ใบแจ้งหนี้การซื้อบันทึกรายการใบแจ้งหนี้ที่ได้รับจากผู้จัดจำหน่ายสำหรับสินค้าหรือบริการที่จัดให้กับธุรกิจของคุณ
ใบแจ้งหนี้การซื้อมีความสำคัญในการติดตามยอดที่คุณค้างชำระให้กับผู้จัดจำหน่ายและการจัดการเจ้าหนี้การค้า
เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้การซื้อ ให้กรอกรายละเอียดจากใบแจ้งหนี้ที่คุณได้รับจากผู้จัดจำหน่ายของคุณ
แบบฟอร์มประกอบด้วยฟิลด์ต่อไปนี้:
กรอกวันที่ที่แสดงในใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย
วันที่นี้กำหนดว่าเมื่อใดที่ค่าใช้จ่ายได้รับการรับรู้ในบันทึกบัญชีของคุณ
วันที่ส่งออกไปถูกใช้ในการคำนวณวันครบกำหนดการชำระหนี้ตามเงื่อนไขการชำระหนี้ของผู้จัดจำหน่าย
เลือกเงื่อนไขการชำระหนี้เพื่อกำหนดว่าใบแจ้งหนี้นี้ต้องชำระเมื่อไหร่
เลือก <รหัส> ทันที สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ต้องการการชำระหนี้ทันที.
เลือก <รหัส> สุทธิ เพื่อตั้งค่าสำหรับการชำระหนี้ที่ครบกำหนดหลังจากจำนวนวัน
เลือก <รหัส> โดย เพื่อตั้งวันที่เฉพาะสำหรับการชำระหนี้
กรอกเลขที่ใบแจ้งหนี้หรืออ้างอิงจากใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายของคุณ
อ้างอิงนี้ช่วยให้การจับคู่การชำระเงินกับใบแจ้งหนี้และแก้ไขข้อสงสัยของผู้จัดจำหน่าย
ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายแต่ละรายควรมีอ้างอิงที่ไม่ซ้ำกันเพื่อหลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อน.
เลือกผู้จัดจำหน่ายที่ออกใบแจ้งหนี้นี้.
การเลือกผู้จัดจำหน่ายจะกำหนดเงื่อนไขการชำระหนี้และการจัดประเภทบัญชี。
สร้างผู้จัดจำหน่ายใหม่ภายใต้แท็บ <รหัส>ผู้จัดจำหน่าย ก่อนที่จะป้อนใบแจ้งหนี้.
การตั้งค่าสกุลเงินผู้จัดจำหน่ายกำหนดว่านี่คือใบแจ้งหนี้เงินตราต่างประเทศหรือไม่
เชื่อมโยงใบแจ้งหนี้นี้กับ <รหัส>ใบเสนอราคาการซื้อ หากมันเกิดขึ้นจากใบเสนอราคา.
การเชื่อมโยงช่วยติดตามกระบวนการจัดซื้อจากใบเสนอราคาไปยังใบแจ้งหนี้。
รายละเอียดใบเสนอราคาสามารถคัดลอกไปยังใบแจ้งหนี้เพื่อให้แน่ใจว่าราคาเป็นไปในแนวทางเดียวกัน
เชื่อมโยงใบแจ้งหนี้นี้กับรหัสใบสั่งซื้อหากทำการเติมเต็มคำสั่งซื้อ
การเชื่อมโยงช่วยให้แน่ใจว่าใบสั่งซื้อทั้งหมดถูกจับคู่กับใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้อง。
รายละเอียดการสั่งซื้อและรายการสิ่งของสามารถคัดลอกเพื่อยืนยันความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ได้
ระบบติดตามคำสั่งซื้อต่าง ๆ ที่ได้แจ้งหนี้แล้วบางส่วนหรือทั้งหมด。
กรอก <รหัส>อัตราแลกเปลี่ยน เมื่อผู้จัดจำหน่ายใช้เงินตราต่างประเทศ。
ฟิลด์นี้จะแสดงเมื่อสกุลเงินของผู้จัดจำหน่ายที่เลือกแตกต่างจากสกุลเงินพื้นฐานของคุณ。
อัตราแลกเปลี่ยนเปลี่ยนจำนวนเงินตราต่างประเทศเป็นสกุลเงินพื้นฐานสำหรับการรายงาน.
