แบบฟอร์ม <รหัส> การชำระหนี้ จะบันทึกเงินที่ออกจากธุรกิจของคุณผ่านบัญชีธนาคารหรือบัญชีเงินสด ใช้แบบฟอร์มนี้เพื่อบันทึกรายการทางบัญชีที่ออกทั้งหมดเพื่อการติดตามและรายงานทางการเงินที่แม่นยำ
ประเภทการชำระเงินทั่วไป ได้แก่ การซื้อสินค้าจากผู้จัดจำหน่าย, ค่าแรงพนักงาน, การชำระภาษีให้กับหน่วยงานของรัฐบาล, ค่าเช่า, ค่าสาธารณูปโภค, และค่าใช้จ่ายธุรกิจอื่น ๆ แบบฟอร์มนี้มีฟีเจอร์เฉพาะสำหรับสถานการณ์การชำระเงินที่แตกต่างกัน
เพื่อบันทึกการชำระหนี้ เริ่มต้นโดยเลือกบัญชีธนาคารหรือเงินสดที่เงินจะถูกชำระจากนั้นกรอกวันที่เมื่อการชำระหนี้เกิดขึ้นหรือจะเกิดขึ้น จากนั้นระบุผู้รับเงินโดยการเลือกประเภทผู้รับเงินและผู้รับเฉพาะ
สำหรับการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่าย ระบบจะแสดงใบแจ้งหนี้การซื้อที่คงค้างอยู่โดยอัตโนมัติ คุณสามารถเลือกใบแจ้งหนี้ที่ต้องการชำระและกำหนดมูลค่าสำหรับแต่ละใบแบบฟอร์มจะแสดงยอดคงเหลือของใบแจ้งหนี้เพื่อช่วยในการปันส่วนการชำระเงินอย่างถูกต้อง
สำหรับการชำระเงินอื่น ๆ ให้นำมูลค่าการชำระหนี้ไปยังบัญชีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม คุณสามารถแบ่งการชำระหนี้หนึ่งรายการออกเป็นหลายบัญชีได้ตามต้องการ ตัวอย่างเช่น การชำระเงินค่าสาธารณูปโภคอาจถูกแบ่งระหว่างบัญชีค่าใช้จ่ายไฟฟ้าและน้ำ
ทำเครื่องหมายการชำระเงินว่าอยู่ระหว่างรอดำเนินการหากยังไม่ได้เคลียร์บัญชีธนาคารของคุณ สถานะนี้ช่วยในการงบกระทบยอดเงินฝากธนาคารโดยการแยกแยะระหว่างการชำระเงินที่ถูกบันทึกไว้แต่ยังไม่ได้ดำเนินการโดยธนาคาร เมื่อการชำระเงินเคลียร์แล้ว คุณสามารถปรับให้เป็นปัจจุบันสถานะของมันได้
แบบฟอร์มสนับสนุนการติดตามภาษีโดยอนุญาตให้คุณระบุจำนวนภาษีในบรรทัดการชำระหนี้ คุณยังสามารถแนบเอกสารสนับสนุนเช่นใบเสร็จรับเงินหรือใบแจ้งหนี้เพื่อรักษาหมายเหตุการตรวจสอบที่ครบถ้วน ช่องกรอกข้อมูลเพิ่มเติมสามารถเพิ่มเพื่อบันทึกข้อมูลเพิ่มเติมที่เฉพาะเจาะจงต่อความต้องการของธุรกิจของคุณ
ฟอร์มการชำระหนี้ประกอบด้วยฟิลด์ดังต่อไปนี้:
กรอกวันที่เมื่อคุณทำการชำระหนี้นี้
วันที่นี้กำหนดว่าเมื่อใดการชำระหนี้ถูกบันทึกในบัญชีของคุณและช่วงเวลาบัญชีใดที่มัน属于。
สำหรับเช็ค ให้ใช้วันที่เขียนบนเช็ค สำหรับการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ ให้ใช้วันที่ของรายการเปลี่ยนแปลง
กรอกรหัสอ้างอิงเพื่อระบุการชำระหนี้นี้อย่างไม่ซ้ำกัน
อ้างอิงทั่วไปประกอบด้วยหมายเลขเช็ค, การยืนยันการโอนเงิน, หรือรหัสการชำระหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์.
