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Los pedidos de compra formalizan su compromiso de compra y crean una obligación legal entre usted y su proveedor.
Las órdenes de compra desempeñan múltiples funciones críticas en su proceso de adquisición:
• Autorización - Proporcionan aprobación formal para compras y establecen controles de gasto
• Protección legal - Ellos crean un acuerdo vinculante con términos y condiciones claros
• Control de presupuesto - Ayudan a realizar un seguimiento de los gastos comprometidos en comparación con los presupuestos disponibles
• Gestión de inventario - Se aseguran de que los materiales se pidan a tiempo para mantener niveles óptimos de stock.
• Coincidencia de facturas - Proporcionan una referencia para verificar las facturas de proveedores contra precios y cantidades acordados.
Al crear una orden de compra, preste especial atención a:
• Detalles del proveedor - Asegúrese de que el proveedor correcto esté seleccionado
• Especificaciones del artículo - Incluir descripciones precisas, cantidades y precios unitarios
• Información de entrega - Especificar fechas de entrega, ubicaciones y instrucciones de envío
• Términos de pago - Definir cuándo y cómo se realizará el pago
• Condiciones especiales - Más cualquier requisito o término específico en la sección de comentarios
Las órdenes de compra se integran a la perfección con otros documentos en su flujo de trabajo de adquisiciones:
• De presupuestos - Convierte presupuestos de compra aprobados directamente en órdenes de compra
• A cobros - Registre las entregas a través de
• A facturas - Comparar Facturas de compra con órdenes de compra para verificar precios y cantidades
El sistema realiza un seguimiento automático de las cantidades y importes pendientes, ayudándote a monitorizar el rendimiento del proveedor y garantizar el cumplimiento completo de las órdenes.
Este formulario contiene los siguientes campos:
Introduce la fecha de la orden de compra. Esto suele ser cuando se realiza el pedido al proveedor.
Introduce un número de referencia para esta orden de compra. Esto podría ser tu número de Orden de compra o cualquier referencia que ayude a rastrear el pedido.
Seleccionar el proveedor De quien estás haciendo el pedido. Esto determina la moneda y los términos de pago para el pedido.
Opcionalmente, vincula esta orden de compra a un presupuesto de compra. Esto ayuda a rastrear la conversión de presupuesto a orden y asegura los precios acordados.
Opcionalmente, añade una descripción o comentarios sobre este pedido, como instrucciones de entrega o requisitos especiales.
Introduce los artículos que estás pidiendo. Cada línea incluye el artículo, la cantidad, el precio unitario y otros detalles.
Marque esta casilla si los precios de su proveedor ya incluyen impuesto. Deje desmarcada si el impuesto se añade además de los precios.
Marque esta casilla para mostrar los números de línea en la orden de compra. Esto ayuda a referirse a artículos específicos al comunicarse con proveedores.
Marque esta casilla para habilitar una columna de descuento donde puede registrar descuentos negociados por artículo.
Seleccionar si los descuentos se introducen como porcentajes o importes fijos.
Marque esta casilla si el impuesto retenido se aplica a esta compra. Esto suele ser Requerido para ciertos tipos de servicios o Proveedores.
Esto indica si la orden de compra ha sido cancelada. Las órdenes canceladas permanecen en el sistema para el registro, pero están inactivas.