<कोड>जर्नल प्रविष्टि फॉर्म आपको उन लेन-देन के लिए मैनुअल लेखा प्रविष्टियाँ बनाने की अनुमति देता है जिन्हें मानक फॉर्म जैसे बीजक, रसीदें, या भुगतान के माध्यम से दर्ज नहीं किया जा सकता।
जर्नल प्रविष्टियां आपके सामान्य खाते तक सीधे पहुँच प्रदान करती हैं, जिससे आप जटिल लेन-देन, समायोजन, सुधार, और अवधि के अंत की संचित जोड़ियों को रिकॉर्ड कर सकते हैं।
प्रत्येक जर्नल प्रविष्टि को बकाया बनाए रखने के लिए संतुलित होना चाहिए (ऋणांकनों के बराबर जमा) ताकि आपके डबल-एंट्री बुककीपिंग सिस्टम की अखंडता बनी रहे।
सामान्य उपयोगों में उल्लेख, रोकड़े, पूर्वभुगतान, अंतःसंस्थागत लेन-देन, और वर्ष के अंत के समायोजन को रिकॉर्ड करना शामिल है।
जब जर्नल प्रविष्टि बना रहे हों, तो जर्नल प्रविष्टि के उद्देश्य को स्पष्ट विवरण प्रदान करें ताकि ऑडिट ट्रेल के उद्देश्य से।
प्रति प्रभावित खाता, ऋणांकन स्तंभ में (धन) ऋणांकित राशियाँ और जमा स्तंभ में (धन) जमा राशियाँ दर्ज करें।
आप प्रविष्टियों को विशिष्ट ट्रैकिंग श्रेणियों जैसे ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं, या सूचीकृत वस्तुओं को आवंटित कर सकते हैं।
सुनिश्चित करें कि आपका प्रवेश संतुलित है इससे पहले कि आप इसे सहेजें—प्रणाली असंतुलित प्रविष्टियों को रिकॉर्ड करने से रोकेगी।
इस फॉर्म में निम्नलिखित फ़ील्ड समावेश करता है:
आपको बताना होगा कि इस जर्नल प्रविष्टि को आपके लेखा रिकॉर्ड में कब दर्ज किया जाना है।
तारीख यह निर्धारित करती है कि लेन-देन किस लेखा/खाता अवधि से संबंधित है और यह वित्तीय विवरणों में कब दिखाई देगा।
इस जर्नल प्रविष्टि की पहचान के लिए एक अद्वितीय संदर्भ संख्या दर्ज करें।
संदर्भ आपको बाद में विशिष्ट लेन-देन का पता लगाने में मदद करते हैं और ऑडिट ट्रेल्स या स्रोत दस्तावेजों के साथ क्रॉस-रेफरेंसिंग के लिए उपयोग किए जा सकते हैं।
आप स्वय से संख्या निर्धारित करने के लिए चेकबॉक्स को चुन सकते हैं, या अपने स्वयं के संदर्भ प्रणाली में प्रवेश कर सकते हैं।
यदि यह जर्नल प्रविष्टि ऐसी लेन-देन से संबंधित है जो आपकी <कोड>आधार मुँद्रा से अलग किसी मुँद्रा में है, तो एक <कोड>विदेशी मुद्रा चुनें।
यह फ़ील्ड केवल तब दिखाई देती है जब आपने <कोड>व्यवस्था → <कोड>मुद्राएं के तहत विदेशी मुद्राएं बनाई हैं।
जब चुना जाता है, तो इस जर्नल प्रविष्टि में सभी राशियाँ चुनी गई विदेशी मुद्रा में दर्ज की जाएँगी।
चुनें विदेशी मुद्रा और आपके आधार मुँद्रा के बीच राशियों को परिवर्तित करने के लिए विनिमय दर दर्ज करें।
विनिमय दर निर्धारित करती है कि विदेशी मुद्रा राशियों को आपकी आधार मुँद्रा में रिपोर्टिंग के लिए कैसे परिवर्तित किया जाता है।