อ้างอิงช่วยให้คุณจับคู่การชำระเงินกับงบธนาคารและหารายการเปลี่ยนแปลงเฉพาะในภายหลัง
เลือกบัญชีธนาคารหรือบัญชีเงินสดที่ใช้ในการชำระหนี้นี้।
ยอดคงเหลือของบัญชีที่เลือกจะลดลงโดยมูลค่าการชำระหนี้。
หากคุณยังไม่ได้สร้างบัญชีการชำระหนี้ ให้ตั้งค่าภายใต้ <รหัส>บัญชีธนาคารและเงินสด ก่อน
เลือกสถานะการชำระหนี้สำหรับการชำระเงินทางธนาคาร。
เลือก <รหัส>เคลียร์ หากการชำระหนี้ได้ถูกหักออกจากบัญชีธนาคารของคุณแล้ว.
เลือก <รหัส> รอดำเนินการ หากการชำระหนี้ถูกออกแล้วแต่ยังไม่ปรากฏในงบธนาคารของคุณ
สถานะนี้คือสิ่งสำคัญสำหรับการงบกระทบยอดเงินฝากธนาคารที่ถูกต้องและการรายงานกระแสเงินสด
ใส่อัตราแลกเปลี่ยนสำหรับการแปลงการชำระเงินเงินตราต่างประเทศเป็นสกุลเงินพื้นฐานของคุณ
อัตรานี้ใช้เมื่อทำการชำระหนี้จากบัญชีธนาคารเงินตราต่างประเทศ.
อัตราแลกเปลี่ยนกำหนดมูลค่าสกุลเงินพื้นฐานสำหรับการรายงานทางการเงิน
คุณสามารถตั้งค่าอัตราแลกเปลี่ยนอัตโนมัติได้ที่ <รหัส>การตั้งค่า → <รหัส>อัตราแลกเปลี่ยน
เลือกประเภทผู้รับเงินที่ได้รับการชำระหนี้นี้
เลือก <รหัส> ลูกค้า สำหรับการคืนเงิน การคืนเงินเกินจำนวน หรือการชำระเงินอื่น ๆ ถึงลูกค้า
เลือก <รหัส> ผู้จัดจำหน่าย สำหรับการชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับผู้จัดจำหน่าย, ใบแจ้งหนี้การซื้อ, หรือการชำระเงินล่วงหน้าสำหรับผู้จัดจำหน่าย.
เลือก <รหัส> อื่น ๆ สำหรับการชำระเงินให้กับฝ่ายที่ไม่ใช่ลูกค้า / ผู้จัดจำหน่าย เช่น พนักงาน หน่วยงานภาษี หรือการชำระเงินกู้
ใส่คำอธิบายที่ไม่บังคับเพื่อให้ข้อมูลเกี่ยวกับการชำระหนี้นี้
คำอธิบายช่วยในการระบุวัตถุประสงค์ของการชำระหนี้เมื่อทำการตรวจสอบรายการทางบัญชี
รวมรายละเอียดเช่น เลขที่ใบแจ้งหนี้, อ้างอิงใบสั่งซื้อ, หรือเหตุผลในการชำระหนี้.
เพิ่มบรรทัดรายการสิ่งของเพื่อจัดสรรการชำระหนี้นี้ไปยังบัญชีที่เหมาะสม
แต่ละแถวสามารถลงบัญชีไปยังบัญชีค่าใช้จ่ายที่แตกต่างกัน, ใช้กับใบแจ้งหนี้การซื้อ, หรือบันทกรายการสิ่งของการซื้อ.
ใช้หลายบรรทัดเพื่อแยกการชำระหนี้เดียวออกเป็นหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายหรือใบแจ้งหนี้ที่แตกต่างกัน。
บรรทัดที่ไม่มีบัญชีจะถูกจัดสรรอัตโนมัติไปยังใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระที่เก่าแก่ที่สุดสำหรับผู้จัดจำหน่ายที่เลือก
เลือกสินค้าคงคลังหรือรายการที่ไม่ใช่สินค้าคงคลังเพื่อลงทุน.
