Les notes de crèdit són documents financers que redueixen la quantitat que un client et deu. Proporcionen un registre formal dels reemborsaments, devolucions o ajustaments als comptes dels clients.
Utilitza aquest formulari per emetre crèdits als clients quan necessitis reduir el seu saldo pendent o processar reemborsaments.
Emetre notes de crèdit en les següents situacions:
• El client retorna béns o cancela serveis
• Has comès errors de preus a la factura original que necessiten correcció
• Client rebut articles danyats, defectuosos o incorrectes
• Voleu atorgar descomptes post-factura, rebaixes o compensacions de bona voluntat
• El client ha pagat en excés i necessites enregistrar el saldo de crèdit.
Quan creïs una nota de crèdit, segueix aquests passos:
• Seleccionar el client de la llista desplegable
• Referència el número de factura de venda original si aquest crèdit es relaciona amb una factura específica.
• Introduïu els articles i les quantitats que s'estan creditant - utilitzeu quantitats positives
• Incloure una descripció clara que expliqui el motiu del crèdit.
• Afegeix qualsevol nota o números de referència rellevants
El sistema automàticament gestiona el següent quan deses una nota de crèdit:
• Actualitza el saldo del compte del client per reduir el que deben.
• Retorns de crèdit d'articles d'inventari a estoc (si s'escau)
• Crea les anotacions comptables necessàries per mantenir registres financers precisos.
• Fa que el crèdit estigui disponible per aplicar contra futures factures o processar com a reembossament.
Completeu els detalls de la nota de crèdit utilitzant els camps a continuació. Els camps requerits estan marcats amb un asterisc ().
Introduïu la data en què es fa aquesta nota de crèdit al client.
Aquesta data determina quan el crèdit redueix el saldo del compte del client i apareix en els informes financers.
Introduïu un número de referència per a aquesta nota de crèdit. Això ajuda a rastrejar i identificar la nota de crèdit en les comunicacions.
Pots utilitzar la numeració automàtica deixant aquest camp en blanc, o introduir el teu propi número de referència per a una millor organització.
Seleccionar el client que rebrà aquesta nota de crèdit. La seva adreça de facturació es completarà automàticament.
La nota de crèdit reduirà el que aquest client et deu i pot ser aplicada contra les seves factures pendents.
Opcionalment, enllaci aquesta nota de crèdit a una factura de venda específica. Això ajuda a fer un seguiment de quina factura s'està acreditant i pot aplicar automàticament el crèdit.
Si està vinculat a una factura, el crèdit s'assignarà automàticament contra el saldo d'aquesta factura específica.
Afegeix l'adreça de facturació del client. Això s'omple automàticament des del registre del client però es pot modificar.
L'adreça apareix a la nota de crèdit impresa i ha de coincidir amb on envies la correspondència a aquest client.
Si el client utilitza una moneda estrangera, introduïu la taxa de canvi per convertir-la a la vostra moneda base.
La taxa de canvi determina com l'import de la moneda estrangera es converteix a la teva moneda base per a finalitats comptables.
Opcionalment, afegeix una descripció o motiu per a aquesta nota de crèdit, com ara 'Devolució de producte' o 'Ajust de preu'.
Aquesta descripció ajuda a documentar per què s'í activat el crèdit i apareix en informes però no en la nota de crèdit.
Introdueix els articles que s'estan acreditant. Cada línia representa un producte o servei amb la quantitat a acreditar.
Els articles de la línia han de coincidir amb el que es va vendre originalment, incloent els mateixos comptes, codis d'impost i categories de seguiment.
Marqueu aquesta casella per mostrar els números de línia a la nota de crèdit. Això ajuda a referir articles específics.
Els números de línia faciliten la discussió d'articles específics amb els clients i els ajuden a coincidir amb la factura original.
Marqueu aquesta casella per mostrar una columna de descripció per a cada article de línia, permetent explicacions detallades per a cada crèdit.
Les descripcions ajuden a explicar per què cada article és crèdit, la qual cosa és especialment útil per a crèdits parcials o ajustaments.
Marqueu aquesta casella si les quantitats que introduïu ja inclouen impost. Deixeu desmarcada si l'impost s'ha de calcular a sobre.
Aquesta configuració hauria de coincidir amb com s'ha creat la factura original per assegurar càlculs d'impost precisos.
Marqueu aquesta casella si la retenció d'impostos s'aplica a aquesta nota de crèdit. Això ajusta la retenció d'impostos prèviament registrada.
Els crèdits de retenció d'impostos inverteixen la retenció d'impostos que es va enregistrar a la factura original.
Marqueu aquesta caixa si aquesta nota de crèdit també representa un retorn de béns físics, actualitzant els nivells d'inventari.
Quan es marca, la nota de crèdit també funcionarà com un rebut de mercaderies, afegint els articles retornats de nou a l'inventari.
Seleccionar la ubicació de l'inventari on els béns retornats seran rebut de nou en estoc.
Això determina quina magatzem o ubicació rep els articles d'inventari retornats per a la futura venda.