ใบลดหนี้เป็นเอกสารทางการเงินที่ลดมูลค่าที่ลูกค้าค้างชำระกับคุณ พวกเขาให้บันทึกอย่างเป็นทางการของการคืนเงิน, การคืนสินค้า, หรือการปรับเปลี่ยนในบัญชีลูกค้า
ใช้แบบฟอร์มนี้เพื่อออกเครดิตให้กับลูกค้าเมื่อคุณต้องการลดยอดคงเหลือที่ยังค้างชำระหรือดำเนินการคืนเงิน
ออกใบลดหนี้ในสถานการณ์ต่อไปนี้:
• ลูกค้าใช้สินค้าคืนหรือยกเลิกบริการ
• คุณทำผิดพลาดด้านราคาบนใบแจ้งหนี้ต้นฉบับที่ต้องการการแก้ไข
• ลูกค้าได้รับรายการสิ่งของที่เสียหาย มีข้อบกพร่อง หรือไม่ถูกต้อง
• คุณต้องการให้ส่วนลดหลังใบแจ้งหนี้, ค่าชดเชย, หรือการอนุญาตเพื่อสร้างภาพลักษณ์
• ลูกค้าชำระเงินส่วนเกินและคุณต้องบันทึกยอดคงเหลือเครดิต
เมื่อสร้างใบหักหนี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
• เลือกลูกค้าจากรายการแบบเลื่อนลง
• อ้างอิงเลขที่ใบแจ้งหนี้เดิมหากเครดิตนี้เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้เฉพาะ
• ป้อนรายการสิ่งของและจำนวนที่ได้รับเครดิต - ใช้จำนวนเป็นบวก
• รวมคำอธิบายที่ชัดเจนอธิบายเหตุผลสำหรับเครดิต
• เพิ่มหมายเหตุหรือหมายเลขอ้างอิงที่เกี่ยวข้อง
ระบบจะจัดการอัตโนมัติในสิ่งต่อไปนี้เมื่อคุณบันทึกใบหักหนี้:
• ปรับให้เป็นปัจจุบันยอดคงเหลือบัญชีของลูกค้าเพื่อลดจำนวนที่พวกเขาเป็นหนี้
• คืนเครดิตสินค้าคงคลังที่ส่งคืนกลับสู่สต็อก (ถ้าจำเป็น)
• สร้างรายการบัญชีที่จำเป็นเพื่อรักษาประวัติการเงินที่ถูกต้อง
• ทำให้เครดิตพร้อมใช้งานเพื่อนำไปใช้กับใบแจ้งหนี้ในอนาคตหรือดำเนินการคืนเงิน
กรอกข้อมูลใบหักหนี้ให้ครบถ้วนโดยใช้ฟิลด์ด้านล่าง ฟิลด์ที่จำเป็นจะมีเครื่องหมายดอกจัน (*)
กรอกวันที่ใบหักหนี้นี้ออกให้กับลูกค้า
วันที่นี้กำหนดว่าการเครดิตจะลดยอดคงเหลือบัญชีของลูกค้าเมื่อใดและปรากฏในรายงานการเงิน
กรอกหมายเลขอ้างอิงสำหรับใบหักหนี้นี้ โดยช่วยติดตามและระบุใบหักหนี้ในการสื่อสาร
คุณสามารถใช้การจัดหมายเลขอัตโนมัติได้โดยการเว้นว่างช่องนี้ หรือป้อนหมายเลขอ้างอิงของคุณเองเพื่อการจัดระเบียบที่ดีขึ้น
เลือกลูกค้าที่จะรับใบหักหนี้นี้ ที่อยู่การเรียกเก็บเงินของพวกเขาจะถูกกรอกอัตโนมัติ।
ใบหักหนี้จะลดจำนวนเงินที่ลูกค้ารายนี้เป็นหนี้คุณและสามารถนำไปใช้หักกับใบแจ้งหนี้หลายอันที่ค้างชำระของพวกเขาได้。
ไม่บังคับ, เชื่อมโยงใบหักหนี้นี้กับใบแจ้งหนี้ขายสินค้าที่เฉพาะเจาะจง นี่ช่วยติดตามว่าใบแจ้งหนี้ไหนที่ได้รับเครดิตและสามารถนำเครดิตไปใช้โดยอัตโนมัติได้
หากเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ เครดิตจะถูกจัดสรรอัตโนมัติต่อยอดคงเหลือของใบแจ้งหนี้นั้น
