة.
اختياريًا، أضف بيانًا أو سببًا لهذا الإشعار الدائن، مثل "إرجاع منتج" أو "تعديل السعر".
يساعد هذا البيان في توثيق سبب إصدار الدائن ويظهر في التقارير ولكن ليس في إشعار الدائن نفسه.
أدخل البنود الدائنة. كل سطر يمثل منتجًا أو خدمة مع المبلغ المراد دائنًا.
يجب أن تتطابق بنود السطر مع ما تم بيعه في الأصل، بما في ذلك نفس الحسابات، الرموز الضريبية، وفئات التتبع.
حدد هذا المربع لعرض أرقام الأسطر على إشعار الدائن. هذا يساعد في الإشارة إلى بنود معينة.
تساعد أرقام الأسطر في مناقشة بنود معينة مع العملاء ومطابقتها مع الفاتورة الأصلية.
حدد هذا المربع لعرض عمود البيان لكل بند، مما يسمح بتفسيرات مفصلة لكل دائن.
البيانات تساعد في شرح سبب دائن كل بند، وهو ما يكون مفيدًا بشكل خاص للدائنات الجزئية أو التعديلات.
حدد هذا المربع إذا كانت المبالغ التي تدخلها تشمل الضريبة بالفعل. اتركه غير محدد إذا كانت الضريبة يجب أن تُحسب على القمة.
يجب أن تتطابق هذه الإعدادات مع كيفية إنشاء الفاتورة الأصلية لضمان احتساب الضريبة بدقة.
حدد هذا المربع إذا كانت ضريبة الاستقطاع تنطبق على هذا إشعار دائن. هذا يضبط ضريبة الاستقطاع المسجلة سابقًا.
تقوم دائن ضريبة الاستقطاع بعكس ضريبة الاستقطاع التي تم تسجيلها على الفاتورة الأصلية.
حدد هذا المربع إذا كان هذا الإشعار الدائن يمثل أيضًا عودة سلع مادية، مما يؤدي إلى تحديث مستويات المخزون.
عند التحقق، سيعمل إشعار الدائن أيضًا كسند استلام البضائع، مما يضيف البنود المرتجعة مرة أخرى إلى المخزون.
تحديد موقع المخزون الذي ستتم فيه المستلم للبضائع المرتجعة.
هذا يحدد أي مستودع أو موقع يستلم أصناف المخزون المرتجعة للبيع في المستقبل.