ตั้งค่าอัตราแลกเปลี่ยนอัตโนมัติภายใต้ <รหัส>การตั้งค่า → <รหัส>อัตราแลกเปลี่ยน
กรุณาใส่คำอธิบายไม่บังคับสำหรับใบแจ้งหนี้การซื้อนี้
ใช้ฟิลด์นี้สำหรับหมายเหตุทั่วไปเกี่ยวกับรายละเอียดการซื้อหรือการจัดส่ง
คำอธิบายช่วยระบุวัตถุประสงค์ของใบแจ้งหนี้เมื่อดูรายการทางบัญชี。
เพิ่มบรรทัดรายการสิ่งของเพื่อรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณถูกเรียกเก็บเงิน.
แต่ละแถวสามารถแสดงถึงผลิตภัณฑ์ บริการ หรือหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่แตกต่างกันได้
ใช้บรรทัดหลายบรรทัดเพื่อตรงกับโครงร่างใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายเพื่อความสะดวกในการตรวจสอบความถูกต้อง.
ยอดรวมแถวจะถูกคำนวณอัตโนมัติโดยอิงจากจำนวน, ราคา, ส่วนลด, และภาษี.
เลือก <รายการสิ่งของ> ซึ่งอาจเป็น <สินค้าคงคลัง> หรือ <รายการที่ไม่ใช่สินค้าคงคลัง> คุณยังสามารถเลือกที่จะทิ้งช่องนี้เป็นช่องว่างได้
หากคุณได้เลือก <รหัส>รายการสิ่งของ ก่อนหน้านี้แล้ว ระบบจะกรอก <รหัส>บัญชี โดยอัตโนมัติตามรายการสิ่งของนั้น
ในการจัดประเภทการชำระหนี้ คุณสามารถเลือกจากบัญชีเกือบทุกบัญชีใน <รหัส>ผังบัญชี ของคุณ
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังทำการชำระหนี้สำหรับค่าใช้จ่ายเช่นไฟฟ้า ให้เลือกบัญชี <รหัส>ไฟฟ้า.
อย่างไรก็ตามคุณยังสามารถจัดประเภทการชำระเงินโดยตรงลงในหลายบัญชีย่อยได้อีกด้วย
ตัวอย่างเช่น หากการชำระหนี้นี้เกี่ยวกับการซื้อสินทรัพย์ถาวร ให้เลือกบัญชี <รหัส>สินทรัพย์ถาวร, ตามต้นทุน และจากนั้นเลือก <รหัส>สินทรัพย์ถาวร ที่เฉพาะเจาะจง
กรุณาใส่คำอธิบายของแถวนี้ แถวในแนวตั้งนี้จะแสดงเฉพาะเมื่อมีการตรวจสอบตัวเลือก <รหัส>แถวในแนวตั้ง — คำอธิบาย
เปิดหมายเลขบรรทัดเพื่อแสดงการจัดลำดับตัวเลขตามลำดับสำหรับแต่ละใบแจ้งหนี้.
หมายเลขบรรทัดช่วยเมื่อพูดคุยเกี่ยวกับรายการสิ่งของเฉพาะกับผู้จัดจำหน่าย。
เป็นประโยชน์สำหรับการจับคู่บรรทัดใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อหรือใบส่งสินค้า
เปลี่ยนเป็น เปิดแถวในแนวตั้ง คำอธิบาย เพื่อเพิ่มคำอธิบายโดยละเอียดสำหรับแต่ละแถวของรายการสิ่งของ。
คำอธิบายให้ข้อมูลเพิ่มเติมนอกเหนือจากชื่อรายการสิ่งของหรือบัญชี.
