<कोड>भुगतान फ़ॉर्म आपके व्यवसाय से बैंक खातों या नकद खातों के माध्यम से धन को छोड़ने का रिकॉर्ड रखता है। सटीक वित्तीय ट्रैकिंग और रिपोर्टिंग के लिए सभी आउटगिंग लेन-देन को दस्तावेज़ित करने के लिए इस फ़ॉर्म का उपयोग करें।
सामान्य भुगतान प्रकारों में आपूर्तिकर्ताओं से क्रेय, कर्मचारियों के वेतन, सरकारी एजेंसियों को कर भुगतान, किराया, उपयोगिताएँ, और अन्य व्यापार व्यय शामिल हैं। यह रूप विभिन्न भुगतान परिदृश्यों के लिए विशेष सुविधाएँ प्रदान करता है।
भुगतान को रिकॉर्ड करने के लिए, उस बैंक या नकद खाता का चयन करें जिससे पैसा भुगतान किया जाएगा। उस तारीख को दर्ज करें जब भुगतान किया गया था या किया जाएगा। फिर यह Specify करें कि भुगतान किसने प्राप्त किया, भुगतानकर्ता प्रकार और विशिष्ट प्राप्तकर्ता का चयन करके।
आपूर्तिकर्ता भुगतान के लिए, प्रणाली स्वय से किसी भी बकाया खरीद चालान को प्रदर्शित करती है। आप चुन सकते हैं कि किस बीजक का भुगतान करना है और प्रत्येक के लिए राशि निर्धारित कर सकते हैं। फ़ॉर्म बीजक बकाया को प्रदर्शित करता है ताकि भुगतान आवंटन सटीक सुनिश्चित किया जा सके।
अन्य भुगतानों के लिए, भुगतान राशि को उपयुक्त व्यय खातों में आवंटित करें। यदि आवश्यक हो तो आप एकल भुगतान को कई खातों में विभाजित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक उपयोगिता भुगतान को बिजली और पानी के व्यय खातों में विभाजित किया जा सकता है।
अगर भुगतान आपके बैंक खाते से स्पष्ट नहीं हुए हैं तो उन्हें लंबित के रूप में चिह्नित करें। यह स्थिति बैंक समाधान विवरण में मदद करती है जिसके द्वारा उन भुगतानों में अंतर करने में सहायता मिलती है जो दर्ज हो चुके हैं लेकिन अभी तक बैंक द्वारा संसाधित नहीं हुए हैं। एक बार भुगतान स्पष्ट होने पर, आप इसकी स्थिति को अद्यतन कर सकते हैं।
फॉर्म कर ट्रैकिंग का समर्थन करता है, जिससे आप भुगतान रेखाओं पर कर राशियों को निर्दिष्ट कर सकते हैं। आप समर्थन दस्तावेज़ जैसे रसीदें या बीजक भी संलग्न कर सकते हैं ताकि एक पूर्ण ऑडिट ट्रेल बनाए रखा जा सके। अनुकूलित फ़ील्ड्स जोड़े जा सकते हैं ताकि आपके व्यापार की आवश्यकताओं के लिए अतिरिक्त जानकारी कैप्चर की जा सके।
भुगतान फॉर्म में निम्नलिखित फ़ील्ड समावेश करता है:
आप इस भुगतान की तारीख दर्ज करें।
यह तारीख निर्धारित करती है कि भुगतान आपके खातों में कब दर्ज किया गया है और यह किस लेखा अवधि से संबंधित है।
चेक के लिए, चेक पर लिखी गई तारीख का उपयोग करें। इलेक्ट्रॉनिक भुगतानों के लिए, लेन-देन की तारीख का उपयोग करें।
इस भुगतान को अद्वितीय रूप से पहचानने के लिए एक संदर्भ संख्या दर्ज करें।
सामान्य संदर्भों में चेक नंबर, वायर स्थानांतरण पुष्टिकरण, या इलेक्ट्रॉनिक भुगतान आईडी शामिल हैं।