आप स्वय से विनिमय दर प्राप्ति को <कोड>व्यवस्था → <कोड>विनिमय दर के तहत कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
इस जर्नल प्रविष्टि के उद्देश्य और संदर्भ को समझाने के लिए एक विवरण दर्ज करें।
अच्छे विवरण आपको बाद में लेन-देन की समीक्षा करते समय समझने में मदद करते हैं और ऑडिट उद्देश्यों के लिए अनिवार्य होते हैं।
बीजक संख्या, अनुबंध संदर्भ या प्रविष्टि के लिए व्यापार कारण जैसे प्रासंगिक विवरण शामिल करें।
इस लेन-देन का आपके खातों पर प्रभाव रिकॉर्ड करने के लिए ऋणांकन और जमा रेखाएँ जोड़ें।
प्रत्येक लाइन एक ऐसा खाता दर्शाता है जो या तो ऋणांकित है या धन जमा किया गया है।
मूल लेखांकन नियम लागू होता है: कुल डेबिट कुल क्रेडिट के बराबर होना चाहिए ताकि लेखा बकाया हो सके।
यदि प्रविष्टि संतुलन से बाहर है, तो एक त्रुटि संदेश दिखाई देगा जो अंतर दिखाएगा।
जब इस जर्नल प्रविष्टि में कर संकेत का उपयोग करते हैं, तो निर्दिष्ट करें कि यह लेन-देन बिक्री या खरीद का प्रतिनिधित्व करता है।
यह वर्गीकरण यह निर्धारित करता है कि लेन-देन कर विवरणों में कैसे दिखाई देता है और कौन से कर खाते प्रभावित होते हैं।
राजस्व लेन-देन के लिए 'बिक्री' चुनें या व्यय लेन-देन के लिए 'खरीद' चुनें।
मद स्तंभ को चालू करें इन्वेंटरी आइटम्स या गैर-इन्वेंटरी वस्त्र को जर्नल प्रविष्टि रेखाओं में चुनने के लिए।
जब एक मद चुना जाता है, तो उचित आय या व्यय खाता स्वय से मद की व्यवस्था के आधार पर भरा जाता है।
यह समायोजन, लेख हटाने, या अन्य मद-आधारित लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए उपयोगी है।
व्यक्तिगत जर्नल प्रविष्टि लाइनों के लिए विस्तृत विवरण जोड़ने के लिए <कोड>विवरण स्तंभ को चालू करें।
रेखा विवरण प्रत्येक (धन) ऋणांकन और (धन) जमा के लिए अतिरिक्त संदर्भ प्रदान करता है, जिससे प्रविष्टि को समझना आसान हो जाता है।
यह विशेष रूप से जटिल प्रविष्टियों के लिए उपयोगी है जिसमें विभिन्न खातों पर प्रभाव डालने वाली कई रेखाएँ होती हैं।
इन्वेंटरी आइटम्स या मापने योग्य सेवाओं के लिए मात्राएँ रिकॉर्ड करने के लिए <कोड>मात्रा स्तंभ को सक्षम करें।
परिमाणों से इन्वेंटरी हरकतों पर नज़र रखने में मदद मिलती है और सटीक स्टॉक स्तर बनाए रखने के लिए आवश्यक हैं।
जब इन्वेंटरी आइटम्स के साथ उपयोग किया जाता है, तब मात्रा आपके स्टॉक में इन्वेंटरी और लागत की गणना को प्रभावित करती है।
यदि यह वास्तविक नकद आंदोलन से संबंधित है, तो इस जर्नल प्रविष्टि को नकद लेन-देन के रूप में चिह्नित करें।
नकद लेन-देन को संग्रह प्रविष्टियों से भिन्न किया जाता है और यह प्रभावित करता है कि वे <कोड>नकद प्रवाह विवरण में कैसे दिखाई देते हैं।
उदाहरणों में नकद बिक्री, नकद क्रेय, या कोई भी लेन-देन जिसमें तत्काल भुगतान शामिल है।