เมื่อรายการสิ่งของถูกเลือก บัญชีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติตามการตั้งค่าของรายการสิ่งของนั้น
หากต้องการกำหนดบัญชีด้วยตนเอง ให้เว้นว่างไว้แทน
เลือกบัญชีเพื่อจัดประเภทการชำระหนี้แถวนี้。
หากคุณเลือก <รหัส>รายการสิ่งของ บัญชีจะถูกกรอกอัตโนมัติจากการตั้งค่าบัญชีการซื้อของรายการสิ่งของนั้น
สำหรับการชำระเงินค่าใช้จ่ายโดยตรงให้เลือกบัญชีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมจาก <ผังบัญชี> ของคุณ
บัญชีค่าใช้จ่ายทั่วไปประกอบด้วยค่าสาธารณูปโภค ค่าเช่า สินค้า หรือค่าธรรมเนียมนักวิชาชีพ
สำหรับการชำระเงินให้กับผู้จัดจำหน่ายตามใบแจ้งหนี้ ให้เลือก <รหัส>เจ้าหนี้การค้า และจากนั้นเลือก <รหัส>ผู้จัดจำหน่าย
เมื่อชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่าย คุณสามารถเลือก <รหัส>ใบแจ้งหนี้การซื้อ เฉพาะหรือปล่อยให้เป็นอัตโนมัติ
การปันส่วนอัตโนมัติจะทำการชำระเงินไปยังใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระที่เก่าที่สุดก่อน (วิธีการ FIFO)
สำหรับการซื้อสินทรัพย์ถาวร, เลือก <รหัส>สินทรัพย์ถาวร, ตามต้นทุน และจากนั้นเลือก <รหัส>สินทรัพย์ถาวร ที่เฉพาะเจาะจง
สำหรับค่าใช้จ่ายในการเรียกเก็บเงินที่ลูกค้าจะชำระคืน ให้เลือก <รหัส>ค่าใช้จ่ายในการเรียกเก็บเงิน และ <รหัส>ลูกค้า
สำหรับการชำระเงินของพนักงานหลังการจ่ายเงินเดือน ให้เลือก <รหัส>บัญชีระหว่างโอนของพนักงาน และ <รหัส>พนักงาน
การเลือกบัญชีจะกำหนดว่าการชำระหนี้นี้ปรากฏในรายงานทางการเงินอย่างไร และมีผลต่อยอดคงเหลือของบัญชี
กรุณาใส่คำอธิบายสำหรับแถวการชำระหนี้นี้。
คำอธิบายให้รายละเอียดเกี่ยวกับว่าสิ่งของแถวนี้ชำระเงินสำหรับอะไร
ฟิลด์นี้จะแสดงเมื่อแถวในแนวตั้ง <รหัส> คำอธิบาย ถูกเปิดใช้งานในแบบฟอร์มการชำระหนี้
กรอกจำนวนรายการสิ่งของที่ทำการซื้อ
สำหรับสินค้าคงคลัง นี้ปรับให้เป็นปัจจุบันระดับสต๊อกของคุณที่สถานที่ตั้งที่กำหนด
สำหรับบริการ ให้กรอกชั่วโมง หน่วย หรืออื่น ๆ ที่สามารถวัดได้
ฟิลด์นี้จะแสดงเฉพาะเมื่อแถวในแนวตั้ง <รหัส> จำนวน ถูกเปิดใช้งาน.
กรอกราคาแต่ละหน่วยสำหรับแถวรายการสิ่งของนี้۔
ราคาต่อหน่วยคูณด้วยจำนวนจะให้แถวทั้งหมดก่อนส่วนลดและภาษี
สำหรับบริการ อาจเป็นอัตราต่อชั่วโมงหรือราคาต่อหน่วยบริการ
เลือกสถานที่เก็บสินค้าคงคลังเมื่อทำการซื้อสินค้าคงคลัง
สิ่งนี้กำหนดว่าสินค้าคงคลังที่ซื้อจะถูกจัดส่งไปยังโกดังหรือสถานที่ตั้งใด
จะแสดงเฉพาะเมื่อคุณเปิดใช้งานสถานที่เก็บสินค้าคงคลังและกำลังจัดซื้อสินค้าคงคลัง。
เปิดใช้งานหมายเลขบรรทัดเพื่อแสดงหมายเลขลำดับสำหรับแต่ละการชำระหนี้.
หมายเลขบรรทัดช่วยเมื่อมีการพูดคุยหรืออ้างอิงบรรทัดเฉพาะในการชำระเงินที่ซับซ้อน
มีประโยชน์สำหรับการจับคู่รายละเอียดการชำระหนี้กับเอกสารสนับสนุนหรือใบสั่งซื้อ
เปลี่ยนเป็น เปิดแถวในแนวตั้ง คำอธิบาย เพื่อเพิ่มคำอธิบายละเอียดสำหรับแต่ละแถวการชำระหนี้.
