Il modulo Pagamento registra il denaro che esce dalla tua azienda tramite conti bancari o conti di cassa. Utilizza questo modulo per documentare tutte le transazioni in uscita per un tracciamento e una rendicontazione finanziaria accurati.
I tipi di pagamento comuni includono acquisti da fornitori, salari degli impiegati, pagamenti delle tasse a enti governativi, affitti, utenze e altri costi aziendali. Il modulo offre funzionalità specializzate per diversi scenari di pagamento.
Per registrare un pagamento, iniziare selezionando il conto bancario o in contanti da cui verrà pagato il denaro. Inserire la data in cui il pagamento è stato effettuato o sarà effettuato. Quindi specificare chi ha ricevuto il pagamento selezionando il tipo di beneficiario e il destinatario specifico.
Per i pagamenti ai fornitori, il sistema visualizza automaticamente tutte le fatture acquisti in sospeso. Puoi selezionare quali fatture pagare e specificare l'importo per ciascuna. Il modulo mostra il bilancio della fattura per aiutare a garantire un'assegnazione di pagamento accurata.
Per altri pagamenti, assegna l'importo del pagamento ai conti delle spese appropriati. Puoi suddividere un singolo pagamento tra più conti se necessario. Ad esempio, un pagamento per servizi pubblici potrebbe essere suddiviso tra i conti delle spese per l'elettricità e l'acqua.
Contrassegna i pagamenti come in sospeso se non sono ancora saldati nel tuo conto bancario. Questo stato aiuta con la riconciliazione conto corrente distinguendo tra i pagamenti che sono stati registrati ma non ancora elaborati dalla banca. Una volta che il pagamento è saldato, puoi aggiornare il suo stato.
Il modulo supporta il tracciamento delle tasse consentendoti di specificare gli importi delle tasse sulle linee di pagamento. Puoi anche allegare documentazione di supporto come scontrini o fatture per mantenere una completa tracciabilità. I campi personalizzati possono essere aggiunti per raccogliere informazioni aggiuntive specifiche per le esigenze della tua azienda.
Il modulo di pagamento contiene i seguenti campi:
Inserisci la data in cui hai effettuato questo pagamento.
Questa data determina quando il pagamento è registrato nel tuo conto e a quale periodo contabile appartiene.
Per i controlli, utilizzare la data indicata sul controllo. Per i pagamenti elettronici, utilizzare la data della transazione.
Inserisci un numero di riferimentoper identificare univocamente questo pagamento.
I riferimenti comuni includono numeri di assegni, conferme di trasferimenti bancari o ID di pagamenti elettronici.
I riferimenti ti aiutano a abbinare i pagamenti ai resoconti bancari e a individuare transazioni specifiche in seguito.
Selezionare il
L'ammontare del conto selezionato diminuirà dell'importo del pagamento.
Se non hai ancora creato il conto di pagamento, configurarlo prima sotto
Selezionare lo stato di liquidazione per i pagamenti bancari.
Scegli
Scegli
Questo stato è cruciale per una precisa riconciliazione conto corrente e la reportistica del flusso di cassa.
Inserisci il
Questo tasso si applica quando si effettua un pagamento da un conto bancario in valuta estera.
Il tasso di cambio determina il valore della valuta di riferimento per la reportistica finanziaria.
Puoi configurare i tassi di cambio automatici sotto
Selezionare il tipo di beneficiario che riceve questo pagamento.
Scegli
Scegli
Scegli
Inserisci una descrizione opzionale per fornire contesto su questo pagamento.
Le descrizioni aiutano a identificare lo scopo del pagamento quando si esaminano le transazioni.
Includere dettagli come numeri di fattura, riferimenti degli ordini di acquisto o il motivo del pagamento.
Aggiungi linee articolo per allocare questo pagamento ai conti appropriati.
Ogni linea può registrarsi su diversi
Utilizza più linee per suddividere un unico pagamento in diverse categorie di spese o fatture.
Le linee senza conti verranno allocate automaticamente alle fatture non pagate più vecchie per il fornitore selezionato.
Selezionare un `Codice Articolo` o `Articolo non inventariato` da acquistare.
Quando un articolo è selezionato, il conto delle spese appropriato è automaticamente riempito in base alle impostazioni dell'articolo.
Lascia vuoto se vuoi specificare manualmente il conto invece.
Selezionare il conto per categorizzare questa linea di pagamento.
Se hai selezionato un Articolo, il conto è riempito automaticamente dalle impostazioni del conto acquisto dell'articolo.
Per i pagamenti delle spese dirette, scegli il conto delle spese appropriato dal tuo
I conti delle spese comuni includono le utenze, affitti, forniture o onorari professionali.
