Μια <κωδικός> Εντολή Αγοράς είναι ένα επίσημο έγγραφο που Εστάλη στους προμηθευτές που τους εξουσιοδοτεί να παραδώσουν συγκεκριμένα αγαθά ή υπηρεσίες στις συμφωνημένες τιμές και όρους.
Οι εντολές αγορών τυποποιούν τη δέσμευσή σας για αγορά και δημιουργούν νομική υποχρέωση μεταξύ εσάς και του προμηθευτή σας.
Οι εντολές αγοράς εξυπηρετούν πολλές κρίσιμες λειτουργίες στη διαδικασία προμήθειάς σας:
• Εξουσιοδότηση - Παρέχουν επίσημη έγκριση για τις αγορές και καθορίζουν τους περιορισμούς δαπανών
• Νομική προστασία - Δημιουργούν μια δεσμευτική συμφωνία με σαφείς όρους και προϋποθέσεις
• Έλεγχος προϋπολογισμού - Βοηθούν στην παρακολούθηση των δεσμευμένων εξόδων σε σχέση με τους διαθέσιμους προϋπολογισμούς
• Διαχείριση αποθεμάτων - Διασφαλίζουν την έγκαιρη παραγγελία υλικών για τη διατήρηση των βέλτιστων επιπέδων αποθέματος
• Ταιριάσμα Τιμολογίων - Παρέχουν έναν αριθμό για την επαλήθευση των τιμολογίων προμηθευτών με βάση τις συμφωνημένες τιμές και ποσότητες
Όταν δημιουργείτε μια εντολή αγοράς, δώστε προσοχή σε:
• Στοιχεία Προμηθευτή - Βεβαιωθείτε ότι ο σωστός προμηθευτής είναι επιλεγμένος
• Προδιαγραφές Είδους - Περιλάβετε ακριβείς περιγραφές, ποσότητες και τιμές μονάδας
• Πληροφορίες παράδοσης - Καθορίστε ημερομηνίες παράδοσης, τοποθεσίες και οδηγίες αποστολής
• Όροι πληρωμής - Ορίστε πότε και πώς θα γίνει η πληρωμή
• Ειδικοί όροι - Προσθέστε οποιαδήποτε συγκεκριμένα απαιτούμενα ή όρους στην ενότητα σημειώσεων
Οι εντολές αγοράς ενσωματώνονται χωρίς προβλήματα με άλλα έγγραφα στη διαδικασία προμηθειών σας:
• Από προσφορές - Μετατροπή εγκεκριμένων Προσφορών Προμηθειών άμεσα σε παραγγελίες
• Προς αποδείξεις - Καταγράψτε παραδόσεις μέσω <κωδικός>Δελτίων Παραλαβής που αναφέρονται στην εντολή αγοράς
• Προς τιμολόγια - Αντιστοιχίστε <κωδικός>Τιμολόγια Αγορών με εντολές αγορών για να επαληθεύσετε τις τιμές και τις ποσότητες
Το σύστημα παρακολουθεί αυτόματα τις εκκρεμείς ποσότητες και τα ποσά, βοηθώντας σας να παρακολουθείτε την απόδοση των προμηθευτών και να διασφαλίζετε την πλήρη εκπλήρωση των παραγγελιών.
Αυτή η φόρμα περιέχει τα εξής πεδία:
Εισάγετε την ημερομηνία της εντολής αγοράς. Αυτό είναι συνήθως όταν η εντολή τοποθετείται στον προμηθευτή.
Εισάγετε έναν αριθμό αναφοράς για αυτήν την εντολή αγοράς. Αυτό θα μπορούσε να είναι ο αριθμός PO σας ή οποιαδήποτε αναφορά που βοηθά στην παρακολούθηση της παραγγελίας.
Επιλογή του προμηθευτή από τον οποίο παραγγέλνετε. Αυτό καθορίζει το νόμισμα και τους όρους πληρωμής για την παραγγελία.
Προαιρετικά, συνδέστε αυτή την εντολή αγοράς με μια προσφορά προμηθειών. Αυτό βοηθά στην παρακολούθηση της μετατροπής προσφοράς σε παραγγελία και διασφαλίζει τις συμφωνημένες τιμές.
Προαιρετικά, προσθέστε μια περιγραφή ή σημειώσεις σχετικά με αυτή την παραγγελία, όπως οδηγίες παράδοσης ή ειδικές απαιτήσεις.
Εισάγετε τα είδη που παραγγέλνετε. Κάθε γραμμή περιλαμβάνει το είδος, την ποσότητα, την τιμή μονάδας, και άλλα λεπτομέρειες.
Ελέγξτε αυτό το κουτάκι αν οι τιμές από τον προμηθευτή σας περιλαμβάνουν ήδη φόρο. Αφήστε το αδιάθετο αν ο φόρος προστίθεται πάνω από τις τιμές.
Ελέγξτε αυτό το πλαίσιο για να εμφανίσετε τους αριθμούς γραμμών στην εντολή αγοράς. Αυτό βοηθάει στην αναφορά συγκεκριμένων ειδών όταν επικοινωνείτε με προμηθευτές.
Ελέγξτε αυτό το πλαίσιο για να ενεργοποιήσετε μια στήλη έκπτωσης όπου μπορείτε να καταγράψετε τις διαπραγματευόμενες εκπτώσεις ειδών γραμμής.
Επιλογή αν οι εκπτώσεις εισάγονται ως ποσοστά ή ως σταθερά ποσά.
Ελέγξτε αυτό το κουτί εάν ο παρακρατούμενος φόρος ισχύει για αυτή την αγορά. Αυτό είναι συνήθως απαιτούμενο για ορισμένους τύπους υπηρεσιών ή προμηθευτών.
Αυτό υποδεικνύει εάν η εντολή αγοράς έχει ακυρωθεί. Οι ακυρωμένες παραγγελίες παραμένουν στο σύστημα για καταγραφή αλλά είναι ανενεργές.