संदर्भ आपको भुगतान को बैंक विवरण से मिलाने और बाद में विशिष्ट लेन-देन को खोजने में मदद करते हैं।
इस भुगतान को करने के लिए <कोड>बैंक खाता या <कोड>कैश खाता चुनें।
चुने गए खाते का बकाया भुगतान राशि द्वारा घट जाएगा।
यदि आपने अभी तक भुगतान खाता नहीं बनाया है, तो पहले इसे <कोड>बैंक और नकदी खाते के अंतर्गत सेटअप करें।
बैंक भुगतानों के लिए समाशोधन स्थिति चुनें।
यदि भुगतान पहले से ही आपके बैंक खाते से घटा दिया गया है, तो <कोड>स्पष्ट चुनें।
अगर भुगतान जारी किया गया है लेकिन अभी तक आपके बैंक विवरण पर नहीं दिख रहा है तो <कोड>लंबित चुनें।
यह स्थिति सटीक बैंक समाधान विवरण और नकद प्रवाह रिपोर्टिंग के लिए महत्वपूर्ण है।
विदेशी मुद्रा भुगतान को अपनी आधार मुँद्रा में परिवर्तित करने के लिए विनिमय दर दर्ज करें।
यह दर विदेशी मुद्रा बैंक खाते से भुगतान करते समय लागू होती है।
विनिमय दर आधार मुँद्रा के मूल्य को वित्तीय रिपोर्टिंग के लिए निर्धारित करता है।
आप स्वय से विनिमय दरों को <कोड>व्यवस्था → <कोड>विनिमय दर के अंतर्गत कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
इस भुगतान को प्राप्त करने वाले आदाता का प्रकार चुनें।
धनवापसी, अधिक भुगतान लौटाने, या अन्य भुगतान के लिए <कोड> ग्राहक चुनें।
आपूर्तिकर्ता को विक्रेता भुगतान, खरीद चालान, या आपूर्तिकर्ता अग्रिम भुगतान के लिए चुनें।
कोड <अन्य> चुनें किसी को गैर-ग्राहक/आपूर्तिकर्ता पार्टियों जैसे कर्मचारियों, कर प्राधिकरणों, या ऋण भुगतानों के लिए।
इस भुगतान के बारे में संदर्भ प्रदान करने के लिए एक वैकल्पिक विवरण दर्ज करें।
विवरण लेन-देन की समीक्षा करते समय भुगतान के उद्देश्य की पहचान करने में मदद करते हैं।
बीजक संख्या, खरीद आदेश संदर्भ या भुगतान के कारण जैसे विवरण शामिल करें।
इस भुगतान को उपयुक्त खातों में आवंटित करने के लिए लाइन मद जोड़ें।
प्रत्येक लाइन विभिन्न <लेखा> पर पोस्ट कर सकती है, <खरीद चालानों> पर लागू हो सकती है, या <खरीद मदों> को रिकॉर्ड कर सकती है।
एक ही भुगतान को विभिन्न खर्च श्रेणियों या बिजक के बीच विभाजित करने के लिए कई रेखाओं का उपयोग करें।
खातों के बिना रेखाएँ चुने गए आपूर्तिकर्ता के लिए सबसे पुराने अवैतनिक बिलों को स्वय से आवंटित की जाएँगी।
चुनें एक <कोड>सूचीकृत वस्तु या <कोड>गैर-इन्वेंटरी वस्तु खरीदने के लिए।
जब एक मद चुना जाता है, तो मद की व्यवस्था के आधार पर उचित व्यय खाता स्वय से भरा जाता है।
यदि आप खाता मैनुअल रूप से निर्दिष्ट करना चाहते हैं तो खाली छोड़ दें।
इस भुगतान लाइन को श्रेणीबद्ध करने के लिए खाता चुनें।
यदि आपने एक <कोड> मद चुना है, तो खाता स्वय से मद के खरीद खाता सेटिंग से भरा जाएगा।
