La scheda Preventivi ti aiuta a registrare e monitorare gli ordini ricevuti dai clienti.
I preventivi fungono da ombrello su più fatture e documenti di trasporto, consentendoti di monitorare scenari di evasione complessi.
Utilizza i preventivi quando c'è un ritardo tra il posizionamento dell'ordine e l'emissione della fattura, o quando gli ordini richiedono più spedizioni o fatturazione parziale.
Se i clienti ricevono fatture e consegne immediatamente al momento dell'ordine, potrebbe non essere necessario utilizzare preventivi in quanto vengono evasi istantaneamente.
I preventivi sono particolarmente utili per tracciare le evasioni parziali, gli ordini indietro e monitorare lo stato complessivo di completamento degli ordini.
Prima di creare i preventivi, assicurati che i clienti siano configurati nella scheda Clienti, poiché ogni ordine deve essere collegato a un cliente.
Per creare un nuovo ordine di vendita, clicca sul pulsante Nuovo Ordine di Vendita.
Per ulteriori informazioni vedere: Preventivo — Modifica
La scheda Preventivi visualizza informazioni in colonne personalizzabili.
La colonna Data mostra la data del preventivo.
La colonna Riferimento visualizza il numero di riferimento del preventivo.
La colonna Cliente visualizza il nome del cliente che ha effettuato il preventivo.
La colonna Preventivo Vendite mostra il numero di riferimento di un preventivo cliente approvato. Usa questa colonna solo se stai utilizzando la scheda Vendite.
La colonna Descrizione mostra la descrizione del preventivo.
La colonna Quantità da consegnare mostra la quantità di articoli che sono stati ordinati ma non ancora consegnati o fatturati.
La colonna Importo dell'ordine mostra il totale dell'importo del preventivo.
La colonna Importo della fattura mostra il totale di tutte le fatture di vendita collegate a questo preventivo.
Mentre tipicamente una fattura è collegata a un ordine, puoi fatturare i clienti in fasi con più fatture.
Questa colonna aiuta a garantire che l'importo fatturato corrisponda al valore dell'ordine.
La colonna Stato della fattura visualizza lo stato di fatturazione di ogni ordine.
Gli stati possibili sono: Fatturato (completamente fatturato), Fatturato parzialmente (fatturato parzialmente), Non fatturato (non ancora fatturato), o Non Applicabile (quando l'importo dell'ordine è zero).
Questo ti aiuta a identificare rapidamente quali ordini devono ancora essere fatturati.
La colonna Stato della consegna mostra se gli articoli ordinati sono stati consegnati.
Lo stato è Consegnato quando tutti gli articoli sono stati consegnati, o In sospeso quando rimangono articoli da consegnare.
Clicca il pulsante Modifica colonne per selezionare quali colonne visualizzare.
Scopri di più: Modifica colonne
Per monitorare se i preventivi sono stati fatturati, attiva le colonne Importo della fattura e Stato della fattura in Modifica colonne.
Se utilizzi la scheda Oggetti inventario, puoi monitorare lo stato della consegna attivando le colonne Quantità da consegnare e Stato della consegna.
Un ordine è considerato chiuso quando il suo Stato della fattura mostra Fatturato e il suo Stato della consegna mostra Consegnato.
Si noti che lo stato dell'ordine non indica se il cliente ha pagato. Il tracciamento dei pagamenti è gestito nella scheda Fatture di Vendita.
Lo scopo principale del monitoraggio degli ordini è garantire che gli ordini siano fatturati e completati con precisione.
Per convertire un preventivo in una fattura, fare clic su Visualizza sul preventivo, quindi fare clic su Copia a e selezionare Nuova Fattura.
Questo metodo funziona meglio quando un ordine avrà esattamente una fattura.
Per ordini che richiedono più consegne, crea un Nuovo Documento di Trasporto collegato al preventivo, dettagliando cosa è consegnato.
Il documento di trasporto può quindi essere copiato in una Nuova Fattura, mantenendo il giusto collegamento all'ordine originale.
Quando un preventivo è crea, aumenta la Quantità riservata e diminuisce la Quantità disponibile sotto la scheda Oggetti inventario.
Questo riserva l'inventario per l'ordine senza creare un obbligo di consegna.
Solo quando una Fattura è emessa, Quantità riservata diminuisce e Quantità da consegnare aumenta, creando l'obbligo di consegna effettivo.
Questo flusso di lavoro supporta aziende che spediscono beni solo dopo il pagamento, poiché le fatture possono essere emesse dopo che il pagamento è stato ricevuto.
Utilizza le Interrogazioni Avanzate per filtrare, ordinare e raggruppare i preventivi.
Ad esempio, puoi visualizzare solo i preventivi con consegne in sospeso.
Scopri di più: Interrogazioni Avanzate
Gli ordini di vendita possono essere modificati in qualsiasi momento, anche dopo la fatturazione parziale o la consegna.
Per annullare un ordine, fai clic su Modifica sul preventivo e seleziona la casella Annullato.
Per duplicare un ordine, clicca su Visualizza nel preventivo, poi usa il pulsante Clona o l'opzione Copia a.
Per gli ordini ricorrenti, vai alla scheda Impostazioni, poi Transazioni ricorrenti, poi Ordini di vendita ricorrenti.
Scopri di più sulle transazioni ricorrenti: Ordini di vendita ricorrenti — In sospeso