Заказ на поставку - это официальный документ, отправленный поставщикам, который уполномочивает их доставлять конкретные товары или услуги по согласованным ценам и условиям.
Заказы на поставку формализуют ваше обязательство на покупку и создают юридическое обязательство между вами и вашим поставщиком.
Заказы на поставку выполняют несколько критически важных функций в вашем процессе закупок:
• Авторизация - Они предоставляют официальное одобрение для закупок и устанавливают контроль за расходами
• Юридическая защита - Они Создают обязательное соглашение с четкими условиями и положениями
• Контроль бюджета - Они помогают отслеживать запланированные расходы по сравнению с доступными бюджетами
• Управление запасами - Они обеспечивают своевременный заказ материалов для поддержания оптимальных уровней запасов.
• Сопоставление счетов-фактур - Они предоставляют документ для проверки счетов-фактур поставщика на соответствие согласованным ценам и количествам
При создании заказа на поставку обратите особое внимание на:
• Данные о поставщике - Убедитесь, что выбран правильный поставщик
• Спецификации товара - Включите точные Описания, количества и Цены
• Информация о доставке - Укажите даты доставки, расположения и инструкции по отгрузке
• Условия оплаты - Определите, когда и как будет производиться оплата
• Особые условия - Добавить любые специфические требования или условия в разделе примечаний
Заказы на поставку безупречно интегрируются с другими документами в вашем процессе закупок:
• Из Цитат - Преобразовать одобренные Коммерческие Предложения непосредственно в заказы на поставку
• К входящим платежам - Записывайте доставки через <код>Товарные накладные, которые ссылаются на заказ на поставку
• К счетам - Сравнить <код>Счета от поставщиков с заказами на поставку для проверки цен и количеств
Система автоматически отслеживает неисполненные количества и суммы, помогая вам контролировать эффективность поставщиков и обеспечивать полное выполнение заказов.
Эта форма содержит следующие поля:
Введите дату заказа на поставку. Обычно это когда заказ размещается у поставщика.
Введите номер документа для этого заказа на поставку. Это может быть ваш номер заказа или любой документ, который поможет отслеживать заказ.
Выберите поставщика, у которого вы делаете заказ. Это определяет валюту и условия оплаты для заказа.
Опционально, свяжите этот заказ на поставку с предложением на покупку. Это помогает отслеживать конверсию от коммерческого предложения к заказу и обеспечивает соблюдение согласованных цен.
Опционально, Добавить Описание или Примечания об этом заказе, такие как Инструкция по доставке или специальные требования.
Введите коды, которые вы заказываете. Каждая строка включает код, количество, цену и другие детали.
Отметьте этот флажок, если цены от вашего поставщика уже включают налог. Оставьте未отмеченным, если налог добавляется к ценам.
Отметьте этот флажок, чтобы отображать номера строк в заказе на поставку. Это поможет ссылаться на конкретные коды при общении с поставщиками.
Отметьте этот флажок, чтобы включить колонку скидки, где вы можете записывать согласованные скидки по строкам.
Выбрать, являются ли скидки введёнными как проценты или фиксированные суммы.
Отметьте этот флажок, если к этой покупке применяется удерживаемый налог. Это обычно требуется для определенных типов услуг или поставщиков.
Это указывает на то, отменен ли заказ на поставку. Отмененные заказы остаются в системе для учета, но являются неактивными.