กรุณาใส่ที่อยู่การเรียกเก็บเงินของลูกค้า ซึ่งจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติจากประวัติลูกค้า แต่สามารถปรับแต่งได้
ที่อยู่จะแสดงบนใบหักหนี้ที่สั่งพิมพ์และควรตรงกับณ ที่ที่คุณส่งอีเมล์ถึงลูกค้ารายนี้
หากลูกค้าใช้เงินตราต่างประเทศ ให้ใส่อัตราแลกเปลี่ยนสำหรับการแปลงเป็นสกุลเงินพื้นฐานของคุณ
อัตราแลกเปลี่ยนกำหนดว่าจำนวนเงินตราต่างประเทศจะแปลงเป็นสกุลเงินพื้นฐานของคุณอย่างไรสำหรับวัตถุประสงค์ทางบัญชี
ไม่บังคับ เพิ่มคำอธิบายหรือเหตุผลสำหรับใบหักหนี้นี้ เช่น 'การคืนสินค้า' หรือ 'การปรับราคา'
คำอธิบายนี้ช่วยในการบันทึกว่าเหตุใดเครดิตจึงถูกออก และปรากฏในรายงานแต่ไม่ปรากฏบนใบหักหนี้เอง
กรอกรายการสิ่งของที่ได้รับเครดิต แต่ละแถวแสดงถึงผลิตภัณฑ์หรือบริการที่มีมูลค่าที่จะได้รับเครดิต
รายการสิ่งของในแถวควรตรงกับสิ่งที่ขายเดิมรวมถึงบัญชี รหัสภาษี และหมวดหมู่การติดตามเดียวกัน
ทำเครื่องหมายในกล่องนี้เพื่อแสดงหมายเลขบรรทัดบนใบหักหนี้ สิ่งนี้ช่วยในการอ้างอิงรายการสิ่งของเฉพาะ
หมายเลขบรรทัดทำให้การพูดคุยเกี่ยวกับรายการสิ่งของเฉพาะกับลูกค้าง่ายขึ้นและตรงกับใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ.
เลือกช่องนี้เพื่อแสดงแถวคำอธิบายสำหรับแต่ละรายการสิ่งของ ทำให้สามารถอธิบายรายละเอียดสำหรับแต่ละเครดิตได้
คำอธิบายช่วยอธิบายว่าทำไมรายการสิ่งของแต่ละรายการถึงได้รับเครดิต ซึ่งมีประโยชน์โดยเฉพาะสำหรับเครดิตบางส่วนหรือการปรับเปลี่ยน
ทำเครื่องหมายในช่องนี้หากมูลค่าที่คุณป้อนรวมภาษีแล้ว หากไม่ต้องการรวมภาษีให้ปล่อยไว้ไม่ถูกเลือก
การตั้งค่านี้ควรตรงกับวิธีที่สร้างใบแจ้งหนี้ต้นฉบับเพื่อให้การคำนวณภาษีที่ถูกต้อง
ตรวจสอบช่องนี้หากภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายใช้กับใบหักหนี้นี้ ซึ่งจะปรับปรุงภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้
เครดิตภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายจะทำการย้อนกลับภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายที่บันทึกไว้ในใบแจ้งหนี้ฉบับเดิม
ตรวจสอบช่องนี้หากใบหักหนี้นี้ยังแสดงถึงการคืนสินค้าทางกายภาพ โดยการปรับระดับสต็อกสินค้า。
เมื่อถูกเลือก ใบหักหนี้จะทำงานเหมือนกับใบรับสินค้า โดยจะเพิ่มรายการสิ่งของที่คืนกลับเข้าคลังสินค้าอีกครั้ง
เลือกสถานที่เก็บสินค้าคงคลังที่สินค้าคืนจะได้รับกลับเข้าสต็อก。
นี้กำหนดว่าสถานที่ตั้งหรือคลังสินค้าจะได้รับสินค้าคงคลังที่ส่งคืนเพื่อการขายในอนาคต