Un
Les comandes formalitzen el teu compromís de compra i creen una obligació legal entre tu i el teu proveïdor.
Els ordres de compra serveixen múltiples funcions crítiques en el vostre procés de contractació:
• Autorització - Proporcionen aprovació formal per a les compres i estableixen controls de despesa
• Protecció legal - Ells creen un acord vinculant amb termes i condicions clars
• Control de pressupost - Ajuden a seguir les despeses compromeses en comparació amb els pressupostos disponibles
• Gestió d'inventari - S'asseguren de la comanda oportuna de materials per mantenir nivells òptims d'estoc
• Coincidència de factures - Proporcionen una referència per verificar les factures dels proveïdors enfront dels preus i quantitats acordades.
Quan creïs un ordre de compra, presta molta atenció a:
• Detalls del Proveïdor - Assegureu-vos que s'ha seleccionat el proveïdor correcte.
• Especificacions de l'article - Incloure descripcions precises, quantitats i preus injectaris
• Informació de lliurament - Especifiqueu les dates de lliurament, ubicacions i instruccions d'enviament
• Termes de pagament - Defineix quan i com se farà el pagament
• Condicions especials - Afegeix qualsevol requisit o terme específic a la secció de notes
Les ordres de compra s'integren perfectament amb altres documents en el teu flux de treball d'adquisicions:
• De pressupostos - Converteix els Pressupostos de compra aprovats directament en ordres de compra
• Per rebuts - Registreu les entregues mitjançant Rebuts de Mercaderies que fan referència a l'ordre de compra
• Per factures - Coincidir
El sistema fa un seguiment automàtic de les quantitats i quantitats pendents, ajudant-te a controlar el rendiment dels proveïdors i a assegurar el compliment complet de les ordres.
Aquest formulari conté els següents camps:
Introduïu la data de l'ordre de compra. Normalment és quan s'efectua la comanda al proveïdor.
Introduïu un número de referència per a aquest ordre de compra. Aquest pot ser el vostre número d'Ordre de compra o qualsevol referència que ajudi a rastrejar l'orde.
Seleccionar el proveïdor de qui estàs fent la comanda. Això determina la divisa i els termes de pagament per la comanda.
Opcionalment, enllaceu aquesta ordre de compra a un pressupost de compra. Això ajuda a fer un seguiment de la conversió de cotització a ordre i assegura els preus acordats.
Opcionalment, afegeix una descripció o notes sobre aquesta comanda, com ara instruccions d'entrega o requisits especials.
Introduïu els articles que esteu demanant. Cada línia inclou l'article, la quantitat, el preu unitari i altres detalls.
Marca aquesta casella si els preus del teu proveïdor ja inclouen impost. Deixa desmarcada si el impost s'afegeix sobre els preus.
Marqueu aquesta casella per mostrar els números de línia a l'ordre de compra. Això ajuda a referir-se a articles específics quan es comunica amb proveïdors.
Marqueu aquesta casella per habilitar una columna de descompte on podeu enregistrar descomptes d'article negociats.
Seleccionar si els descomptes s'introdueixen com a percentatges o quantitats fixes.
Marqueu aquesta casella si la retenció d'impostos s'aplica a aquesta compra. Això és normalment requerit per a certs tipus de serveis o proveidors.
Això indica si l'ordre de compra ha estat cancel·lat. Les ordres cancel·lades romanen al sistema per a la seva conservació però són inactives.