แบบฟอร์ม <รหัส>รายการปกติของกิจการ ช่วยให้คุณสามารถสร้างรายการทางบัญชีด้วยตนเองสำหรับรายการเปลี่ยนแปลงที่ไม่สามารถบันทึกได้ผ่านแบบฟอร์มมาตรฐานเช่น ใบแจ้งหนี้, ใบเสร็จรับเงิน, หรือการชำระหนี้.
บันทึกบัญชีให้การเข้าถึงบัญชีแยกประเภทของคุณโดยตรง ช่วยให้คุณบันทึกรายการทางบัญชีที่ซับซ้อน การปรับเปลี่ยน การแก้ไข และการตั้งสำรองสิ้นสุดระยะเวลา
แต่ละรายการปกติของกิจการจะต้องยอดคงเหลือ (เดบิตต้องเท่ากับเครดิต) เพื่อรักษาความสมบูรณ์ของระบบการบัญชีสองรายการของคุณ
การใช้งานทั่วไปประกอบด้วยการบันทึกค่าเสื่อมราคา, การปรับเปลี่ยน, การชำระเงินล่วงหน้า, รายการทางบัญชีระหว่างบริษัท, และการปรับเปลี่ยนสิ้นปี.
เมื่อสร้างรายการปกติของกิจการ ให้ให้คำอธิบายที่ชัดเจนซึ่งอธิบายวัตถุประสงค์ของรายการเพื่อวัตถุประสงค์ในการติดตามการตรวจสอบ
ป้อนมูลค่าเดบิตในแถวในแนวตั้งเดบิตและมูลค่าเครดิตในแถวในแนวตั้งเครดิตสำหรับแต่ละบัญชีที่ได้รับผลกระทบ
คุณสามารถจัดสรรรายการให้กับหมวดหมู่การติดตามเฉพาะเช่น ลูกค้า, ผู้จัดจำหน่าย หรือ สินค้าคงคลัง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการป้อนข้อมูลของคุณสมดุลย์ก่อนที่จะบันทึก—ระบบจะไม่อนุญาตให้บันทึกการป้อนข้อมูลที่ไม่สมดุลย์
แบบฟอร์มนี้ประกอบด้วยฟิลด์ต่อไปนี้:
กรอกวันที่ที่รายการปกติของกิจการนี้ควรถูกบันทึกในบัญชีของคุณ。
วันที่กำหนดว่ารายการเปลี่ยนแปลงนั้นอยู่ในช่วงเวลาบัญชีใดและเมื่อใดที่จะปรากฏในรายงานทางการเงิน
กรอกหมายเลขอ้างอิงที่เป็นเอกลักษณ์เพื่อระบุรายการปกติของกิจการนี้
การอ้างอิงช่วยให้คุณสามารถค้นหารายการเปลี่ยนแปลงเฉพาะได้ภายหลัง และสามารถใช้สำหรับการติดตามการตรวจสอบหรือการอ้างอิงข้ามกับเอกสารต้นทาง
คุณสามารถใช้การกำหนดหมายเลขอัตโนมัติได้โดยการทำเครื่องหมายในช่องเลือก หรือป้อนระบบอ้างอิงของคุณเอง
เลือก <รหัส>เงินตราต่างประเทศ หากรายการปกติของกิจการนี้เกี่ยวข้องกับรายการทางบัญชีในสกุลเงินที่แตกต่างจาก <รหัส>สกุลเงินพื้นฐาน ของคุณ
ฟิลด์นี้จะแสดงเมื่อคุณได้สร้างเงินตราต่างประเทศภายใต้ <รหัส>การตั้งค่า → <รหัส>สกุลเงิน
เมื่อเลือกแล้ว มูลค่าทั้งหมดในรายการปกติของกิจการนี้จะถูกป้อนในเงินตราต่างประเทศที่เลือก
กรอก <รหัส>อัตราแลกเปลี่ยน เพื่อเปลี่ยนเป็น มูลค่า ระหว่างสกุลเงินต่างประเทศที่เลือกและ <รหัส>สกุลเงินพื้นฐาน ของคุณ
อัตราแลกเปลี่ยนจะกำหนดว่าจำนวนเงินตราต่างประเทศถูกแปลงอย่างไรสำหรับการรายงานในสกุลเงินพื้นฐานของคุณ.
