एक <कोड>खरीद चालान उस आदेश को रिकॉर्ड करता है जो आपके व्यापार को प्रदान की गई वस्तुओं या सेवाओं के लिए एक आपूर्तिकर्ता से प्राप्त किया गया है।
खरीद चालान आपूर्ति करने वालों को आपके द्वारा देय राशियों को ट्रैक करने और आपके देय खातों का प्रबंधन करने के लिए आवश्यक हैं।
एक खरीद चालान बनाने के लिए, अपने आपूर्तिकर्ता द्वारा प्राप्त किए गए बीजक के विवरण दर्ज करें।
फॉर्म में निम्नलिखित फ़ील्ड्स समावेश करता है:
आपूर्तिकर्ता के बीजक पर दिखाई देने वाली तारीख दर्ज करें।
यह तारीख यह तय करती है कि व्यय आपके लेखा / खाता रिकॉर्ड में कब मान्यता प्राप्त करता है।
जारी करने की तिथि का उपयोग भुगतान तिथियों की गणना के लिए किया जाता है जो आपूर्तिकर्ता के भुगतान शर्तों के आधार पर होती हैं।
भुगतान शर्तें चुनें ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि इस बीजक का भुगतान कब किया जाना है।
तत्काल भुगतान की आवश्यकता वाले बिजक के लिए <कोड>तत्काल चुनें।
<कोड>नेट चुनें ताकि भुगतान उन दिनों के बाद दिया जाए।
विशिष्ट तारीख के लिए भुगतान सेट करने के लिए <कोड>द्वारा चुनें।
अपने आपूर्तिकर्ता के बीजक से बीजक संख्या या संदर्भ दर्ज करें।
यह संदर्भ भुगतानों को बिजक से मेल करने और आपूर्तिकर्ता के प्रश्नों को हल करने में मदद करता है।
प्रत्येक आपूर्तिकर्ता बीजक के पास डुप्लिकेट से बचने के लिए एक अद्वितीय संदर्भ होना चाहिए।
इस बीजक जारी करने वाले <कोड>आपूर्तिकर्ता को चुनें।
आपूर्तिकर्ता चुनाव भुगतान शर्तें और खाते की वर्गीकरण निर्धारित करता है।
बीजक दर्ज करने से पहले <कोड>आपूर्तिकर्ता टैब के अंतर्गत नया आपूर्तिकर्ता बनाना।
आपूर्तिकर्ता मुँद्रा व्यवस्था यह निर्धारित करती है कि यह एक विदेशी मुद्रा बीजक है।
इस बीजक को यदि यह किसी उद्धरण द्वारा उत्पन्न हुआ है, तो एक खरीद उद्धरण को कोड से जोड़ें।
लिंकिंग उद्धरण से बीजक तक खरीद प्रक्रिया को ट्रैक करने में मदद करती है।
उद्धरण विवरणों को बीजक में प्रतिलिपि बनाई गई ताकि मूल्य निर्धारण की निरंतरता सुनिश्चित हो सके।
इस बीजक को किसी को `खरीद आदेश` से जोड़ें यदि आदेश को पूरा कर रहे हैं।
लिंकिंग सुनिश्चित करता है कि सभी खरीद आदेश सही ढंग से बीजकों से मिलाए गए हैं।
आदेश विवरण और मद प्रतिलिपि बनाई गई बीजक की सटीकता को सत्यापित करने के लिए।
प्रणाली ट्रैक करती है कि कौन से आदेश आंशिक या पूर्ण रूप से बीजक़ जारी किया गया हैं।
जब आपूर्तिकर्ता विदेशी मुद्रा का उपयोग करता है तो <कोड>विनिमय दर दर्ज करें।
यह क्षेत्र तब प्रकट होता है जब चुने हुए आपूर्तिकर्ता की मुँद्रा आपकी आधार मुँद्रा से भिन्न होती है।
विनिमय दर विदेशी मुद्रा राशियों को रिपोर्टिंग के लिए आधार मुँद्रा में परिवर्तित करती है।
व्यवस्था → विनिमय दर के अंतर्गत स्वय से विनिमय दर को कॉन्फ़िगर करें।
इस खरीद चालान के लिए एक वैकल्पिक विवरण दर्ज करें।
इस फ़ील्ड का उपयोग खरीद या डिलीवरी विवरण के बारे में सामान्य टिप्तियाँ देने के लिए करें।
विवरण लेन-देन की समीक्षा करते समय बीजक के उद्देश्य की पहचान करने में मदद करते हैं।
जोड़ें लाइन मद विवरण देने के लिए कि आप किसके लिए चार्ज किए जा रहे हैं।
प्रत्येक लाइन विभिन्न उत्पादों, सेवाओं, या खर्च श्रेणियों का प्रतिनिधित्व कर सकती है।
आपूर्तिकर्ता के बीजक लेआउट से मेल खाने के लिए कई रेखाएँ का उपयोग करें ताकि मिलान करना आसान हो सके।
लाइन कुल स्वय से गणना किए जाते हैं मात्रा, मूल्य, छूट, और कर के आधार पर।
एक मद चुनें, जो कि या तो एक <कोड>सूचीकृत वस्तु हो सकता है या एक <कोड>गैर-इन्वेंटरी वस्तु। आपके पास इस क्षेत्र को खाली छोड़ने का विकल्प भी है।
यदि आपने पहले एक <कोड>मद चुना है, तो <कोड>लेखा / खाता स्वय से उस मद के आधार पर भरा जाएगा।