प्रत्यक्ष व्यय भुगतानों के लिए, अपने `लेखा जोखा का व्यौरा` से उपयुक्त व्यय खाते का चयन करें।
सामान्य व्यय खातों में उपयोगिताएँ, किराया, सामान, या पेशेवर शुल्क शामिल हैं।
विज़्ञापन के लिए आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान के लिए, <कोड>देय खाते चुनें और फिर <कोड>आपूर्तिकर्ता चुनें।
जब आप आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान कर रहे हैं, तो आप एक विशिष्ट <कोड>खरीद चालान चुन सकते हैं या इसे स्वय से छोड़ सकते हैं।
स्वय से आवंटन भुगतान को सबसे पुराने अवैतनिक बिजक पर पहले लागू करता है (FIFO विधि)।
स्थिर संपत्ति के क्रेय के लिए, <कोड>स्थिर संपत्ति, लागत पर चुनें और फिर विशिष्ट <कोड>निश्चित संपत्ति चुनें।
बिल योग्य खर्च के लिए जिन्हें ग्राहक रिफंड करेंगे, बिल योग्य खर्च और ग्राहक चुनें।
वेतन के बाद कर्मचारियों के भुगतानों के लिए, <कोड>कर्मचारी स्पष्टिकरण खाता और <कोड>कर्मचारी चुनें।
लेखा / खाता चयन यह निर्धारित करता है कि यह भुगतान वित्तीय विवरणों में कैसे दिखाई देगा और खातों के बकाया पर प्रभाव डालता है।
इस भुगतान लाइन के लिए एक विवरण दर्ज करें।
विवरण इस विशेष लाइन मद के लिए क्या भुगतान किया जा रहा है, के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं।
यह क्षेत्र केवल तब दिखाई देता है जब <कोड>विवरण स्तंभ भुगतान फ़ॉर्म पर सक्षम होता है।
खरीदी जा रही मदों की मात्रा डालें।
इन्वेंटरी आइटम्स के लिए, यह आपके निर्धारित स्थान पर स्टॉक स्तरों को अद्यतन करता है।
सेवाओं के लिए, घटें, इकाइयाँ, या अन्य मापने योग्य मात्राएँ दर्ज करें।
यह क्षेत्र केवल तब दिखाई देता है जब <कोड>मात्रा स्तम्भ सक्षम है।
इस लाइन मद के लिए प्रति इकाई मूल्य दर्ज करें।
इकाई मूल्य को मात्रा से गुणा करने पर छूट और कर से पहले की लाइन कुल मिलती है।
सेवाओं के लिए, यह प्रति घंटा दर या सेवा के प्रति इकाई मूल्य हो सकता है।
इन्वेंटरी आइटम्स खरीदते समय <कोड>इन्वेंटरी स्थान चुनें।
यह तय करता है कि खरीदी गई सूची किस गोदाम या स्थान को प्राप्त होगी।
यह केवल तब प्रकट होता है जब आप इन्वेंटरी के स्थान सक्षम करते हैं और इन्वेंटरी आइटम्स की खरीदारी कर रहे होते हैं।
भुगतान लाइन के लिए अनुक्रमिक संख्या प्रदर्शित करने के लिए लाइन नंबर सक्षम करें।
लाइन नंबर जटिल भुगतानों में विशिष्ट रेखाओं पर चर्चा करने या संदर्भित करने में मदद करते हैं।
भुगतान विवरणों को सहायता दस्तावेज़ों या खरीद आदेशों से मिलाने के लिए उपयोगी।
विवरण स्तंभ चालू करें ताकि प्रत्येक भुगतान लाइन के लिए विस्तृत विवरण जोड़ा जा सके।
रेखा विवरण यह दस्तावेजित करते हैं कि विभाजित भुगतान का प्रत्येक भाग किसके लिए है।