คุณสามารถกำหนดการดึงอัตราแลกเปลี่ยนอัตโนมัติภายใต้ <รหัส>การตั้งค่า → <รหัส>อัตราแลกเปลี่ยน
กรอกคำอธิบายที่อธิบายวัตถุประสงค์และบริบทของรายการปกติของกิจการนี้
คำอธิบายที่ดีช่วยให้คุณเข้าใจรายการเปลี่ยนแปลงเมื่อคุณตรวจสอบมันในภายหลัง และเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการตรวจสอบบัญชี।
รวมรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง เช่น เลขที่ใบแจ้งหนี้, อ้างอิงสัญญา, หรือเหตุผลทางธุรกิจสำหรับการบันทึกนี้
เพิ่มบรรทัดเดบิตและเครดิตเพื่อนำไปบันทึกว่ารายการเปลี่ยนแปลงนี้มีผลต่อบัญชีของคุณอย่างไร
แต่ละแถวแสดงถึงบัญชีหนึ่งที่ถูกเดบิตหรือเครดิต
กฎการบัญชีพื้นฐานใช้ได้: รวมเดบิตต้องเท่ากับรวมเครดิตเพื่อให้รายการมียอดคงเหลือสมดุล
หากการบันทึกออกจากสมดุล จะมีข้อความผิดพลาดปรากฏขึ้นแสดงความแตกต่าง
เมื่อใช้ <รหัสภาษี> ในรายการปกติของกิจการนี้ ให้ระบุว่ารายการเปลี่ยนแปลงนี้แสดงถึงการขายหรือการซื้อ
การจัดประเภทนี้กำหนดว่ารายการเปลี่ยนแปลงจะปรากฏในรายงานภาษีอย่างไรและบัญชีภาษีใดบ้างที่ได้รับผลกระทบ
เลือก 'การขาย' สำหรับรายการทางบัญชีรายได้หรือ 'การซื้อ' สำหรับรายการทางบัญชีค่าใช้จ่าย.
เปลี่ยนเป็น เปิดแถวในแนวตั้ง <รหัส> เพื่อเลือกสินค้าคงคลังหรือรายการที่ไม่ใช่สินค้าคงคลังในบรรทัดของรายการปกติของกิจการ
เมื่อมีการเลือกสิ่งของ รายได้หรือบัญชีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมจะถูกกรอกอัตโนมัติตามการตั้งค่าของสิ่งของนั้น ๆ
สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับการบันทึกการปรับเปลี่ยนสินค้าคงคลัง, การแก้ไขข้อผิดพลาดทางการบัญชีหรือตัดออก, หรือรายการทางบัญชีอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับรายการสิ่งของ.
เปลี่ยนเป็น เปิดแถวในแนวตั้ง <รหัส> คำอธิบาย เพื่อเพิ่มคำอธิบายที่ละเอียดสำหรับบรรทัดรายการปกติของกิจการแต่ละรายการ
รายละเอียดของบรรทัดให้ข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับแต่ละเดบิตและเครดิต ทำให้การป้อนข้อมูลเข้าใจง่ายขึ้น
สิ่งนี้มีประโยชน์โดยเฉพาะสำหรับการบันทึกที่ซับซ้อนซึ่งมีหลายบรรทัดที่มีผลต่อบัญชีที่แตกต่างกัน
เปิดใช้งานแถวในแนวตั้ง จำนวน เพื่อบันทึกจำนวนสำหรับสินค้าคงคลังหรือบริการที่สามารถวัดได้。
ปริมาณช่วยติดตามการเคลื่อนไหวของสินค้าคงคลังและมีความสำคัญต่อการรักษาระดับสต็อกที่ถูกต้อง
เมื่อใช้กับสินค้าคงคลัง จำนวนจะมีผลต่อสินค้าคงคลังและการคำนวณต้นทุนของสินค้า
ทำเครื่องหมายรายการปกติของกิจการนี้ว่าเป็นรายการเปลี่ยนแปลงเงินสดหากเกี่ยวข้องกับการเคลื่อนย้ายเงินสดจริง
รายการเงินสดจะแยกออกจากรายการที่เกิดขึ้นตามหลักการบัญชีเงินคงค้างและมีผลต่อวิธีการที่แสดงใน <รหัส>รายงานกระแสเงินสด
ตัวอย่างรวมถึงการขายเงินสด, การซื้อสินค้าเงินสด, หรือรายการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการชำระหนี้ทันที.