สิ่งจำเป็นสำหรับบริการหรือค่าใช้จ่ายที่ต้องการเอกสารรายละเอียด
เปลี่ยนเป็น เปิดแถวในแนวตั้งส่วนลดเพื่อบันทึกส่วนลดที่ได้รับในรายการสิ่งของแต่ละแถว
เลือกระหว่างส่วนลดร้อยละหรือส่วนลดมูลค่าคงที่ต่อแถว
ส่วนลดลดมูลค่าแถวก่อนการคำนวณภาษี.
มีประโยชน์สำหรับส่วนลดปริมาณ, ส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนด, หรือการประหยัดที่เจรจาได้.
ระบุว่ามูลค่าของรายการสิ่งของรวมภาษีหรือไม่รวมภาษี
ตรวจสอบกล่องนี้หากราคาของผู้จัดจำหน่ายรวมภาษีแล้ว
อย่าตรวจสอบหากภาษีแสดงแยกต่างหากและควรเพิ่มเข้าไปในราคา
นี้ต้องตรงกับที่ผู้จัดจำหน่ายแสดงราคาในใบแจ้งหนี้ของพวกเขา。
เปิดใช้งานภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย หากคุณต้องหักภาษีก่อนชำระเงินให้กับผู้จัดจำหน่าย。
ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายคือเรื่องปกติสำหรับบริการ, ค่าลิขสิทธิ์ หรือการชำระเงินให้กับผู้รับเหมา.
มูลค่าที่หักไว้ชำระให้กับหน่วยงานภาษีในนามของผู้จัดจำหน่าย。
ตรวจสอบกฎระเบียบภาษีในท้องถิ่นสำหรับข้อกำหนดการหักภาษีและอัตรา
ซ่อนยอดเงินที่ครบกำหนดมูลค่าเมื่อสั่งพิมพ์หรือส่งอีเมล์ใบแจ้งหนี้นี้
มีประโยชน์สำหรับสำเนาภายในหรือเมื่อรายละเอียดการชำระหนี้ถูกจัดการแยกต่างหาก
ยอดเงินที่ครบกําหนดยังคงถูกติดตามในระบบเพื่อการจับคู่การชำระหนี้
เปิดแถวในแนวตั้งจำนวนรวมของภาษีเพื่อแสดงภาษีที่คำนวณได้สำหรับแต่ละแถว.
แสดงวิธีการคำนวณภาษีแถวต่อแถวเพื่อการตรวจสอบ
ช่วยจับคู่การคำนวณภาษีกับใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย
ภาษีทั้งหมดคือผลรวมของภาษีแถวที่คำนวณแยกต่างหาก
เปลี่ยนเป็น เปิดตัวเลือกนี้เมื่อรับสินค้าคงคลังพร้อมกับใบแจ้งหนี้。
นี่รวมใบแจ้งหนี้การซื้อลงในใบรับสินค้าเพื่อประสิทธิภาพ.
จำนวนสินค้าคงคลังจะถูกปรับให้เป็นปัจจุบันทันทีเมื่อมีการป้อนใบแจ้งหนี้
เลือกสถานที่เก็บสินค้าคงคลังที่สินค้าได้รับ.
เปลี่ยนเป็น เปิด ข้อความท้ายหน้าปรับแต่งเพื่อเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมเมื่อสั่งพิมพ์ใบแจ้งหนี้.
ท้ายเอกสารสามารถรวมถึงคำแนะนำการชำระหนี้ ข้อกำหนด หรือหมายเหตุภายในได้
สร้างท้ายเอกสารที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ภายใต้ <รหัส>การตั้งค่า → <รหัส>ท้ายเอกสาร และเลือกพวกเขาที่นี่.
จัดเก็บใบแจ้งหนี้นี้เพื่อเอาออกจากรายการที่มีการใช้งานอยู่และเมนูดรอปดาวน์
ใบแจ้งหนี้ที่เก็บถาวรจะถูกชำระแล้วทั้งหมดหรือไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป
ใบแจ้งหนี้ยังคงอยู่ในระบบเพื่อการรายงานและการตรวจสอบ
คุณยังสามารถดูใบแจ้งหนี้ที่เก็บถาวรได้ผ่านการค้นหาหรือรายงาน