एक <कोड>खरीद आदेश एक आधिकारिक दस्तावेज है जो आपूर्तिकर्ताओं को भेजा गया है जो उन्हें सहमत मूल्य और शर्तों पर विशिष्ट वस्तुओं या सेवाओं को वितरित करने के लिए अधिकृत करता है।
क्रय आदेश आपके खरीदने के वादे को औपचारिक रूप देते हैं और आपके और आपके आपूर्तिकर्ता के बीच एक कानूनी दायित्व बनाते हैं।
खरीद आदेश आपके खरीद प्रक्रिया में कई महत्वपूर्ण कार्य करते हैं:
• अधिकार - वे क्रेय के लिए औपचारिक स्वीकृति प्रदान करते हैं और व्यय नियंत्रण स्थापित करते हैं
• कानूनी सुरक्षा - वे स्पष्ट शर्तों और नियमों के साथ एक बाध्यकारी समझौता बनाते हैं
• बजट नियंत्रण - वे उपलब्ध बजट के खिलाफ प्रतिबद्ध व्यय को ट्रैक करने में मदद करते हैं
• इन्वेंटरी प्रबंधन - वे सामग्री का समय पर आदेश देकर सर्वोत्तम स्टॉक स्तर बनाए रखते हैं
• बीजक मिलान - वे सहमति किए गए मूल्यों और मात्राओं के खिलाफ आपूर्तिकर्ता बिजक की पुष्टि के लिए एक संदर्भ प्रदान करते हैं
जब खरीद आदेश बनाते हैं, तो सावधानी से निम्नलिखित पर ध्यान दें:
• आपूर्तिकर्ता विवरण - सुनिश्चित करें कि सही आपूर्तिकर्ता चुना गया है
• मद विवरण - सटीक विवरण, मात्राएँ, और इकाई मूल्य शामिल करें
• वितरण की जानकारी - वितरण की तारीखें, स्थान, और शिपिंग निर्देश निर्दिष्ट करें
• भुगतान शर्तें - निर्धारित करें कि भुगतान कब और कैसे होगा
• विशिष्ट शर्तें - टिप्पणी अनुभाग में किसी भी विशेष आवश्यकताओं या शर्तों को जोड़ें
खरीद आदेश आपके क्रय कार्यप्रवाह में अन्य दस्तावेजों के साथ सहजता से एकीकृत होते हैं:
• व्यक्ति / संस्था द्वारा उद्धरण - स्वीकृत <कोड>खरीद उद्धरण को सीधे खरीद आदेश में परिवर्तित करें
• किसी को रसीदें - खरीद आदेश का संदर्भ देने वाली <कोड>सामग्री प्राप्तियों के माध्यम से डिलीवरी दर्ज करें
• बिजक को - खरीदी चालान को खरीद आदेश के खिलाफ मिलाएँ ताकि मूल्य निर्धारण और मात्राओं की पुष्टि हो सके
सिस्टम स्वय से लंबित मात्राओं और राशियों को ट्रैक करता है, जिससे आप आपूर्तिकर्ता के प्रदर्शन की निगरानी कर सकते हैं और आदेशों की पूरी पूर्ति सुनिश्चित कर सकते हैं।
इस फॉर्म में निम्नलिखित फ़ील्ड समावेश करता है:
खरीद आदेश की तारीख दर्ज करें। यह आमतौर पर तब होता है जब आदेश आपूर्तिकर्ता के साथ दिया जाता है।
इस खरीद आदेश के लिए एक संदर्भ संख्या दर्ज करें। यह आपका PO संख्या हो सकता है या कोई भी संदर्भ जो आदेश को ट्रैक करने में मदद करे।
आप जिस आपूर्तिकर्ता को आदेश दे रहे हैं, उसे चुनें। यह आदेश के लिए मुँद्रा और भुगतान शर्तों को निर्धारित करता है।
वैकल्पिक रूप से, इस खरीद आदेश को एक खरीद उद्धरण से लिंक करें। यह उद्धरण से आदेश परिवर्तन को ट्रैक करने में मदद करता है और सहमति किए गए मूल्यों को सुनिश्चित करता है।
वैकल्पिक रूप से, इस आदेश के बारे में विवरण या टिप्पणी जोड़ें, जैसे वितरण निर्देश या विशेष आवश्यकताएँ।
आप जिन मदों का आदेश दे रहे हैं, उन्हें दर्ज करें। प्रत्येक लाइन में मद, मात्रा, इकाई मूल्य, और अन्य विवरण शामिल हैं।
यदि आपके आपूर्तिकर्ता द्वारा मूल्य में कर पहले से शामिल है, तो इस बॉक्स पर टिक करें। यदि मूल्य के ऊपर कर जोड़ा गया है, तो चेक न करें।
इस बॉक्स को चालू करें ताकि खरीद आदेश पर लाइन नंबर दिखें। यह आपूर्तिकर्ताओं के साथ संवाद करते समय विशिष्ट मदों का संदर्भ देने में मदद करता है।
इस बॉक्स को चेक करें ताकि छूट स्तंभ सक्षम हो सके जहाँ आप बातचीत की गई लाइन-मद छूट रिकॉर्ड कर सकें।
छूट को प्रतिशत या निश्चित राशि के रूप में दर्ज करें चुनें।
यदि रोकगी कर इस खरीद पर लागू होता है तो इस बॉक्स को चेक करें। यह आमतौर पर निश्चित प्रकार की सेवाओं या आपूर्तिकर्ताओं के लिए आवश्यक है।
यह इंगित करता है कि खरीद आदेश रद्द किया गया है या नहीं। रद्द किए गए आदेश प्रणाली में रिकॉर्ड रखने के लिए रहते हैं लेकिन निष्क्रिय हैं।