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Gli ordini d'acquisto formalizzano il tuo impegno ad acquistare e creano un obbligo legale tra te e il tuo fornitore.
Gli ordini d'acquisto svolgono molteplici funzioni critiche nel tuo processo di approvvigionamento:
• Autorizzazione - Forniscono approvazione formale per gli acquisti e stabiliscono controlli di spesa
• Protezione legale - Loro Crea un accordo vincolante con termini e condizioni chiari
• Controllo del bilancio - Aiutano a monitorare i costi impegnati rispetto ai bilanci disponibili
• Gestione dell'inventario - Assicurano l'ordinazione tempestiva dei materiali per mantenere livelli di stock ottimali
• Abbinamento fatture - Forniscono un riferimento per verificare le fatture dei fornitori rispetto ai prezzi e alle quantità concordati.
Quando crei un ordine di acquisto, presta attenzione a:
• Dettagli del Fornitore - Assicurati che il fornitore corretto sia selezionato
• Specifiche dell'articolo - Includere descrizioni accurate, quantità e prezzi unitari
• Informazioni sulla Consegna - Specificare le date di consegna, le posizioni e le istruzioni di spedizione
• Termini di pagamento - Definisci quando e come sarà effettuato il pagamento
• Condizioni speciali - Aggiungi eventuali requisiti o termini specifici nella sezione note
Gli ordini di acquisto si integrano perfettamente con altri documenti nel tuo flusso di lavoro di approvvigionamento:
• Da preventivi - Converti i Preventivi d'acquisto approvati direttamente in ordini di acquisto
• A scontrini - Registra le consegne attraverso Ricevute di Beni che fanno riferimento all'ordine di acquisto
• A fatture - Abbina
Il sistema traccia automaticamente le quantità e gli importi in sospeso, aiutandoti a monitorare le prestazioni del fornitore e garantire il completamento degli ordini.
Questo modulo contiene i seguenti campi:
Inserisci la data dell'ordine di acquisto. Questo è tipicamente quando l'ordine è effettuato con il fornitore.
Inserisci un numero di riferimento per questo Ordine di Acquisto. Questo potrebbe essere il tuo numero di PO o qualsiasi riferimento che aiuti a tracciare l'ordine.
Selezionare il fornitore da cui si sta ordinando. Questo determina la valuta e le condizioni di pagamento per l'ordine.
Opzionalmente, collega questo ordine di acquisto a un preventivo d'acquisto. Questo aiuta a monitorare la conversione da preventivo a ordine e assicura i prezzi concordati.
Opzionalmente, aggiungi una descrizione o note su quest'ordine, come le istruzioni di consegna o requisiti speciali.
Inserisci gli articoli che stai ordinando. Ogni linea include l'articolo, la quantità, il prezzo unitario e altri dettagli.
Seleziona questa casella se i prezzi del tuo fornitore sono già inclusi di tasse. Lascia deselezionata se le tasse vengono aggiunte ai prezzi.
Seleziona questa casella per visualizzare i numeri di riga sull'ordine di acquisto. Questo aiuta a fare riferimento a articoli specifici quando comunichi con i fornitori.
Seleziona questa casella per abilitare una colonna sconti in cui puoi registrare gli sconti negoziati sugli articoli.
Selezionare se gli sconti sono inseriti come percentuali o importi fissi.
Seleziona questa casella se la ritenuta d'acconto si applica a questo acquisto. Questo è tipicamente richiesto per determinati tipi di servizi o fornitori.
Ciò indica se l'ordine di acquisto è stato annullato. Gli ordini annullati rimangono nel sistema per la registrazione ma sono inattivi.