Per i pagamenti ai fornitori contro le fatture, selezionare
Quando si pagano i fornitori, è possibile selezionare una specifica
L'assegnazione automatica applica i pagamenti alle fatture non pagate più vecchie per prime (metodo FIFO).
Per acquisti di attivi fissi, selezionare
Per le spese fatturabili che i clienti rimborseranno, selezionare
Per i pagamenti degli impiegati dopo la busta paga, selezionare
La selezione del conto determina come questo pagamento appare nei rendiconti finanziari e influisce sugli ammontare dei conti.
Inserisci una descrizione per questa linea di pagamento.
Le descrizioni forniscono dettagli su cosa paga questo specifico articolo della linea.
Questo campo appare solo quando la colonna
Inserisci la quantità di articoli da acquistare.
Per gli oggetti inventario, questo aggiorna i tuoi livelli di magazzino nella posizione specificata.
Per i servizi, inserire ore, unità o altre quantità misurabili.
Questo campo appare solo quando la colonna Q.tà è abilitata.
Inserisci il prezzo per unità per questo articolo.
Il prezzo unitario moltiplicato per la quantità dà la linea totale prima degli sconti e delle tasse.
Per i servizi, questo potrebbe essere un costo orario o un prezzo per unità di servizio.
Selezionare la Posizione dell'inventario quando si acquistano articoli inventario.
Questo determina quale magazzino o posizione riceverà l'inventario acquistato.
Appare solo quando hai abilitato le posizioni dell'inventario e stai acquistando articoli inventario.
Abilita i numeri di riga per visualizzare la numerazione sequenziale per ogni linea di pagamento.
I numeri di riga aiutano quando si discutono o si fanno riferimenti a linee specifiche nei pagamenti complessi.
Utile per abbinare i dettagli del pagamento alla documentazione di supporto o agli ordini d'acquisto.
Abilita la colonna `Descrizione` per aggiungere spiegazioni dettagliate per ogni linea di pagamento.
Le descrizioni della linea documentano a cosa serve ciascuna parte di un pagamento suddiviso.
Fondamentale per i pagamenti delle spese che necessitano di documentazione dettagliata per l'approvazione o il rimborso.
Abilita le colonne `Q.tà` e `Prezzo unitario` per gli acquisti basati sulla quantità.
Essenziale per gli acquisti di inventario dove è necessario registrare quantità e costi unitari.
Utili anche per servizi fatturati per ore, unità o altre quantità misurabili.
Il sistema calcola i totali delle linee moltiplicando la quantità per il prezzo unitario.
Abilita la colonna
Scegli tra sconti percentuali o sconti di importo fisso.
Gli sconti sono calcolati per linea e riducono l'importo prima dei calcoli delle tasse.
Utile per sconti per pagamenti anticipati, sconti per volume, o riduzioni di prezzo negoziate.
Specifica se gli importi delle linee sono inclusi o esclusi dalle tasse.
Seleziona questa casella se gli importi sono esclusi dalle tasse - le tasse saranno calcolate e aggiunte agli importi delle linee.
Lascia deselezionato se gli importi includono già le tasse - le tasse saranno calcolate ma incluse nell'importo della linea.
Questa impostazione influenza il totale finale del pagamento e come vengono visualizzati gli importi delle tasse.
Abilita il totale fisso per forzare questo pagamento ad eguagliare un importo specifico.
Utile quando hai bisogno di abbinare importi esatti delle transazioni bancarie o gestire differenze di arrotondamento.
Qualsiasi differenza tra le linee degli articoli e il totale fisso sarà posta automaticamente sul
L'entrata del conto sospeso ti aiuta a investigare e correggere le discrepanze in seguito.
Attiva il titolo personalizzato per sostituire l'intestazione predefinita 'Pagamento' nei moduli.
Utile per creare tipi di pagamento specializzati come 'Rimborso Spese' o 'Pagamento Fornitore'.
Il titolo personalizzato appare sui moduli di pagamento stampati e inviati via Email.
Abilita la colonna dell'importo della tassa per visualizzare la tassa calcolata per ogni linea.
Mostra come le tasse vengono calcolate linea per linea, con arrotondamento applicato a ogni linea separatamente.
Aiuta a verificare i calcoli delle tasse e garantisce la conformità alle regole di arrotondamento delle tasse.
Il totale delle tasse è la somma delle tasse di linea arrotondate individualmente, non un calcolo sul totale.
Attiva piede di pagina personalizzato per aggiungere informazioni aggiuntive alla fine dei moduli di pagamento.
I Piede di pagina possono includere termini di pagamento, Istruzioni di rimessa o firme di autorizzazione.
Crea piedi di pagina riutilizzabili sotto `Impostazioni` → `Piede di pagina` e selezionarli qui.