ใบสั่งซื้อ คือ เอกสารทางการที่ส่งไปยังผู้จัดจำหน่ายเพื่อให้พวกเขาอนุญาตให้ส่งมอบสินค้าหรือบริการเฉพาะตามราคาและเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้
ใบสั่งซื้อจะทำให้ความมุ่งมั่นของคุณในการซื้อเป็นทางการและสร้างความรับผิดชอบทางกฎหมายระหว่างคุณกับผู้จัดจำหน่ายของคุณ。
ใบสั่งซื้อมีหลายฟังก์ชันที่สำคัญในกระบวนการจัดซื้อของคุณ:
• การอนุญาต - พวกเขามอบการอนุมัติอย่างเป็นทางการสำหรับการซื้อสินค้าและกำหนดการควบคุมการใช้จ่าย
• การป้องกันทางกฎหมาย - พวกเขาสร้างสัญญาที่มีผลผูกพันด้วยข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ชัดเจน
• การควบคุมงบประมาณ - พวกเขาช่วยติดตามค่าใช้จ่ายที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนกับงบประมาณที่มีอยู่
• การจัดการสินค้าคงคลัง - พวกเขารับประกันการสั่งซื้อวัสดุอย่างทันเวลาเพื่อรักษาระดับสต็อกที่เหมาะสม
• การจับคู่ใบแจ้งหนี้ - พวกเขาให้ข้อมูลอ้างอิงสำหรับการตรวจสอบใบแจ้งหนี้จากผู้จัดจำหน่ายกับราคาที่ตกลงและปริมาณ
เมื่อสร้างใบสั่งซื้อ ให้ใส่ใจกับ:
• รายละเอียดผู้จัดจำหน่าย - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือกผู้จัดจำหน่ายที่ถูกต้อง
• รายละเอียดของรายการสิ่งของ - รวมคำอธิบายที่ถูกต้อง, ปริมาณ, และราคาต่อหน่วย
• ข้อมูลการจัดส่ง - ระบุวันที่จัดส่ง, สถานที่ตั้ง, และคำแนะนำการจัดส่ง
• เงื่อนไขการชำระหนี้ - กำหนดเวลาและวิธีการในการชำระหนี้
• เงื่อนไขพิเศษ - เพิ่มข้อกำหนดหรือเงื่อนไขเฉพาะในส่วนหมายเหตุ
ใบสั่งซื้อรวมเข้ากับเอกสารอื่น ๆ ในกระบวนการจัดซื้อของคุณอย่างราบรื่น:
• จากใบเสนอราคา - เปลี่ยนใบเสนอราคาการซื้อที่อนุมัติโดยตรงเป็นใบสั่งซื้อ
• ถึงใบเสร็จรับเงิน - บันทึกการส่งมอบผ่าน ใบรับสินค้า ที่อ้างอิงถึงใบสั่งซื้อ
• ถึงใบแจ้งหนี้หลายอัน - เปรียบเทียบ ใบแจ้งหนี้การซื้อ กับใบสั่งซื้อเพื่อตรวจสอบราคาและปริมาณ
ระบบติดตามปริมาณและมูลค่าที่ค้างอยู่โดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณตรวจสอบประสิทธิภาพของผู้จัดจำหน่ายและรับรองการส่งมอบคำสั่งซื้ออย่างสมบูรณ์
แบบฟอร์มนี้ประกอบด้วยฟิลด์ต่อไปนี้:
กรอกวันที่ของใบสั่งซื้อ โดยปกติแล้วจะเป็นวันที่ที่มีการสั่งซื้อกับผู้จัดจำหน่าย
กรุณาใส่หมายเลขอ้างอิงสำหรับใบสั่งซื้อ นี้อาจเป็นหมายเลข PO ของคุณหรืออ้างอิงใด ๆ ที่ช่วยติดตามคำสั่งซื้อ
เลือกผู้จัดจำหน่ายจากที่คุณสั่งซื้อ นี่คือการกำหนดสกุลเงินและเงื่อนไขการชำระหนี้สำหรับการสั่งซื้อ
ไม่บังคับ สามารถเชื่อมโยงใบสั่งซื้อนี้กับใบเสนอราคาการซื้อได้ ซึ่งช่วยติดตามการแปลงจากใบเสนอราคาไปยังใบสั่งซื้อ และมั่นใจในราคาที่ตกลงกันไว้นั้น
ไม่บังคับ เพิ่มคำอธิบายหรือหมายเหตุเกี่ยวกับคำสั่งซื้อนี้ เช่น คำแนะนำในการจัดส่งหรือข้อกำหนดพิเศษ
กรุณาเพิ่มรายการสิ่งของที่คุณสั่งซื้อ แต่ละแถวประกอบด้วยรายการสิ่งของ จำนวน ราคาต่อหน่วย และรายละเอียดอื่น ๆ
ตรวจสอบช่องนี้หากราคาจากผู้จัดจำหน่ายของคุณรวมภาษีแล้ว หากไม่มีภาษีให้เลือกไม่เลือกช่องนี้
ตรวจสอบกล่องนี้เพื่อแสดงหมายเลขบรรทัดในใบสั่งซื้อ ซึ่งช่วยในการอ้างอิงรายการสิ่งของเฉพาะเมื่อสื่อสารกับผู้จัดจำหน่าย
เลือกกล่องนี้เพื่อเปิดใช้งานแถวในแนวตั้งส่วนลดที่คุณสามารถบันทึกส่วนลดรายการสิ่งของที่เจรจาได้।
เลือกว่าควรใส่ส่วนลดเป็นร้อยละหรือตามมูลค่าแน่นอน
โปรดเช็คกล่องนี้ถ้าภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายใช้กับการซื้อครั้งนี้ ซึ่งมักจะจำเป็นสำหรับประเภทบริการหรือผู้จัดจำหน่ายบางประเภท
นี่ระบุว่าหน้าใบสั่งซื้อถูกยกเลิกหรือไม่ คำสั่งซื้อที่ถูกยกเลิกยังคงอยู่ในระบบเพื่อการบันทึกข้อมูลแต่ใช้งานไม่ได้