รายละเอียดของบรรทัดจะเอกสารว่าแต่ละส่วนของการชำระหนี้แบ่งออกไปใช้งานเพื่ออะไร
จำเป็นสำหรับการชำระเงินค่าใช้จ่ายที่ต้องการเอกสารรายละเอียดสำหรับการอนุมัติหรือตอบแทน
เปิดใช้งาน <รหัส>จำนวน และ <รหัส>ราคาต่อหน่วย แถวในแนวตั้งสำหรับการซื้อสินค้าตามจำนวน
สิ่งจำเป็นสำหรับการซื้อสินค้าในสต๊อกที่คุณต้องบันทึกปริมาณและต้นทุนต่อหน่วย。
ยังมีประโยชน์สำหรับบริการที่เรียกเก็บค่าบริการตามชั่วโมง หน่วย หรืออื่น ๆ ที่สามารถวัดได้
ระบบคำนวณยอดรวมแถวโดยการคูณปริมาณด้วยราคาต่อหน่วย
เปิดแถวในแนวตั้ง <รหัส>ส่วนลด เพื่อใช้ส่วนลดกับแถวการชำระหนี้.
เลือกส่วนลดร้อยละหรือลดมูลค่าแบบตายตัว
ส่วนลดถูกรวมในการคำนวณต่อแถวและลดมูลก่่อนการคำนวณภาษี
มีประโยชน์สำหรับส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนด, ส่วนลดปริมาณ, หรือการลดราคาแบบเจรจา
ระบุว่ามูลค่าแถวรวมภาษีหรือไม่รวมภาษี
ตรวจสอบกล่องนี้หากมูลค่าคือไม่รวมภาษี - ภาษีจะถูกคำนวณและเพิ่มไปยังมูลค่าแถว
ไม่ต้องทำเครื่องหมายถ้าผลรวมรวมภาษีอยู่แล้ว - ภาษีจะถูกคำนวณแต่รวมอยู่ในมูลค่าแถว.
การตั้งค่านี้มีผลต่อจำนวนรวมการชำระหนี้สุดท้ายและวิธีที่จำนวนภาษีแสดงผล
เปิดใช้งานผลรวมที่คงที่เพื่อบังคับให้การชำระหนี้นี้ตรงกับมูลค่าที่กำหนดเฉพาะ
มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการจับคู่มูลค่ารายการเปลี่ยนแปลงธนาคารที่แน่นอนหรือจัดการความแตกต่างจากการปัดเศษ.
ความแตกต่างใด ๆ ระหว่างรายการสิ่งของแถวและผลรวมที่คงที่จะถูกโพสต์อัตโนมัติไปยัง <รหัส>บัญชีพัก.
การบันทึกบัญชีพักช่วยให้คุณตรวจสอบและแก้ไขความไม่ตรงกันในภายหลัง
เปลี่ยนเป็น เปิดหัวข้อที่กำหนดเองเพื่อแทนที่ชื่อเรื่อง 'การชำระหนี้' เริ่มต้นในแบบฟอร์ม
มีประโยชน์สำหรับการสร้างประเภทการชำระหนี้เฉพาะ เช่น 'การชดเชยค่าใช้จ่าย' หรือ 'การชำระเงินผู้ขาย'
หัวข้อที่กำหนดเองจะแสดงในแบบฟอร์มการชำระหนี้ที่สั่งพิมพ์และอีเมล์
เปิดแถวในแนวตั้งจำนวนรวมของภาษีเพื่อแสดงภาษีที่คำนวณได้สำหรับแต่ละแถว.
แสดงวิธีการคำนวณภาษีแถวโดยแถว โดยมีการปัดเศษที่นำไปใช้กับแต่ละแถวแยกต่างหาก
ช่วยตรวจสอบการคำนวณภาษีและรับรองความสอดคล้องกับกฎการปัดเศษภาษี
ภาษีทั้งหมดคือผลรวมของภาษีแถวที่ถูกปัดเศษแต่ละแถว ไม่ใช่การคำนวณบนทั้งหมด
เปลี่ยนเป็น เปิด การปรับแต่ง ท้ายเอกสาร เพื่อเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมที่ด้านล่างของแบบฟอร์มการชำระหนี้
ท้ายเอกสารสามารถรวมถึงเงื่อนไขการชำระหนี้, คำแนะนำการชำระเงิน, หรือ ลายเซ็นการอนุญาต.
สร้างท้ายเอกสารที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ภายใต้ <รหัส>การตั้งค่า → <รหัส>ท้ายเอกสาร และเลือกพวกเขาที่นี่.