भुगतान को वर्गीकृत करने के लिए, आप अपने खाते के लगभग किसी भी खाते को चुन सकते हैं जो आपके `लेखा जोखा का व्यौरा` में है।
उदाहरण के लिए, यदि आप बिजली जैसी व्यय के लिए भुगतान कर रहे हैं, तो <कोड>बिजली खाता चुनें।
हालांकि आप भुगतानों को सीधे कई उप-खातों में भी वर्गीकृत कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि यह भुगतान एक निश्चित संपत्ति की खरीद के लिए है, तो <कोड>स्थिर संपत्ति, कीमत के अनुसार खाता चुनें और फिर विशिष्ट <कोड>निश्चित संपत्ति चुनें।
लाइन का विवरण दर्ज करें। यह स्तंभ केवल तभी दिखाई देता है जब <कोड>स्तंभ — विवरण विकल्प जाँचा गया है।
बीजक लाइन के हर नंबर के लिए क्रम संख्या प्रदर्शित करने के लिए लाइन नंबर सक्षम करें।
लाइन नंबर आपूर्तिकर्ताओं के साथ विशिष्ट मदों पर चर्चा करते समय सहायक होते हैं।
बीजक रेखाओं को खरीद आदेशों या डिलीवरी नोट्स से मेल करने के लिए उपयोगी।
लाइन मद के लिए विस्तृत विवरण जोड़ने के लिए <कोड>विवरण स्तंभ चालू करें।
विवरण मद या खाते के नाम के पार अतिरिक्त संदर्भ प्रदान करते हैं।
सेवाओं या व्ययों के लिए आवश्यक जो विस्तृत दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता होती है।
लाइन मदों पर प्राप्त की गई छूट को रिकॉर्ड करने के लिए <कोड>छूट स्तंभ चालू करें।
लाइन के अनुसार प्रतिशत छूट या निश्चित राशि छूट के बीच चुनें।
छूट कर गणनाओं से पहले लाइन राशि को कम करती है।
वॉल्यूम छूट, पूर्व भुगतान छूट, या बातचीत के द्वारा प्राप्त बचत के लिए उपयोगी है।
निर्धारित करें कि लाइन मद राशि कर शामिल हैं या नहीं।
यदि आपूर्तिकर्ता के मूल्य में कर पहले से शामिल है, तो इस बॉक्स को चेक करें।
यदि कर अलग से दिखाया गया है और इसे मूल्यों में जोड़ा जाना चाहिए, तो अनचेक रखें।
यह बीजक पर आपूर्तिकर्ता द्वारा प्रस्तुत मूल्यों से मेल खाना चाहिए।
यदि आपको आपूर्तिकर्ता को भुगतान करने से पहले कर काटना है, तो रोकगी कर सक्षम करें।
रोकगी कर सेवाओं, रॉयल्टी, या ठेकेदार भुगतान के लिए सामान्य है।
रोक ली गई राशि आपूर्ति करने वाले के पक्ष में कर अधिकारियों को भुगतान किया हुआ है।
स्थानीय कर नियमों की जांच करें ताकि रोकने की आवश्यकताओं और दरों के लिए।
इस बीजक को छापते या ईमेल करते समय बकाया रकम छुपाएं।
आंतरिक प्रतियों के लिए या जब भुगतान विवरण अलग से संभाले जाते हैं, के लिए उपयोगी।
बकाया रकम अभी भी प्रणाली में भुगतान मिलान के लिए ट्रैक की जाती है।
कर राशि के स्तंभ को सक्षम करें ताकि प्रत्येक लाइन के लिए गणना किया गया कर प्रदर्शित हो सके।
दिखाता है कि कर कैसे लाइन द्वारा लाइन की गणना की जाती है सत्यापन के लिए।
आपूर्तिकर्ता के बीजक से कर गणनाओं को मिलाने में मदद करता है।
कुल कर अलग-अलग गणना किए गए लाइन कर का योग है।
बीजक के साथ इन्वेंटरी आइटम्स प्राप्त करते समय इस विकल्प को चालू करें।
यह खरीद चालान को सामग्री प्राप्ति के साथ जोड़ता है ताकि दक्षता बढ़ सके।
बीजक प्रवेश करते ही इन्वेंटरी की मात्रा तुरंत अद्यतन की जाएगी।
प्राप्त किया जा रहा माल के लिए इन्वेंटरी स्थान चुनें।
बीजकों को छापते समय अतिरिक्त जानकारी जोड़ने के लिए अनुकूलित फ़ुटर चालू करें।
फ़ुटर में भुगतान निर्देश, शर्तें, या आंतरिक टिप्पणी शामिल हो सकते हैं।
व्यवस्था → फ़ुटर के अंतर्गत पुन: प्रयोज्य फ़ुटर बनाएं और उन्हें यहां चुनें।
इस बीजक को सक्रिय सूचियों और ड्रॉपडाउन से हटाने के लिए संग्रहित करें।
आर्काइव किए गए बिजक आमतौर पर पूरी तरह से भुगतान किया हुआ या अब प्रासंगिक नहीं होते हैं।
बीजक प्रणाली में रिपोर्टिंग और ऑडिट उद्देश्यों के लिए रहता है।
आप अभी भी खोजना या विवरण के माध्यम से संग्रहित बिजक का अवलोकन कर सकते हैं।