En
Indkøbsordrer formaliserer dit engagement til at købe og opretter en juridisk forpligtelse mellem dig og din leverandør.
Indkøbsordrer tjener flere vigtige funktioner i din indkøbsproces:
• Godkendelse - De giver formel godkendelse til indkøb og etablerer udgiftskontroller
• Juridisk beskyttelse - De opretter en bindende aftale med klare vilkår og betingelser
• Budget kontrol - De hjælper med at holde styr på forpligtede udgifter i forhold til tilgængelige budgetter
• Lagerstyring - De sikrer rettidig bestilling af materialer for at opretholde optimale lagerniveauer
• Faktura matchning - De giver et bilags nr. # til at verificere leverandør fakturaer mod aftalte priser og mængder
Når du opretter en indkøbsordre, skal du være opmærksom på:
• Leverandør oplysninger - Sørg for at den korrekte leverandør er valgt
• Vare specifikationer - Inkluder nøjagtige beskrivelser, mængder og enhedspriser
• Leveringsinformation - Angiv leveringsdatoer, placeringer og leveringsinstruktioner
• Betalingsbetingelser - Definer hvornår og hvordan betaling vil blive foretaget
• Specielle betingelser - Tilføj eventuelle specifikke krav eller vilkår i noter sektionen
Indkøbsordrer integreres problemfrit med andet dokumenter i dit indkøbsarbejdsgang:
• Fra tilbud - Konverter godkendte
• Til kvitteringer - Registrer leverancer gennem
• Til fakturaer - Matche
Systemet sporer automatisk ubetalte mængder og beløb, hvilket hjælper dig med at overvåge leverandørens præstation og sikre fuldstændig opfyldelse af ordrer.
Denne formular indeholder følgende felter:
Indtast datoen for indkøbsordren. Dette er typisk, når ordren afgives til leverandøren.
Indtast et bilags nr. # for denne indkøbsordre. Dette kan være dit indkøbsordrenummer eller et hvilket som helst reference, der hjælper med at spore ordren.
Vælg leverandøren, som du bestiller fra. Dette bestemmer valutaen og betalingsbetingelserne for ordren.
Valgfrit, link denne indkøbsordre til et indkøbstilbud. Dette hjælper med at spore tilbud-til-ordre konvertering og sikrer aftalte priser.
Valgfrit, tilføj en beskrivelse eller noter om denne ordre, såsom leveringsoplysninger eller særlige krav.
Indtast de varer, du bestiller. Hver linje inkluderer varen, mængde, enhedspris og andre detaljer.
Marker denne boks, hvis priserne fra din leverandør allerede inkluderer moms. Lad være med at markere, hvis momsen er tillagt oveni priserne.
Marker denne boks for at vise linjenumre på indkøbsordren. Dette hjælper med at referere til specifikke varer, når du kommunikerer med leverandører.
Afkryds denne boks for at aktivere en rabatkolonne, hvor du kan registrere forhandlede linjevare-rabatter.
Vælg om rabatter indtastes som procenter eller faste beløb.
Tjek denne boks, hvis tilbageholdt skat gælder for dette køb. Dette er typisk påkrævet for visse typer af tjenester eller leverandører.
Dette angiver, om indkøbsordren er annulleret. Annullerede ordrer forbliver i systemet til registrering, men er ikke i brug.