Τα πιστωτικά τιμολόγια είναι χρηματοοικονομικά έγγραφα που μειώνουν το ποσό που ο πελάτης χρωστά σε εσάς. Παρέχουν μια επίσημη καταγραφή επιστροφών χρημάτων, επιστροφών ή διορθώσεων στους λογαριασμούς πελατών.
Χρησιμοποιήστε αυτή τη φόρμα για να εκδώσετε πιστώσεις στους πελάτες όταν χρειάζεται να μειώσετε το υπόλοιπό τους ή να επεξεργαστείτε επιστροφές χρημάτων.
Εκδώστε πιστωτικά τιμολόγια στις παρακάτω καταστάσεις:
• Ο πελάτης επιστρέφει αγαθά ή ακυρώνει υπηρεσίες
• Κάνατε σφάλματα τιμολόγησης στο αρχικό τιμολόγιο που χρειάζονται διόρθωση.
• Ο πελάτης έλαβε κατεστραμμένα, ελαττωματικά ή λανθασμένα είδη
• Θέλετε να χορηγήσετε εκπτώσεις μετά την έκδοση τιμολογίου, επιστροφές ή επιδοτήσεις καλής θέλησης
• Ο πελάτης έχει υπερπληρώσει και χρειάζεται να καταγράψετε την πίστωση υπόλοιπο
Όταν δημιουργείτε ένα πιστωτικό τιμολόγιο, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
• Επιλογή του πελάτη από τη λίστα αναπτυσσόμενων επιλογών
• Αναφορά του πρωτότυπου αριθμού τιμολογίου πώλησης αν αυτή η πίστωση σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο τιμολόγιο.
• Εισάγετε τα είδη και τις ποσότητες που πιστώνονται - χρησιμοποιήστε θετικές ποσότητες
• Συμπεριλάβετε μια σαφή περιγραφή που εξηγεί τον λόγο για την πίστωση.
• Προσθήκη οποιωνδήποτε σχετικών σημειώσεων ή αριθμών
Το σύστημα αυτόματα χειρίζεται τα εξής όταν αποθηκεύετε ένα πιστωτικό τιμολόγιο:
• Ενημερώνει το υπόλοιπο του λογαριασμού του πελάτη για να μειώσει ό,τι οφείλει.
• Επιστροφές προϊόντων αποθήκης με πίστωση πίσω στο απόθεμα (αν ισχύει)
• Δημιουργεί τις απαραίτητες λογιστικές καταχωρίσεις για τη διατήρηση ακριβών χρηματοοικονομικών αρχείων
• Καθιστά την πίστωση διαθέσιμη για να εφαρμοστεί σε μελλοντικά τιμολόγια ή να επεξεργαστεί ως επιστροφή χρημάτων
Συμπληρώστε τις λεπτομέρειες του πιστωτικού τιμολογίου χρησιμοποιώντας τα παρακάτω πεδία. Τα απαιτούμενα πεδία είναι σημειωμένα με αστερίσκο ().
Εισάγετε την ημερομηνία που εκδίδεται αυτό το πιστωτικό τιμολόγιο προς τον πελάτη.
Αυτή η ημερομηνία προσδιορίζει πότε η πίστωση μειώνει το υπόλοιπο του πελάτη και εμφανίζεται στις οικονομικές αναφορές.
Εισάγετε έναν αριθμό αναφοράς για αυτό το πιστωτικό τιμολόγιο. Αυτό βοηθά στην παρακολούθηση και την ταυτοποίηση του πιστωτικού τιμολογίου στην επικοινωνία.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόματη αρίθμηση αφήνοντας αυτό το πεδίο κενό ή να εισάγετε τον δικό σας αριθμό αναφοράς για καλύτερη οργάνωση.
Επιλέξτε τον πελάτη που θα λάβει αυτό το πιστωτικό τιμολόγιο. Η διεύθυνση χρέωσης θα συμπληρωθεί αυτόματα.
Το πιστωτικό τιμολόγιο θα μειώσει το ποσό που οφείλει αυτός ο πελάτης και μπορεί να εφαρμοστεί κατά των εκκρεμών τιμολογίων τους.
Προαιρετικά, συνδέστε αυτό το πιστωτικό τιμολόγιο με ένα συγκεκριμένο τιμολόγιο πώλησης. Αυτό βοηθάει στην παρακολούθηση του ποιο τιμολόγιο πιστώνεται και μπορεί να εφαρμόσει αυτόματα την πίστωση.
