أمر شراء هو وثيقة رسمية مرسلة إلى الموردين تفوضهم بتسليم سلع أو خدمات معينة بأسعار وشروط متفق عليها.
أوامر الشراء تُعزز التزامك بالشراء وتُنشيء التزامًا قانونيًا بينك وبين المورد.
تقوم أوامر الشراء بعدة وظائف حيوية في عملية الشراء الخاصة بك:
• التفويض - يوفرون الموافقة الرسمية على المشتريات ويستقرون ضوابط الإنفاق
• الحماية القانونية - هم يقومون بإنشاء اتفاق ملزم بشروط وأحكام واضحة
• التحكم في الموازنة - تساعد في تتبع المصروفات الملتزم بها مقابل الموازنات المتاحة
• إدارة المخزون - هم يضمنون طلب المواد في الوقت المناسب للحفاظ على مستويات المخزون المثالية
• مطابقة الفاتورة - إنها توفر مرجعًا للتحقق من فواتير الموردين مقابل الأسعار والكميات المتفق عليها
عند إنشاء أمر شراء، انتبه جيدًا إلى:
• تفاصيل المورد - تأكد من تحديد المورد الصحيح
• مواصفات البند - تضمين بيانات دقيقة، الكميات، وسعر الوحدة
• معلومات التسليم - تحديد تواريخ التسليم، المواقع، و تعليمات الشحن
• شروط السداد - حدد متى وكيف سيتم السداد
• شروط خاصة - إضافة أي متطلبات أو شروط محددة في قسم الملاحظات
تتكامل أوامر الشراء بسلاسة مع الوثائق الأخرى في سير عمل الشراء الخاص بك:
• من عروض أسعار - تحويل عروض أسعار الشراء المعتمدة مباشرة إلى أوامر الشراء
• إلى المقبوضات - سجل عمليات التسليم من خلال <الرمز>سندات استلام البضائع التي تشير إلى أمر الشراء
• إلى الفواتير - مطابقة فواتير الشراء مع أوامر الشراء للتحقق من التسعير والكميات
يعمل النظام على تتبع الكميات والمبالغ المتبقية تلقائيًا، مما يساعدك على مراقبة أداء المورد وضمان تنفيذ الطلبات بالكامل.
هذا النموذج يحتوي على الحقول التالية:
أدخل تاريخ أمر الشراء. هذا هو عادةً عندما يتم تقديم الطلب إلى المورد.
أدخل رقم المرجع لأمر الشراء هذا. يمكن أن يكون رقم أمر الشراء الخاص بك أو أي مرجع يساعد في تتبع الطلب.
تحديد المورد الذي تقوم بالطلب منه. هذا يحدد العملة وشروط السداد للطلب.
اختياريًا، اربط هذا أمر شراء بعرض أسعار شراء. هذا يساعد في تتبع تحويل عرض الأسعار إلى أمر ويضمن الأسعار المتفق عليها.
اختياريًا، إضافة بيان أو ملاحظات حول هذا الطلب، مثل تعليمات التسليم أو المتطلبات الخاصة.
أدخل البنود التي تقوم بطلبها. يشمل كل سطر البند، الكمية، سعر الوحدة، وبيانات أخرى.
قم بتحديد هذا المربع إذا كانت القيم من المورد الخاص بك تتضمن الضريبة بالفعل. اتركه غير محدد إذا تم إضافة الضريبة فوق القيم.
قم بتحديد هذا المربع لعرض أرقام السطور في أمر الشراء. هذا يساعد على الإشارة إلى البنود المحددة عند التواصل مع الموردين.
قم بتحديد هذا المربع لتمكين عمود الخصم حيث يمكنك تسجيل خصومات البنود المتفق عليها.
تحديد ما إذا كان سيتم إدخال الخصومات كنسب مئوية أم كالمبالغ الثابتة.
حدد هذا المربع إذا كانت ضريبة الاستقطاع تنطبق على هذا الشراء. هذا عادةً ما يكون مطلوبًا لبعض أنواع الخدمات أو الموردين.
هذا يشير إلى ما إذا كان أمر الشراء قد تم إلغاؤه. تظل الطلبات الملغاة في النظام لسجلات الاحتفاظ لكنها غير نشطة.