अनुमोदन या पुनर्भुगतान के लिए विस्तृत दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता वाले खर्च भुगतान के लिए आवश्यक।
मात्रा आधारित क्रेय के लिए <कोड>मात्रा और <कोड>इकाई मूल्य स्तंभ सक्षम करें।
इन्वेंटरी क्रेय के लिए अनिवार्य जहाँ आपको मात्राएँ और यूनिट लागत रिकॉर्ड करने की आवश्यकता होती है।
घटें, इकाइयों, या अन्य मापनीय मात्रा द्वारा बिल किए गए सेवाओं के लिए भी उपयोगी।
सिस्टम मात्रा को इकाई मूल्य से गुणा करके लाइन कुल की गणना करता है।
भुगतान रेखाओं पर छूट लागू करने के लिए <कोड>छूट स्तंभ सक्षम करें।
प्रतिशत छूट या निर्धारित राशि छूट के बीच चुनें।
छूट प्रत्येक लाइन पर गणना की जाती है और कर गणनाओं से पहले राशि को कम करती है।
पूर्व भुगतान छूट, मात्रा छूट, या बातचीत के माध्यम से मूल्य में कटौती के लिए उपयोगी है।
यह निर्दिष्ट करें कि लाइन राशियाँ कर को शामिल करती हैं या बाहर करती हैं।
यदि राशि कर-विशेष हैं तो इस बॉक्स को चेक करें - कर की गणना की जाएगी और लाइन राशियों में जोड़ी जाएगी।
यदि राशियाँ पहले से कर शामिल हैं तो अनचेक रखें - कर की गणना की जाएगी लेकिन इसे लाइन राशि में शामिल किया जाएगा।
यह सेटिंग अंतिम भुगतान कुल पर असर डालती है और कर की राशियों को कैसे प्रदर्शित किया जाता है।
इस भुगतान को एक विशेष राशि के साथ मेल करने के लिए स्थिर कुल सक्षम करें।
सटीक बैंक लेन-देन राशियों को मेल करने या पूर्णांकीकरण अंतरों को संभालने की आवश्यकता होने पर उपयोगी।
लाइन मदों और स्थिर कुल के बीच कोई अंतर स्वय से <कोड>दुविधा खाता में दर्ज किया जाएगा।
दुविधा खाता प्रविष्टि आपको बाद में विषमताओं का निरीक्षण करने और उन्हें सुधारने में मदद करती है।
प्रपत्रों पर दी गई डिफ़ॉल्ट 'भुगतान' शीर्षक को बदलने के लिए अनुकूलित शीर्षक चालू करें।
'व्यय प्रतिपूर्ति' या 'विक्रेता भुगतान' जैसे विशेष भुगतान प्रकार बनाने के लिए उपयोगी।
अनुकूलित शीर्षक छपे हुए और ईमेल किए गए भुगतान फ़ॉर्म पर दिखाई देता है।
कर राशि के स्तंभ को सक्षम करें ताकि प्रत्येक लाइन के लिए गणना किया गया कर प्रदर्शित हो सके।
दिखाता है कि कर कैसे प्रत्येक लाइन पर अलग-अलग पूर्णांकीकरण के साथ गणना की गई है।
कर गणनाओं की पुष्टि करने में सहायता करता है और कर पूर्णांकीकरण नियमों के अनुपालन को सुनिश्चित करता है।
कुल कर व्यक्तिगत रूप से गोल की गई लाइन करों का योग है, कुल पर गणना नहीं है।
भुगतान फ़ॉर्म के नीचे अतिरिक्त जानकारी जोड़ने के लिए अनुकूलित फ़ुटर चालू करें।
फ़ुटर में भुगतान की शर्तें, राशि भेजने के निर्देश, या अधिकृत हस्ताक्षर शामिल हो सकते हैं।
व्यवस्था → फ़ुटर के अंतर्गत पुन: प्रयोज्य फ़ुटर बनाएं और उन्हें यहां चुनें।