Εάν συνδεθεί με ένα τιμολόγιο, η πίστωση θα κατανεμηθεί αυτόματα κατά του υπολοίπου αυτού του συγκεκριμένου τιμολογίου.
Εισάγετε τη διεύθυνση χρέωσης του πελάτη. Αυτή συμπληρώνεται αυτόματα από τον φάκελο του πελάτη αλλά μπορεί να τροποποιηθεί.
Η διεύθυνση εμφανίζεται στο εκτυπωμένο πιστωτικό τιμολόγιο και θα πρέπει να ταιριάζει με την διεύθυνση προς την οποία αποστέλλετε αλληλογραφία σε αυτόν τον πελάτη.
Αν ο πελάτης χρησιμοποιεί ένα ξένο νόμισμα, εισάγετε την ισοτιμία συναλλάγματος για μετατροπή στο βασικό σας νόμισμα.
Η ισοτιμία συναλλάγματος καθορίζει πώς το ποσό ξένου νομίσματος μετατρέπεται στο βασικό νόμισμά σας για λογιστικούς σκοπούς.
Προαιρετικά, προσθέστε μια περιγραφή ή λόγο για αυτό το πιστωτικό τιμολόγιο, όπως 'Επιστροφή προϊόντος' ή 'Ρύθμιση τιμής'.
Αυτή η Περιγραφή βοηθά στη τεκμηρίωση του γιατί η Πίστωση εκδόθηκε και εμφανίζεται στις Αναφορές αλλά όχι στο Πιστωτικό Τιμολόγιο.
Εισάγετε τα είδη γραμμής που πιστώνονται. Κάθε γραμμή αντιπροσωπεύει ένα προϊόν ή υπηρεσία με το ποσό που θα πιστωθεί.
Οι γραμμές ειδών θα πρέπει να ταιριάζουν με αυτά που πουλήθηκαν αρχικά, συμπεριλαμβανομένων των ίδιων λογαριασμών, φορολογικών κωδικών και κατηγοριών παρακολούθησης.
Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο για να εμφανίζονται οι αριθμοί γραμμής στο πιστωτικό τιμολόγιο. Αυτό βοηθά στην αναφορά συγκεκριμένων ειδών.
Οι αριθμοί γραμμής διευκολύνουν τη συζήτηση συγκεκριμένων ειδών με τους πελάτες και την αντιστοίχισή τους με το αρχικό τιμολόγιο.
Ελέγξτε αυτό το πλαίσιο για να εμφανίσετε μια στήλη περιγραφής για κάθε είδος γραμμής, επιτρέποντας λεπτομερείς εξηγήσεις για κάθε πίστωση.
Οι περιγραφές βοηθούν να εξηγηθεί γιατί κάθε είδος πιστώνεται, το οποίο είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για μερικές πιστώσεις ή διορθώσεις.
Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο εάν τα ποσά που εισάγετε περιλαμβάνουν ήδη φόρο. Αφήστε το μη επιλεγμένο εάν ο φόρος πρέπει να υπολογιστεί έξτρα.
Αυτή η ρύθμιση θα πρέπει να ταιριάζει με τον τρόπο που δημιουργήθηκε το πρωτότυπο τιμολόγιο για να διασφαλιστούν ακριβείς υπολογισμοί φόρου.
Ελέγξτε αυτό το πλαίσιο αν ο παρακρατούμενος φόρος ισχύει για αυτό το πιστωτικό τιμολόγιο. Αυτό προσαρμόζει τον παρακρατούμενο φόρο που καταχωρήθηκε προηγουμένως.
Οι πιστώσεις παρακρατούμενου φόρου αντιστρέφουν τον παρακρατούμενο φόρο που καταχωρήθηκε στο αρχικό τιμολόγιο.
Επιλέξτε αυτό το κουτί εάν αυτό το πιστωτικό τιμολόγιο εκπροσωπεί επίσης μια επιστροφή φυσικών αγαθών, ενημερώνοντας τα επίπεδα αποθεμάτων.
Αφού ελεγχθεί, το πιστωτικό τιμολόγιο θα λειτουργεί επίσης ως δελτίο παραλαβής, προσθέτοντας τα επιστρεφόμενα είδη πίσω στο απόθεμα.
Επιλογή της τοποθεσίας αποθήκης όπου τα επιστρεφόμενα αγαθά θα εληφθούν πίσω στο απόθεμα.
Αυτό καθορίζει ποια αποθήκη ή τοποθεσία λαμβάνει τα επιστρεφόμενα προϊόντα αποθήκης για μελλοντική πώληση.