इस फॉर्म का उपयोग नया उपयोगकर्ता बनाने या मौजूदा उपयोगकर्ता खातों को संपादित करने के लिए करें। प्रत्येक उपयोगकर्ता को सिस्टम तक पहुँचने के लिए एक अद्वितीय यूजरनेम और पासवर्ड की आवश्यकता है।
उपयोगकर्ता खाते नियंत्रित करते हैं कि कौन आपके लेखा प्रणाली में लॉग इन कर सकता है और लॉग इन करने के बाद वे क्या कर सकते हैं।
फॉर्म में उपयोगकर्ता खातों को सेटअप करने के लिए निम्नलिखित फ़ील्ड समावेश करता है:
उपयोगकर्ता का पूरा नाम दर्ज करें। यह उपयोगकर्ता सूची में प्रकट होता है और यह पहचानने में मदद करता है कि किसे सिस्टम तक पहुँच है।
जिम्मेदारी और ऑडिट ट्रेल उद्देश्यों के लिए उनका असली नाम उपयोग करें।
उपयोगकर्ता का ईमेल पता जोड़ें। यह कई उद्देश्यों के लिए है:
- उपयोगकर्ता अपने ईमेल पते का उपयोग करके लॉग इन कर सकते हैं, बजाय यूजरनेम के।
- सिस्टम सूचनाएँ और पासवर्ड रीसेट लिंक इस पते पर भेजा जाएगा
- सिस्टम में सभी उपयोगकर्ताओं के बीच अद्वितीय होना चाहिए
प्रवेश के लिए एक अद्वितीय यूजरनेम दर्ज करें। यह उपयोगकर्ताओं के लिए प्रणाली तक पहुँचने का मुख्य तरीका है।
ऐसे यूजरनेम चुनें जो याद रखने में आसान हों लेकिन सुरक्षित हों, सामान्य नामों या साधारण पैटर्न से बचें।
उपयोगकर्ता के लिए एक सुरक्षित पासवर्ड सेट करें। इस पासवर्ड को गोपनीय रखा जाना चाहिए और केवल उपयोगकर्ता के साथ साझा किया जाना चाहिए।
सशक्त पासवर्ड में बड़े अक्षर, छोटे अक्षर, संख्याएँ, और विशेष वर्णों का मिश्रण होना चाहिए।
जटिल पासवर्ड को सुरक्षित रूप से उत्पन्न करने और संग्रहित करने के लिए पासवर्ड प्रबंधक का उपयोग करने पर विचार करें।
आवश्यक पहुँच के स्तर के आधार पर उपयुक्त उपयोगकर्ता प्रकार चुनें:
<कोड>प्रशासक - संपूर्ण सिस्टम तक पहुंच जिसमें:
- सभी व्यवसायों को बनाना, संपादित करें, और हटाना
- सभी उपयोगकर्ताओं और उनके अनुमतियों का प्रबंधन करें
- प्रणाली व्यवस्था और कॉन्फ़िगरेशन तक पहुँचें
- सभी कारोबारों के डेटा का अवलोकन करें और संशोधित करें
<कोड>सीमित उपयोगकर्ता - इन प्रतिबंधों के साथ सीमित पहुँच:
- केवल उन्हीं व्यापारों तक पहुँच सकते हैं जो विशेष रूप से उन्हें सौंपे गए हैं
- अन्य उपयोगकर्ताओं को अवलोकन करें या प्रबंधित नहीं कर सकते
- नया व्यापार नहीं बना सकता
- लेखाकारों, बुककीपरों, या कर्मचारियों के लिए आदर्श जिन्हें केवल विशिष्ट व्यवसायों तक पहुँचने की आवश्यकता है
सीमित उपयोगकर्ताओं के लिए, चुनें कि वे कौन से व्यवसायों को एक्सेस कर सकते हैं। यह सूची सिस्टम में सभी व्यवसायों को दिखाती है।
उपयोगकर्ता केवल उन व्यापारों को ही देखेंगे और उनके साथ काम कर सकेंगे जिन्हें आप यहाँ उनके लिए निर्धारित करते हैं।
आप इस सूची को किसी भी समय अद्यतन कर सकते हैं ताकि विशिष्ट व्यापारों के लिए पहुंच प्रदान या निरस्त कर सकें।
इस उपयोगकर्ता के लिए सक्रिय सत्रों की सूची। सत्र प्रवेश गतिविधि और उपकरणों का पता लगाते हैं।
वर्तमान सत्र डेटा प्रमाणीकरण ट्रैकिंग के लिए।
इस बॉक्स को चालू करें ताकि enhanced security के लिए दो-कारक प्रमाणीकरण की आवश्यकता हो। यह केवल पासवर्ड के अलावा सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत जोड़ता है।
जब सक्षम हो, उपयोगकर्ताओं को:
अपने मोबाइल उपकरण पर एक प्रमाणन ऐप (जैसे Google Authenticator या Microsoft Authenticator) स्थापित करें
उनके पहले प्रवेश पर एक क्यूआर कोड स्कैन करें ताकि उनके खाते को लिंक किया जा सके।
प्रत्येक बार लॉग इन करते समय उनके ऐप से 6-अंक कोड दर्ज करें
यह अनधिकृत पहुंच के जोखिम को महत्वपूर्ण रूप से कम करता है भले ही पासवर्ड चोरी हो जाएं।
यह दर्शाता है कि उपयोगकर्ता ने बहु-कारक प्रमाणीकरण सेटअप पूरा किया है या नहीं।
उपयोगकर्ता खातों को बनाते समय, इन सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करें:
- प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए मजबूत, अद्वितीय पासवर्ड का उपयोग करें
संवेदनशील खातों के लिए मल्टी-फैक्टर प्रमाणीकरण चालू करें
- नियमित रूप से उपयोगकर्ता अनुमतियों की अवलोकन करें और अद्यतन करें
- उन उपयोगकर्ताओं के लिए एक्सेस हटा दें जिन्हें इसकी अब आवश्यकता नहीं है
उपयुक्त उपयोगकर्ता प्रकार का चयन करें जो आवश्यक पहुँच स्तर के आधार पर हो:
<कोड>प्रशासक उपयोगकर्ता पूर्ण प्रणाली एक्सेस रखते हैं और सभी व्यवसायों और व्यवस्था का प्रबंधन कर सकते हैं।
`कोड` प्रतिबंधित `उपयोगकर्ता` केवल उन विशेष `व्यापार` तक पहुँच सकते हैं जो उन्हें सौंपे गए हैं, जिससे यह `लेखाकार` या ऐसे कर्मचारियों के लिए आदर्श है जो सीमित ग्राहकों के साथ काम करते हैं।